Làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ thành công Walk

Các nhà hoạch định sự kiện đặc biệt - đặc biệt là những người trong thế giới phi lợi nhuận - biết rằng tổ chức một sự kiện gây quỹ ngoài trời là một ý tưởng tuyệt vời. Những sự kiện này, giống như các ý tưởng gây quỹ cộng đồng khác, đòi hỏi rằng kế hoạch cho sự kiện năm tới sẽ bắt đầu ngay sau khi kết thúc sự kiện gây quỹ năm nay. Điều quan trọng là phải thông báo lại sự kiện và thảo luận về những điều đã làm tốt và những gì có thể được cải thiện khi sự kiện vẫn còn tươi trong tâm trí của đội.

Thảo luận về những thành công và cải tiến đảm bảo rằng những tính năng này có thể được bao gồm hoặc tăng cường cho sự kiện năm tới. Lập kế hoạch chủ động như vậy cũng làm tăng giá trị cho các nhà tài trợ. Và chắc chắn tất cả cộng đồng thành công đều hy vọng sẽ phát triển và mở rộng từ năm này sang năm khác.

Nhưng điều quan trọng là phải tập trung vào mục tiêu chính để tổ chức các sự kiện như vậy: gây quỹ. Vì vậy, đối với những người lập kế hoạch sự kiện trước đây đã tổ chức đi bộ cộng đồng, một trong những thời điểm quan trọng nhất để lập kế hoạch thực sự xảy ra sau khi đi bộ kết thúc. Để tìm hiểu về nhiều khía cạnh của việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc đi bộ gây quỹ của cộng đồng, chúng ta sẽ có được một cái nhìn đằng sau hậu trường của Ngày của Mẹ tổ chức bởi Tổ chức Ung thư Vú của Chicago-Y.

Y-ME được thành lập bởi hai người sống sót ung thư vú vào năm 1979. Tổ chức phi lợi nhuận được biết đến nhiều nhất với Bệnh Ung thư Vú Quốc gia đa ngôn ngữ Chương trình đường dây nóng cho bệnh nhân ung thư vú.

Chương trình đã nổi tiếng là đường dây nóng miễn phí chỉ 24 giờ của nước này được nhân viên hoàn toàn ung thư vú huấn luyện được đào tạo đồng nghiệp tư vấn. Nhưng tổ chức này cũng tổ chức cuộc mạo hiểm hàng năm vào ngày của Mẹ, hỗ trợ các chương trình và dịch vụ của họ. Trở lại Trong năm 2007, Y-ME đã thu được hơn 7 triệu đô la với gần 43.000 người đi bộ từ 12 thành phố.

Đến năm 2008, có 15 thành phố tham gia. Thật không may, Y-ME đã đóng cửa vào năm 2012, nhưng di sản của buổi gây quỹ hàng năm vẫn là một nghiên cứu điển hình cho các nhà hoạch định sự kiện phi lợi nhuận.

Phần lớn thành công gây quỹ của Y-ME có thể là do cách tiếp cận có tổ chức để lập kế hoạch và theo dõi các mục tiêu quan trọng nhất trước tiên. Liz Klug, cựu giám đốc các sự kiện đặc biệt của tổ chức đã nói điều này sau năm kỷ lục năm 2007: "Chúng tôi có kế hoạch cho nhiều điểm trong thời gian trong quá trình lập kế hoạch. Vì vậy, chúng tôi sẽ tiến hành các bước để thúc đẩy những điểm quan trọng nhất trong thời gian để đảm bảo chúng tôi thành công. Ví dụ: ở thành phố nơi chúng tôi có thể tổ chức sự kiện lần đầu tiên, chúng tôi phải tập trung vào việc đảm bảo rằng chúng tôi có địa điểm và địa điểm tuyệt vời nơi mọi người sẽ muốn trở lại. Xuống đường, chúng ta có thể tập trung vào các cửa hàng cà phê mà chúng ta sẽ thả sách mỏng."Chúng ta hãy cùng xem Klug và nhóm lập kế hoạch sự kiện Y-ME tổ chức sự kiện thành công như thế nào.

