Người sử dụng lao động không nên lưu giữ hồ sơ nhân sự

Nhà tuyển dụng không nên đặt các mục cụ thể trong hồ sơ nhân sự nói chung của bạn. Nội dung hồ sơ nhân sự và hồ sơ của bạn thường có thể truy cập được đối với nhân viên nguồn nhân lực, nhân viên, quản lý của nhân viên và người giám sát, trong một số công ty.

Ở những người khác, việc truy cập chỉ giới hạn đối với nhân viên nhân sự và nhân viên có thể yêu cầu truy cập hồ sơ của họ. Các luật sư cũng có thể trát đòi các nội dung của hồ sơ nhân sự cho các vụ kiện và khiếu nại của Uỷ ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC).

Một cựu nhân viên cũng có thể yêu cầu một bản sao hồ sơ nhân sự của mình.

Với tất cả những khả năng sử dụng tiềm ẩn này và người xem tiềm năng của hồ sơ nhân sự của bạn, chủ nhân phải chăm sóc tài liệu hướng dẫn khách quan và không thiên vị về lịch sử việc làm của nhân viên trong hồ sơ nhân sự của bạn. Do đó, hãy áp dụng các hướng dẫn chung này cho tài liệu mà bạn lưu lại trong hồ sơ nhân sự của tổ chức bạn.

Các hướng dẫn chung về nội dung tập tin nhân sự của nhân viên

• Thông tin trong hồ sơ nhân sự phải là sự thật. ý kiến ​​của nhân viên giám sát hoặc nhân sự; ghi chú ngẫu nhiên; Mach lẻo; những tin đồn vô căn cứ; câu hỏi, báo cáo, hoặc các cáo buộc tattletale từ các nhân viên khác mà chưa được khám phá; cáo buộc không theo đuổi, điều tra, và kết luận; và bất kỳ thông tin, bình luận hay ghi chú nào khác không phải là thực tế phải được loại trừ khỏi hồ sơ nhân viên của nhân viên.
  Một trong những ví dụ tồi tệ nhất của lời bình luận xúc phạm mà một người quản lý nhân sự đã tìm thấy trong hồ sơ nhân sự, liên quan đến các ghi chép cuộc phỏng vấn của người quản lý tuyển dụng. Một người nói: "Có lẽ là quá béo để có thể đứng lên và xuống cầu thang nếu cần. "Hãy tưởng tượng nhân viên, luật sư, và thậm chí cả những nhân viên và giám sát tương lai đọc những nhận xét như vậy.
  Trong một công ty khác, người quản lý tìm thấy các ghi chú không được lưu ý mà các nhà quản lý và những người khác đã đặt trong các tập tin của nhân viên chẳng hạn như "Mary giận dữ vì cô ấy không được tăng lương." Cô chậm rãi làm việc một cách có chủ ý để có được ngay cả với người quản lý của mình. " Xem vấn đề?

