Một sai sót bạn phải biết về các bài học kinh nghiệm Các cuộc họp

Các bài học kinh nghiệm là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án. Bạn không thể cải thiện việc phân phối dự án của bạn nếu bạn không biết những gì hoạt động và những gì không. Bạn không thể sắp xếp hợp lý các quá trình của bạn nếu bạn không bao giờ dành thời gian để đánh giá một cách nghiêm túc liệu họ có làm việc đúng như mong muốn hay không.

Bạn xây dựng một thư viện kiến ​​thức về những gì hoạt động và những gì không thông qua việc dành thời gian để đánh giá thực tiễn của bạn. Và sau đó hành động trên đầu ra của những bài đánh giá để cải thiện các dự án đi về phía trước.

Tuy nhiên, có một lỗ hổng với mô hình này.

Bạn đã phát hiện ra không?

Vâng, đó là những bài học kinh nghiệm được rà soát sẽ xảy ra vào cuối dự án. Điều đó giống như nói, "Làm thế nào bây giờ tôi có thể giúp bạn mà đã quá muộn? "

Tại sao đợi đến khi kết thúc là không tốt

Chờ cho đến khi dự án kết thúc có nghĩa là chỉ những dự án trong tương lai mới được hưởng lợi từ sự khôn ngoan thu được trong quá trình làm việc đó. Đối với khách hàng và các bên liên quan, rất bực bội khi được hỏi về những gì có thể tốt hơn khi bạn không thể làm bất cứ điều gì về nó. Dự án kết thúc. Đã kết thúc. Họ đang dành thời gian của họ để nói về bài học và cải tiến quy trình bởi vì họ muốn giúp đỡ những người khác chứ không phải vì họ sẽ thấy bất kỳ sự trở lại nào vào thời điểm đó.

Điều này rất dễ dàng để khắc phục rằng nó có nghĩa là không có lý do gì để chờ cho đến khi kết thúc dự án để có một bài học kinh nghiệm đánh giá.

Làm thế nào để sắp xếp các bài học kinh nghiệm Các cuộc họp

Giải pháp là để lên lịch bài học kinh nghiệm cuộc họp càng thường xuyên càng tốt.

Chúng nên có ít nhất vào cuối mỗi giai đoạn chạy nước rút hoặc dự án, và đôi khi tôi làm chúng thường xuyên như mỗi tháng một lần.

Lợi ích của việc đánh giá thường xuyên là chúng ngắn hơn nhiều. Bạn đang xem lại khung thời gian nhỏ hơn vì vậy có thể có ít bài học hơn để kết hợp. Bạn thậm chí có thể phù hợp với một đánh giá ngắn vào khi kết thúc một cuộc họp nhóm dự án bình thường.

Cũng giống như với một cuộc đánh giá cuối cùng của dự án, chuẩn bị cho cuộc họp của bạn vẫn còn quan trọng. Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn hỏi và những gì bạn muốn thoát khỏi thời gian với nhóm của bạn và các bên liên quan. Sau đó, bạn có thể chắc chắn rằng bạn đang nắm bắt những gì sẽ cho bạn sự cải thiện lớn nhất trong hoạt động của nhóm.

Giảm các bài học là khái quát

Nhược điểm - nếu bạn muốn gọi đó - những nhận xét thường xuyên là các bên liên quan của bạn sẽ cảm thấy nhàm chán khi được yêu cầu liên tục cung cấp cho bạn thông tin phản hồi trừ khi họ thấy một điều gì đó đang xảy ra. Điều này thực sự quan trọng. Không ai có thể được hỏi ý kiến ​​của họ nếu họ biết rằng bạn sẽ hành động dựa trên nó và làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn như là một kết quả.

Đây cũng là một cách tuyệt vời để tiếp tục tạo ấn tượng tốt về khách hàng và khách hàng của bạn.

Tạo một Lịch trình Theo dõi

Cách dễ nhất để đảm bảo rằng bạn đang đóng góp ý kiến ​​phản hồi và các bài học được khám phá trong các bài đánh giá thường xuyên của bạn với các bên liên quan là tạo lịch biểu theo dõi. Đây chỉ là bản ghi của tất cả các hành động và nhiệm vụ nằm ngoài cuộc thảo luận của bạn. Tạo một chương trình theo dõi cơ bản trong một bảng tính hoặc sử dụng phần mềm danh sách To Do để làm và ghi lại các hành động.

[Tìm hiểu thêm về việc theo dõi dự án của bạn.

]

Lợi ích của việc làm việc này - ngoài việc là thực hành quản lý dự án tốt - là lần tiếp theo bạn có đánh giá bạn có thể quay lại với người đã nêu ra điểm đó và nói với họ rằng bạn đã làm điều gì đó về nó . Đây là cách bạn xây dựng mối quan hệ tuyệt vời ngay cả với các bên liên quan khó khăn: ai đó đã cung cấp cho bạn phản hồi, bạn đã làm điều gì đó và kết quả là bạn đã quay lại và nói với họ rằng bạn đã hành động. Họ có thể dễ dàng thấy được sự cải tiến.

Tuy nhiên, có một thách thức ở đây và đó là khi bạn không thể cải tiến quy trình hoặc hành động dựa trên phản hồi của họ. Điều đó sẽ xảy ra: không thể thực hiện mọi thứ mà các bên liên quan yêu cầu đặc biệt vì một số thời điểm họ sẽ yêu cầu những điều hoàn toàn không thực tế như bỏ qua quá trình quản lý thay đổi. Quay trở lại với họ và giải thích tại sao bạn không thể thực hiện hoặc hành động theo phản hồi của họ.

Đây không phải là tốt như có thể làm điều đó (từ quan điểm của họ) nhưng nó cho thấy tính toàn vẹn và khả năng để làm theo. Bạn vẫn sẽ xây dựng được danh tiếng vững chắc như một người quản lý dự án nếu bạn tiếp tục thông báo cho các bên liên quan, ngay cả khi kết quả là họ không thể có được những gì họ muốn.