Lập kế hoạch Bước 1: Phân tích số

Lưu trữ một cuộc đi dạo cộng đồng hoặc sự kiện tương tự đòi hỏi phải tập hợp nhiều mục tiêu cấu thành khác nhau, nhưng cuối cùng, hiệp hội hoặc tổ chức từ thiện tổ chức sự kiện này làm như vậy để gây quỹ vì sự nghiệp của họ.

Vì vậy, bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo sẽ xảy ra khi sự kiện hiện tại kết thúc, và phần lớn công việc đó bao quanh "con số"

"Chúng tôi đã xem xét kỹ những con số sau khi kết thúc sự kiện," Liz Klug giải thích , "Chúng tôi so sánh chúng tôi đã làm năm nay với năm trước [năm] như thế nào. Chúng tôi nhìn vào kinh nghiệm của người tham gia. Chúng tôi đánh giá loại hình bảo trợ của chúng tôi. Chúng tôi trả lời bất kỳ email nào ngay lập tức về các sự kiện. "Các nhà hoạch định sự kiện cũng sẽ tiến hành các bước ngay để đảm bảo tất cả những người tham gia vào sự kiện năm nay sẽ tiếp tục trong năm tới.

Klug cũng đào sâu vào chi tiết. Trong các đánh giá của mình, cô đã xem xét tất cả mọi thứ từ số tình nguyện viên tham gia vào số lượng áo phông được phân phối. Cô ấy sẽ hỏi cô ấy có cần nhiều hay ít hơn cho năm tới.

Thời gian lập kế hoạch

Đối với những người tổ chức một cuộc đi bộ gây quỹ của cộng đồng, điều quan trọng là phải biết những bước nào nên được thực hiện vào những thời điểm khác nhau.

Hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận không có sự sang trọng của một số lượng lớn nhân viên và thành viên ủy ban tình nguyện để thúc đẩy thành công của sự kiện. Nhưng các nhà hoạch định nhận ra rằng họ phải đảm bảo rằng họ làm việc chặt chẽ với văn phòng của thị trưởng thành phố và bộ phận công cộng để có được sự kiện trên lịch công cộng.

Klug gợi ý rằng bước đầu tiên sau khi phân tích con số năm ngoái là tập trung vào việc tuyển dụng của công ty. Nếu sự kiện không phải là một chương trình mới, điều quan trọng là phải đạt được sự hỗ trợ của công ty cho sự kiện năm sau ngay sau khi sự kiện năm nay kết thúc. "Chúng tôi tập trung vào việc đổi mới tài trợ khi chúng tôi đưa ra bản báo cáo sự kiện," Klug nói. Cô cũng cung cấp những điểm nổi bật sau đây cho các nhà quy hoạch quan tâm đến việc tổ chức đi bộ của cộng đồng như là một sự kiện gây quỹ:

Xác định các nhà tài trợ

Phát triển các chương trình nhóm đi bộ

• Xác định các sự kiện
• Giữ sự kiện
• Tổ chức sự kiện "cảm ơn"
• Đánh giá và bắt đầu sự kiện tiếp theo
• Y-ME cũng thuê một công ty hậu cần bên ngoài để xử lý nhiều yêu cầu hậu cần của nó. Nhưng một trong những điều hữu ích nhất đã được thực hiện một hệ thống đăng ký trực tuyến.
• Hệ thống đăng ký trực tuyến thành công
• Y-ME đã nhanh chóng học về tầm quan trọng của việc sử dụng web để đăng ký trực tuyến và từ đó đã ủng hộ mạnh mẽ việc sử dụng công nghệ đăng ký và gây quỹ trực tuyến.

Họ đầu tư vào hệ thống quản lý mối quan hệ trực tuyến trực tiếp để phục vụ như trang web của cuộc đua năm 2003. Hệ thống này phục vụ như một trang web cá nhân cho các tình nguyện viên để làm cho các yêu cầu cá nhân về sự đóng góp và sự tham gia khác. Nó thu thập thông tin vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và phục vụ như một công cụ để đội trưởng đội đi bộ để khuyến khích các thành viên của họ.Kết quả thật tuyệt.