• Hồ sơ nhân sự phải được phân bổ cẩn thận đến vị trí tập tin thích hợp của họ. Xác định một giao thức cho hồ sơ nhân viên của công ty bạn dựa trên luật của tiểu bang và liên bang, luật về việc làm như Đạo luật về tính linh hoạt và trách nhiệm bảo hiểm sức khoẻ năm 1996 (HIPAA) và các thực tiễn tốt nhất của nhà tuyển dụng.
  Sau đó, gắn bó với giao thức. Bạn không muốn tìm các lý do bác sĩ ngẫu nhiên đưa vào hồ sơ nhân sự khi họ thuộc hồ sơ y tế. Bạn cũng không muốn lý do và sự biện minh cho việc quảng cáo của nhân viên trong tệp biên chế.
  Bạn cũng không muốn có hồ sơ của một quyết định tuyển dụng có liên quan đến kiểm tra cơ bản hoặc ghi chú từ các cuộc thảo luận với cựu chủ nhân trong tập tin nhân sự.
• Người giám sát, người quản lý và nhân viên khác đặt tài liệu vào hồ sơ nhân sự phải được đào tạo để viết tài liệu thích hợp. Nói về một nhân viên khiển trách rằng nhân viên đã hoàn thành deadbeat sẽ không giành được hồ sơ nhân sự của bạn bất kỳ giải thưởng, nhưng người giám sát chưa được đào tạo đã được biết đến để viết báo cáo tương tự.
  Tuy nhiên, hạn chế truy cập vào các tập tin cho nhân viên nhân sự của bạn có trách nhiệm lập hồ sơ và biết những gì nên và không nên được đặt trong một tập tin nhân sự.
• Cân bằng thông tin bạn đặt trong hồ sơ nhân sự bao gồm cả khía cạnh tích cực và tiêu cực của lịch sử việc làm của nhân viên. Quá thường xuyên, hồ sơ nhân sự nhấn mạnh mọi sự xuất hiện tiêu cực và bỏ qua các thành phần tích cực. Nhận ra sự khác biệt giữa các ghi chú cá nhân của giám sát viên về nhân viên báo cáo của họ và hồ sơ nhân sự của công ty chính thức.
• Các lưu ý của giám sát viên được sử dụng để cải tiến hiệu suất, để theo dõi các dự án và mục tiêu hoàn thành, và để xác định khá rõ các kế hoạch phát triển và nâng cao hiệu suất, chẳng hạn như nằm trong hồ sơ cá nhân của giám sát, không phải trong hồ sơ nhân sự chính thức của công ty. Cũng thừa nhận, cần huấn luyện người giám sát cách ghi chép và duy trì tài liệu trong hồ sơ quản lý của họ. Cùng một tiêu chuẩn cho các sự kiện, chứ không phải ý kiến, và các ví dụ cụ thể, không phải là tin đồn, áp dụng cho các ghi chú cá nhân.
  Ghi chú cá nhân của giám sát viên có thể bị trừng phạt trong trường hợp có vụ kiện, vì vậy cần thận trọng ngay cả đối với các ghi chú cá nhân. Việc thực hiện giám sát viên giữ bản sao hồ sơ tồn tại trong nhân viên chính thức của nhân viên trong hồ sơ quản lý của họ không được khuyến cáo.
  Việc thuê tài liệu và ghi chép cuộc phỏng vấn đưa ra một chút bất an.
• Thực tiễn tốt nhất là duy trì một tập tin riêng biệt cho mỗi vị trí bạn điền vào, bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến việc điền vào vị trí đó từ công việc đăng lên kiểm tra tham khảo. Hồ sơ xin việc, bìa thư, và đơn xin của ứng viên thuộc hồ sơ này, ngoại trừ bạn nên chuyển hồ sơ tuyển dụng của nhân viên sang hồ sơ nhân viên của nhân viên. Tệp này có danh mục kiểm tra chính thức và các mẫu đơn cố gắng đại diện không thiên vị về năng lực của nhân viên tiềm năng và hỗ trợ bạn quyết định thuê ứng viên đủ tiêu chuẩn nhất. Ý kiến ​​và ghi chú của người quản lý tuyển dụng đã được thực hiện trong quá trình tuyển dụng không thuộc tập tin này. Nhân sự có thể thu thập các ghi chú này để duy trì tài liệu đầy đủ về quyết định tuyển dụng, nhưng họ không thuộc hồ sơ nhân sự.
  Các tài liệu thực tế về các quyết định việc làm
• như xúc tiến, chuyển sang cơ hội bên lề, và mức tăng lương trong hồ sơ nhân sự. Ý kiến ​​của người giám sát hoặc nhân viên về nhân viên không. Tài liệu hành động kỷ luật chính thức như cảnh báo bằng văn bản cũng nằm trong hồ sơ nhân viên của nhân viên. Các ví dụ cụ thể về tài liệu không nên có trong hồ sơ nhân sự

Các thông tin dưới đây không nên được đặt trong hồ sơ nhân sự.Tài liệu này có thể yêu cầu một hồ sơ riêng biệt, có thể được phân loại như các sổ ghi chép về giám sát hay quản lý, hoặc không được giữ bởi nhà tuyển dụng.

Bất kỳ

• thông tin y tế thuộc hồ sơ y tế. Thông tin về biên chế
• thuộc về tệp biên chế. Tài liệu bao gồm Số An sinh Xã hội của nhân viên hoặc thông tin về phân loại được bảo vệ của nhân viên
• như tuổi, chủng tộc, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật, tình trạng hôn nhân, niềm tin tôn giáo và vân vân không bao giờ được lưu giữ trong các hồ sơ nhân sự. Tài liệu hướng dẫn
• nhằm mục đích quản lý công việc của nhân viên, đặt ra các mục tiêu, phản hồi được cung cấp vv nên được lưu trữ trong thư mục cá nhân, giám sát hoặc quản lý. Tài liệu điều tra
• bao gồm khiếu nại của nhân viên, phỏng vấn nhân viên, phỏng vấn nhân viên, phát hiện, khuyến nghị của luật sư và quyết định, cộng với việc theo dõi để đảm bảo không trả đũa, nên nằm trong hồ sơ điều tra tách biệt với hồ sơ nhân sự. Tệp
• nhân viên I-9 tạo trong tệp hoặc vị trí I-9, cách xa hồ sơ nhân viên của nhân viên. Đặt kiểm tra nền bao gồm lịch sử hình sự, báo cáo tín dụng, v.v … và kết quả thử nghiệm ma túy trong một tệp riêng
• mà người giám sát, người quản lý và nhân viên không thể truy cập. SHRM đề xuất một trong hai tập tin riêng biệt này hoặc đề nghị rằng thông tin này cũng có thể được lưu trữ trong hồ sơ y tế của nhân viên. Các hồ sơ về Cơ hội công bằng của
• chẳng hạn như các biểu mẫu tự nhận dạng và báo cáo của chính phủ không được lưu giữ trong hồ sơ cá nhân cũng như bất cứ nơi nào người giám sát có thể truy cập. Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, tổ chức của bạn đang lưu trữ dữ liệu lịch sử việc làm và hồ sơ nhân viên được hỗ trợ một cách có hiệu quả tại các địa điểm thích hợp.

Khước từ:

Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một luật lệ và quy định về khán giả và tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn. Thông tin này là hướng dẫn, ý tưởng, và hỗ trợ. -