Người sử dụng lao động nên giữ gì trong hồ sơ nhân sự của nhân viên?

Tốt nhất là người sử dụng lao động phải duy trì hồ sơ nhân viên cho mỗi nhân viên. Tài liệu về lịch sử việc làm, hồ sơ đóng góp và thành tích, thông báo kỷ luật, khuyến mãi, kế hoạch phát triển hoạt động, và nhiều thứ khác, thuộc về một hồ sơ nhân sự. Các nhà tuyển dụng thông minh cũng giữ nhiều hồ sơ nhân sự.

Người sử dụng lao động có lý do chính đáng để giữ một số hồ sơ nhân sự - một số hợp pháp và một số cho các mục đích thực hành tốt nhất.

Tài liệu cần thiết để chủ lao động có quan điểm chính xác về lịch sử việc làm của nhân viên. Tài liệu hỗ trợ các quyết định của người sử dụng lao động và có thể bảo vệ người sử dụng lao động trong một vụ kiện - bảo quản chính xác.

Nội dung của hồ sơ nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quát về những diễn biến quan trọng trong sự nghiệp của nhân viên. Họ ủng hộ các quyết định được đưa ra về nhân viên và sự nghiệp của họ. Họ thể hiện lý do của chủ lao động sau tuyển dụng, thăng chức, chuyển nhượng, khen thưởng và công nhận, và ra quyết định.

Các hướng dẫn khác nhau có liên quan đến các loại tệp khác nhau của nhân sự

Bởi vì một số loại tệp cá nhân được khuyến cáo, các quy tắc và hướng dẫn khác nhau liên quan đến từng loại tệp cá nhân.

• Mỗi loại hồ sơ nhân sự có một lý do khác nhau cho các nội dung hiện tại và khác nhau, dựa trên lý do đó.
• Mỗi loại hồ sơ nhân viên được lưu trữ khác nhau.

• Việc truy cập vào hồ sơ nhân sự bị hạn chế đối với một số nhân viên nhất định trong hầu hết các tổ chức. Các loại tệp nhân viên khác nhau có hướng dẫn truy cập khác nhau.
• Nhân viên tiếp cận hồ sơ nhân viên của họ được cho phép, nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng đã thiết lập các hướng dẫn cho việc tiếp cận của nhân viên với một chính sách truy cập vào tệp cá nhân trong sổ tay nhân viên. (Các tiểu bang và vùng lãnh thổ khác nhau có các quy tắc khác nhau, do đó hãy cập nhật vị trí của bạn.)
  Hầu hết các tổ chức không cho phép quản lý của nhân viên quản lý truy cập vào hồ sơ nhân sự tổng thể. Họ mong đợi các nhà quản lý giữ các tài liệu liên quan trong hồ sơ nhân viên của họ mà không phải là hồ sơ nhân sự chính thức.
• Phòng Nhân sự sở hữu và chịu trách nhiệm các hồ sơ nhân viên của nhân viên.

Các tập tin nhân viên được đề xuất

Dưới đây là các loại tập tin nhân sự được đề xuất và những gì bạn cần biết về làm việc với chúng.

Hồ sơ nhân sự của nhân viên

Đây là nhân sự chính mà chủ lao động duy trì cho mỗi nhân viên. Hồ sơ nhân sự lưu giữ lịch sử việc làm của mỗi nhân viên. Đây là những gì bạn cần biết về hồ sơ nhân viên của nhân viên.

Hồ sơ Y tế

Hồ sơ y tế của nhân viên có các hạn chế pháp lý nghiêm trọng mà người sử dụng lao động phải biết và lưu ý.Đây là những gì bạn cần biết về tính bí mật và nội dung của hồ sơ y tế của nhân viên.

Tài khoản trả lương

Quyền truy cập của nhân viên vào hồ sơ biên chế của nhân viên ít hạn chế hơn là truy cập vào hồ sơ y tế hoặc nhân sự. Hồ sơ biên chế giữ thông tin về tiền lương, lựa chọn lợi ích, thay đổi mức lương, phụ cấp và các tài liệu pháp lý khác ảnh hưởng đến lương của nhân viên. Nhân viên kế toán và Nhân sự khác nhau truy cập thông tin trong tệp biên chế.

Tệp Mẫu I-9 cho Nhân viên

Vì quyền truy cập của các cơ quan chính phủ khác nhau, bạn nên thực hành theo cách tốt nhất bằng cách duy trì một tệp riêng cho các mẫu I-9 của nhân viên. Tìm hiểu thêm về lưu trữ mẫu I-9.

Tổng quan về Tệp Cán bộ

Bạn muốn biết chi tiết nhanh và cơ bản về các tệp nhân viên của nhân viên? Kiểm tra ở đây để có tổng quan về các hồ sơ nhân viên của nhân viên.

Chính sách truy cập tập tin cá nhân cho nhân viên

Bạn muốn cho phép mỗi nhân viên biết hồ sơ nhân viên của họ là gì, nhưng bạn cần phải kiểm soát tính toàn vẹn, đầy đủ và triệt để của tập tin. Bảo mật bí mật của nhân viên và người sử dụng lao động và truy cập hạn chế được đảm bảo với chính sách truy cập vào tệp cá nhân.

Điều gì không bao gồm trong hồ sơ nhân viên của nhân viên

Tìm kiếm các nguyên tắc về nội dung không bao gồm trong hồ sơ nhân viên của nhân viên? Dưới đây là các đề xuất tốt nhất của tôi về nội dung mà bạn muốn duy trì ở một vị trí riêng biệt, không chính thức hoặc không giữ gì cả. Việc duy trì các tài liệu không cần thiết và có chủ trương thuần túy có thể làm bạn tổn thương.

Tài liệu

Bạn có biết tài liệu là gì? Từ, tài liệu, sự gia tăng thường xuyên trong thế giới của việc làm và nhân sự. Tuy nhiên, ý nghĩa của tài liệu và lý do tại sao bạn có thể muốn ghi lại các sự kiện việc làm đặc biệt được trình bày kỹ lưỡng ở đây. Tìm hiểu thêm về ghi lại lịch sử nhân viên và hiệu suất.

Đây là thông tin cần thiết nhất về các tập tin nhân viên của nhân viên. Nhấp qua từng chủ đề để biết thông tin chi tiết.

Khước từ: Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn. Thông tin này chỉ mang tính hướng dẫn.