Trước khi bạn bắt đầu chương trình gây quỹ trực tiếp

Mặc dù chúng ta nói chuyện vô tận, có vẻ như, về việc trao trực tuyến cho những ngày này, thực tế là việc gây quỹ trực tiếp qua thư điện tử vẫn chưa chết.

Đúng là thư trực tiếp tốn kém. Hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận lớn đều đầu tư vào nhân viên, chuyên gia tư vấn và công nghệ tốn kém để rút ngắn các thư gửi trực tiếp phức tạp và phức tạp của họ. Nó không phải là điều gì đó xảy ra nhanh chóng hay dễ dàng.

Tuy nhiên, việc gây quỹ thông qua trang web và email không hoàn hảo, và một tổ chức phi lợi nhuận không thể tiếp cận mọi người theo cách đó.

Hầu hết các hoạt động từ thiện vẫn là sổ từ thiện.

Nhưng trước khi một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ hoặc khởi động tham gia vào việc gây quỹ trực tiếp, cần thiết lập một số thủ tục cơ bản và gửi thư thường xuyên. Gọi nó là một sự ấm áp cho những điều lớn hơn.

Các chuyên gia gửi thư trực tiếp đề xuất các hành động sau cho một tổ chức phi lợi nhuận chỉ bắt đầu gây quỹ:

1. Bạn thân nhất mới của bạn: Bản tin Định kỳ.

Phát triển và gửi bản tin nhiều lần trong năm. Có bằng chứng đáng kể rằng bản tin gửi qua thư có hiệu quả hơn nhiều trong việc gây quỹ hơn là các bản tin qua email. Vì vậy, đầu tư vào một bản tin gửi thư trước khi nhảy trực tuyến. Để biết một số lời khuyên về cách thực hiện điều đó, hãy xem Các bản tin của nhà tài trợ giữ lại các nhà tài trợ.

Luôn luôn bao gồm lời mời đóng góp cho mỗi bản tin (có thể là một biểu ngữ ở dưới cùng của mỗi trang, hoặc một hộp trên trang đầu tiên), và kèm theo một phong bì trả lại (có thể được in bằng máy in).

Một tổ chức từ thiện nhỏ đã gửi bức thư gây quỹ hàng năm của họ bằng một bản tin, thay vì gửi thư riêng cho họ. Những người thích đọc các bản tin, và chiến thuật này có thể làm tăng độc giả của việc kêu gọi gây quỹ.

Tạo các bài viết về bản tin của bạn về những gì quà tặng của người hiến tặng giúp tổ chức của bạn hoàn thành.

Làm cho nó tập trung vào người hiến tặng bằng cách bỏ qua lá thư của Giám đốc điều hành và bất kỳ câu đố tổ chức nào khác. Viết những câu chuyện về những người bạn phục vụ rất tốt với sự giúp đỡ của các nhà tài trợ.

Nếu bạn có một trang web (và bạn nên) với một cách để mọi người đóng góp trực tuyến, hãy bao gồm thông tin đó trong bản tin. Nhiều người thích đọc một bản tin in hoặc một đơn khiếu nại qua thư điện tử trực tuyến bây giờ đi trực tuyến để thực sự đóng góp của họ. Giúp họ dễ dàng vượt qua các kênh theo cách này.

Bản tin là một phương pháp phổ biến thông tin về tổ chức phi lợi nhuận của bạn, xây dựng danh sách bạn bè của bạn và khuyến khích đóng góp.

2. Nail Art of the Thank You Letter

Mỗi lần bạn nhận được một khoản quyên góp, ngay cả khi không được yêu cầu, hãy gửi một lời cảm ơn cá nhân. Kiểm tra 10 Lời khuyên của chúng tôi về Cám ơn Thư và mẫu của chúng tôi Cảm ơn bạn Thư Các nhà tài trợ sẽ yêu.

Bức thư không phải là một lá thư. Thay vào đó phải được cá nhân hoá cho người hiến tặng cụ thể và tham khảo tài sản mà họ hiến tặng. Có chủ tịch hội đồng quản trị, hoặc CEO, của tổ chức của bạn ký vào lá thư.

Các chuyên gia không đồng ý với việc có nên Bao gồm bao thư trả lại với thư đó, nhưng nếu bạn không yêu cầu đóng góp khác trong thư của bạn.

Hãy để phong bì trả lời chỉ là một gợi ý tinh tế. Bạn có thể ngạc nhiên bởi bao nhiêu người đóng góp sẽ gửi tặng một lần nữa hoặc sớm hoặc vào một thời gian sau.

Ngay cả khi người hiến tặng thực sự đóng góp thông qua trang web của bạn, hãy chắc chắn email của bạn cảm ơn bạn là một trong những tốt nhất, và cũng xem xét cũng gửi một lá thư cảm ơn gửi thư là tốt.

3. Thực hiện yêu cầu của IRS, Trợ giúp Nhà tài trợ và Tăng cường Lãnh đạo của bạn

Vào đầu mỗi năm mới, hãy gửi một lá thư vừa nhận được cho mục đích thuế và một bức thư cảm ơn chân thành bày tỏ lòng biết ơn đối với sự hỗ trợ của nhà tài trợ trong suốt năm vừa rồi.

IRS yêu cầu người hiến tặng phải có bằng chứng đóng góp từ 250 đô la trở lên là từ thiện (được trao cho tổ chức từ thiện 501 (c) (3)). Gửi lá thư này cho những người hiến tặng ít hơn $ 250. Nó sẽ là một hồ sơ chào đón của món quà và cơ hội khác để nhắc nhở các nhà tài trợ của tổ chức của bạn.

Kiểm tra các yêu cầu đối với một lá thư như vậy tại Các yếu tố của Thư xác nhận của nhà tài trợ.

Đảm bảo rằng bạn vượt trội các tác vụ này sẽ chuẩn bị tổ chức của bạn để gây quỹ cho thư trực tiếp trong tương lai, chẳng hạn như chiến dịch gây quỹ hàng năm. Bạn sẽ phát triển một danh sách gửi thư tốt và đưa vào áp dụng kỷ luật, thiện chí và hệ thống sẽ trở thành cơ sở hạ tầng cho việc gây quỹ trong tương lai.