Những người tham gia trực tuyến tăng từ 4,000 đến 11,594. Các khoản đóng góp trực tuyến tăng từ 5,000 đến 19,550. Nhóm Y-ME tin rằng nó đã góp phần đạt được 2 đô la. 35 triệu mục tiêu, và như một phần thưởng, công nghệ này đã làm giảm chi phí hành chính khoảng 20 đô la. 000.

Một hệ thống như vậy cũng có thể đóng vai trò như một công cụ truyền thông quan trọng cho phép một tổ chức theo dõi và tiếp tục tham gia vào các thành phần ngoài ngày đua.

Thời gian Ngày Chủng tộc

Các cuộc đi dạo trong cộng đồng được dự kiến ​​thường xuyên nhất vào buổi sáng. Tùy thuộc vào sự phức tạp của biển báo và vị trí, thiết lập cho sự kiện này thường bắt đầu sớm nhất là một tuần trước sự kiện, với hầu hết các hoạt động xảy ra vài ngày trước khi đi bộ.

Khi Y-ME sẽ lên kế hoạch cho sự kiện gây quỹ hàng năm của họ, nhóm sẽ cố gắng hạn chế khu vực nơi họ tổ chức đi bộ để không cần một khoảng thời gian tài nguyên đáng kể để thực hiện các tác vụ hoạt động nhất định như đóng cửa xuống đường phố. Đi bộ của họ nói chung là không cạnh tranh, vì vậy nó cũng giúp họ không phải xem xét các yêu cầu cần thiết cho một môi trường chủng tộc cạnh tranh hơn.

Lịch trình cho ngày đua tự nó thường chảy như sau:

Đội Kế Hoạch Sự Kiện đến (2 giờ trước khi đi bộ)

Tình nguyện nhận phòng (2 giờ trước khi đi bộ)

Tài trợ Check- In và Setup (2 giờ trước khi đi bộ)

• Đăng ký bắt đầu (1. 5 giờ trước khi đi bộ)
• Bắt đầu thiết lập đường dây (30 phút trước khi đi bộ)
• Lễ khai mạc (10 phút trước khi đi bộ) < Giai đoạn Main Stage bắt đầu
• Giai đoạn Main Stage Bắt đầu (1 giờ sau khi bắt đầu)
• Ghi chú chính của chính Stage (sau khi kết thúc, tại điểm đánh dấu 5 giờ)
• Chương trình kết thúc chính thức (3 giờ sau khi bắt đầu)
• Sự cố Sự kiện bắt đầu (sau khi sự kiện kết thúc chính thức)
• Lời khuyên cho việc Lập kế hoạch Đi bộ hoặc Khởi hành của cộng đồng
• Đối với những tổ chức quan tâm đến việc đi bộ hoặc đi bộ cộng đồng lần đầu tiên, Klug đưa ra một số gợi ý giúp đảm bảo một sự kiện thành công.
• Bắt đầu với những khách hàng tiềm năng ấm áp, bao gồm các thiện nguyện viên, các nhà tài trợ hay đội ngũ lớn. Xác định các kết quả đo được.
• Đánh giá các sự kiện đối thủ cạnh tranh trong thành phố / địa điểm của bạn để xác định các thực tiễn tốt nhất và các lĩnh vực để cải tiến.

Làm việc với văn phòng của thị trưởng thành phố và các khu công viên để thảo luận về giấy phép bắt buộc và hậu cần sự kiện của bạn: thời gian, địa điểm, số người tham gia. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị cho những cuộc họp đó.

Hiểu ngân sách của bạn và đảm bảo rằng bạn vẫn duy trì chi phí hoạt động từ 25-30% cho một sự kiện mới. Một số tổ chức từ thiện sẽ phấn đấu 15-20% tổng chi phí.

• Nhà bảo trợ an toàn để hấp thụ 100% chi phí hoạt động của sự kiện của bạn.