Cuộc họp của Hội đồng Cố vấn lần thứ nhất

Sau khi tìm người phục vụ trong Ban Cố vấn của bạn, gửi thư mời và lựa chọn thành viên hội đồng quản trị, đã đến lúc bắt đầu lên kế hoạch cho cuộc họp Ban Cố vấn đầu tiên. Chìa khóa để đưa Ban Tư vấn của bạn đi đúng hướng bắt đầu là bắt đầu bằng cách bạn tiếp tục.

Bạn đã suy nghĩ rất nhiều về những gì bạn mong muốn đạt được từ việc có một Ban Cố vấn và mong muốn được tư vấn và chuyên môn mà các thành viên Ban Cố Vấn của bạn có thể cung cấp trong nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn như quản lý, tiếp thị , kế toán, nhân sự, dịch vụ khách hàng, công nghệ, vv

Vì vậy, bạn muốn chắc chắn rằng ngay tại cuộc họp đầu tiên này bạn cho phép thành viên Ban Cố vấn của bạn đóng góp.

Lập kế hoạch gặp gỡ xung quanh vấn đề hoặc thảo luận Chủ đề

Cuộc họp đầu tiên của bạn, do đó, giống như tất cả các cuộc họp của Ban Cố vấn, cần phải được lên kế hoạch xung quanh một câu hỏi hoặc vấn đề. Bạn có thể thấy dễ dàng nhất để nêu rõ vấn đề là mục tiêu. Ví dụ: "Chúng tôi muốn tăng doanh thu của mình thêm 25% trong quý tiếp theo. Làm thế nào chúng tôi có thể làm được điều này?" Hoặc bạn có thể đưa ra chủ đề thảo luận tổng quát hơn: "Làm thế nào chúng ta có thể cắt giảm chi phí kinh doanh?" hoặc "Làm thế nào chúng ta có thể tăng năng suất hoặc làm thế nào chúng ta có thể cải thiện dịch vụ khách hàng?"

Thu thập các tài liệu nền liên quan

Một khi bạn đã quyết định về chủ đề thảo luận, đã đến lúc thu thập các tài liệu mà các thành viên Ban Cố vấn của bạn sẽ cần.

Bởi vì đây là cuộc họp Ban Cố vấn đầu tiên, bạn nên đưa ra một kế hoạch kinh doanh và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến chủ đề thảo luận, chẳng hạn như biểu đồ, biểu đồ và tờ thông tin mô tả về bối cảnh của chủ đề thảo luận.

Nếu có thể, bạn nên gửi một bản sao của các tài liệu này cho tất cả các thành viên Hội đồng Cố vấn trước hai tuần cùng với một bản sao của chương trình nghị sự.

Tạo lịch trình cuộc họp

Dưới đây là ví dụ về Chương trình (với bình luận để tổ chức cuộc họp có hiệu quả) mà bạn có thể muốn sử dụng cho cuộc họp Ban Cố vấn đầu tiên của bạn.

Chú ý rằng mỗi mục chương trình họp đều được tính thời gian; xây dựng một kế hoạch thời gian vào cuộc họp của bạn và gắn bó với nó đảm bảo rằng cuộc họp của bạn không nhận được sa lầy và kích thích thảo luận về chủ đề.

Sắp xếp các biên bản cuộc họp

Bạn cũng sẽ muốn sắp xếp một số cuộc họp để ghi lại biên bản cuộc họp. Đừng cố tự làm điều này; bạn cần để có thể tham gia đầy đủ và lắng nghe và đóng góp tốt là một công việc toàn thời gian. Nếu bạn không có ai có thể tham dự và phục vụ như thư ký, xin phép các thành viên của Ban Cố vấn của bạn ghi lại cuộc họp.

Làm đồ ăn nhẹ sẵn có

Có sẵn đồ ăn nhẹ là một ý tưởng hay.Cà phê, trà, nước, nước trái cây và đồ ăn nhẹ lành mạnh như trái cây hoặc muffins là một liên lạc tốt đẹp và luôn luôn chào đón tại các cuộc họp. Sau cuộc họp đầu tiên của bạn, bạn sẽ có cảm giác sở thích của người tham dự về đồ uống và đồ ăn nhẹ và có thể lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.

Thư giãn!

Trên hết, đừng bận tâm về bài trình bày của bạn. Bạn ở đó để chia sẻ tầm nhìn và hy vọng cho công ty của bạn và tìm kiếm lời khuyên, không gây ấn tượng với bất kỳ ai có hiệu quả trình bày đa phương tiện.

