Video: Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel có ảnh hồ sơ | Quản lý nhân viên trên excel - Phần 1 2024
Muốn biết hồ sơ của nhân viên giữ gì để làm chủ nhân? Người sử dụng lao động duy trì bốn hồ sơ nhân viên kỷ lục cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, chủ lao động duy trì hồ sơ nhân viên khác cho tất cả nhân viên.
Dưới đây là thông tin thêm về nhân viên ghi lại việc sử dụng lao động muốn giữ lại và làm cho nhân viên có thể tiếp cận, và đôi khi, với người giám sát và quản lý của họ.
- Một hồ sơ nhân sự được duy trì cho mỗi nhân viên. Các hồ sơ nhân sự này chứa các tài liệu mật và được quản lý và duy trì bởi các nhân viên Nhân sự. Hồ sơ nhân sự là hồ sơ chính của nhân viên sử dụng lao động, người lao động và người quản lý của nhân viên, trong một số công ty. Ở những nơi khác - và tôi khuyên bạn nên tiếp cận này - việc tiếp cận hồ sơ nhân viên của nhân viên bị hạn chế đối với nhân sự và nhân viên dưới sự giám sát.
Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc, mẫu liên lạc khẩn cấp trong gia đình, hồ sơ kỷ luật hành động lịch sử, sơ yếu lý lịch, nhân viên biên nhận nhân viên ký, người sử dụng lao động ký tờ khai, thẩm định định kỳ, , hoặc kế hoạch phát triển hoạt động, giấy chứng nhận đào tạo và bằng chứng hiện diện, và thông tin liên lạc cá nhân hiện tại về mỗi nhân viên.
Không phải tất cả các tệp tin nhân sự đều có cùng tài liệu nhưng mỗi tập tin nhân sự có một số tài liệu giống nhau. Tài liệu về hoạt động của nhân viên không thuộc hồ sơ nhân viên trừ khi nó có biện pháp kỷ luật, một giải thưởng hoặc một số dấu hiệu thành tích xuất sắc khác. Những ghi chú hiệu suất hàng ngày như vậy nằm trong hồ sơ mà các nhà quản lý theo dõi hiệu suất, mục tiêu và đóng góp của nhân viên.
- Hồ sơ biên chế cũng duy trì hồ sơ nhân viên. Các hồ sơ trả lương có chứa lịch sử về các công việc, phòng ban, các thay đổi về bồi thường, các khoản tiền vay, các khoản vay, và các thông tin khác cần thiết để trả cho nhân viên và giữ một bản sao của lịch sử bồi thường của nhân viên.
Hồ sơ biên chế cũng sẽ bao gồm lịch sử các hình thức của chính phủ như W-2, W-4 và các tài liệu giữ lại an sinh xã hội do nhân viên điền. Hồ sơ cũng sẽ bao gồm thông tin phúc lợi của nhân viên và cho phép thu hồi các khoản thanh toán từ tiền lương của nhân viên. - Một hồ sơ y tế của nhân viên cũng được duy trì. Nhân viên ghi trong hồ sơ y tế không có sẵn cho bất cứ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định nhân sự và nhân viên có hồ sơ được giữ lại trong hồ sơ. Hồ sơ y tế có ghi chú của bác sỹ, giấy tờ về đơn đăng ký FMLA, thông tin về xét nghiệm ma tuý, thông tin vật lý bắt buộc, và các tài liệu khác liên quan đến sức khoẻ y tế của nhân viên.
Các hồ sơ y khoa, do tính bảo mật của hồ sơ nhân viên, được lưu giữ an toàn và bảo mật cao nhất.Chúng tôi đề nghị rằng các hồ sơ y tế nên được giữ trong ngăn kéo khóa bị khóa trong một căn phòng mà không phải là truy cập của nhân viên khác với nhân viên được chỉ định nhân sự.
- Việc giữ I-9 ở một địa điểm riêng biệt sẽ đảm bảo rằng nếu bạn được chọn để xem xét lại liên bang I-9, nhân viên chính phủ sẽ không có quyền truy cập vào bất kỳ hồ sơ nào khác về nhân viên hoặc công việc của họ với tổ chức của bạn. Những cuộc điều tra này đang gia tăng mỗi năm vì vậy đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã điền đầy đủ các mẫu I-9 đúng hoặc bạn có thể bị phạt và có thể bị phạt tù.
Nhân viên có thể xem hồ sơ nhân viên của họ bằng cách liên hệ với nhân viên nhân sự trong giờ làm việc bình thường. Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc xóa bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ của mình mà phải được xem trong sự có mặt của nhân viên nhân sự.
Nếu nhân viên gửi yêu cầu bằng văn bản cho một bản sao hồ sơ nhân sự của họ sau khi họ nghỉ việc, bạn phải gửi cho họ một bản sao. Bạn có thể gửi hóa đơn cho cựu nhân viên cho thời gian và bản sao nếu bạn muốn, nhưng tôi không tin rằng nhiều nhà tuyển dụng làm.
Người sử dụng lao động hướng dẫn về bồi thường cho người lao động chịu thuế
Phân loại thuế, trả lương và lợi ích của nhân viên. Lợi ích nào sẽ phải chịu thuế cho nhân viên và được ghi ở đâu trên mẫu W-2.
Người sử dụng lao động tạm thời và giấy chứng nhận người sử dụng thay thế
Việc xác nhận người sử dụng lao động thay thế bảo vệ công ty của bạn chống lại các vụ kiện của người lao động từ một cơ quan việc làm tạm thời.
Người sử dụng lao động nên giữ gì trong hồ sơ nhân sự của nhân viên?
Cần phải biết những tài liệu và giấy tờ liên quan đến nhân viên để lưu giữ hồ sơ nhân viên của nhân viên như thế nào? Dưới đây là danh sách đề nghị của tôi về nội dung của tập tin.