Mục tiêu dài hạn của bạn là thiết lập mối quan hệ làm việc đáng tin cậy với các thành viên của Hội đồng Tư vấn, vì vậy hãy tập trung vào việc đảm bảo rằng các thành viên Ban Cố vấn của bạn sẽ cảm thấy rằng họ đã được lắng nghe và họ đã đóng góp vào việc quản lý của công ty bạn - và mong muốn cuộc họp tiếp theo của Hội đồng.

Tôi đã bao gồm ý kiến ​​trong Chương trình họp Hội đồng Tư vấn Mẫu để hướng dẫn bạn qua tiến trình cuộc họp. Vui lòng in ra chương trình làm việc này và thích ứng với nhu cầu của bạn - bạn có thể sao chép trực tiếp vào văn bản Word, Excel hoặc văn phòng tương tự bằng cách chọn văn bản và sử dụng sao chép / dán (sử dụng Windows, phác thảo văn bản được chọn bằng chuột , và nhấn CTRL-C để sao chép và CTRL-V để dán).

Tên công ty của bạn - (Điền vào)

Chương trình

Ngày - (Điền vào)

Vị trí - (Điền vào)

Bắt đầu / Kết thúc Thời gian	Hoạt động
10: 00 - 10: 05 a. m.	Giới thiệu (Giả sử các thành viên Ban cố vấn của bạn chưa gặp, giới thiệu bản thân và tất cả các thành viên Hội đồng quản trị, đưa ra một phác thảo ngắn về chuyên môn của họ.)
10: 05-10: 10 a. m.	Tại sao lại là một Ban Cố vấn? (Một tuyên bố ngắn gọn về cách bạn nhìn thấy Ban điều hành hoạt động và những đóng góp mà bạn mong muốn của Ban Cố vấn có thể đưa ra cho công ty của bạn.) Bao gồm các chi tiết như tần suất Hội đồng sẽ họp)
10: 10 - 10: 20 a. m.	Chủ đề thảo luận:
	Câu hỏi (Nếu có, nếu không có, hãy hỏi các thành viên Hội đồng quản trị xem họ hoạt động như thế nào và làm thế nào họ hy vọng đóng góp)
(Chèn Câu hỏi / Câu hỏi Vấn đề ở đây.)	10: 20 - 10: 25 a. m. Trình bày chủ đề thảo luận Chủ đề
(Một phác thảo về lịch sử của chủ đề và nó ảnh hưởng đến công ty như thế nào, hãy kiềm chế quan điểm / giải pháp của bạn tại thời điểm này.)	10: 25-11: 35 a. m. Thảo luận
(Bạn muốn giữ cho các ý tưởng đang chảy vào giai đoạn này, đừng từ chối hoặc loại bỏ các ý tưởng tại thời điểm này. Đóng góp ý kiến ​​/ quan điểm của bạn nữa.)	11: 35-11: 50 a. m. Các đề xuất / Nghị quyết
(Đánh giá các ý tưởng nhóm đã nghe và chọn giải pháp tốt nhất).	11: 50-11: 55 a. m. Tóm lược
(Tóm tắt chủ đề, thảo luận, và kết quả cho nhóm và nói với họ những gì bạn định làm)	11: 55 a. m.

Trì hoãn

Ngày tiếp theo - (Điền vào)

Nếu bạn sử dụng lịch trình thời gian này, đây là thời gian tuyệt vời để đưa các thành viên Hội đồng Tư vấn của bạn đi ăn trưa tốt (đặc biệt nếu đồ ăn nhẹ có không được phục vụ trong cuộc họp). Hãy nhớ rằng cuộc họp kết thúc và bữa ăn trưa nên chủ yếu là một dịp xã hội!

Giữ cuộc họp ngắn

Bạn không bao giờ nên có một cuộc họp của Ban cố vấn kéo dài hơn hai giờ. Hai giờ là đủ lâu để hầu hết mọi người chú ý đến công việc của họ.

Bắt đầu các cuộc họp trong tương lai với việc rà soát các chủ đề thảo luận trước

Trong các cuộc họp trong tương lai, bạn nên bắt đầu với một bài đánh giá về những gì bạn đã làm về chủ đề thảo luận về cuộc họp lần trước và mời ý kiến ​​của các thành viên Ban Cố Vấn về hành động của công ty bạn.

Bởi vì "gặp gỡ và chào hỏi" không đúng chỗ, bạn có thể muốn có hai chủ đề thảo luận tại các cuộc họp trong tương lai của Ban Cố vấn của bạn. Bạn thậm chí có thể có ba, nếu bạn nghĩ rằng chúng sẽ vừa vặn thoải mái với định dạng hai giờ. Nhưng bạn không bao giờ nên có nhiều hơn ba.

Xem thêm:

Khai thác sức mạnh của một Ban Tư vấn

Ban Quản lý Kế hoạch Kinh doanh

Tăng Thành công Với Kế hoạch Kinh doanh hàng ngày