Làm thế nào để lên kế hoạch cho một cuộc họp của công ty

Chúc mừng! Công ty của bạn sẽ tổ chức một cuộc họp cho một nhóm nhân viên được lựa chọn từ tất cả các cấp của công ty. Giám đốc điều hành đã trao cho bạn trách nhiệm của Giám đốc dự án cho sự kiện. Những lời khuyên và kế hoạch dự án mẫu thể hiện một cách mà Người Quản lý Dự án có thể tiếp cận xây dựng kế hoạch dự án cho cuộc họp của công ty hoặc dự án phức tạp tương tự.

Chuẩn bị dự án

Bước đầu tiên của bạn là lên kế hoạch.

Bạn bắt đầu bằng cách thảo luận sự kiện với các bên liên quan. Nếu điều này đã được thực hiện năm ngoái, điều gì đã đúng? Có chuyện gì? Ai quản lý dự án và họ có thể giúp bạn tránh được những sai lầm trong năm nay? Kể từ khi Giám đốc điều hành giao dự án cho bạn, anh / cô ấy muốn gì trong sự kiện? Khi nào sự kiện sẽ diễn ra? Ở đâu? Ngân sách là gì?

Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Đây sẽ là bộ xương mà bạn xây dựng kế hoạch dự án.

Xây dựng đội

Cần những nguồn lực nào khác để làm cho dự án này thành công? Có những người ở các phòng ban khác có thể giúp bạn làm cho sự kiện này thành công? Bạn cần làm gì để có được giúp đỡ? Bạn chỉ cần hỏi hoặc làm bạn cần phải có sự chấp thuận chính thức từ ông chủ của họ? Bạn cần bao nhiêu thời gian từ họ? Bạn cần những kỹ năng cụ thể nào để cung cấp? Ai đó có thể cung cấp kỹ năng đó nếu người bạn muốn không có?

Vì đây là cuộc họp toàn công ty, nhân viên có thể giúp gì?

Bạn có cần sự hỗ trợ từ Bộ phận Dịch vụ không? Còn Vụ Tiếp thị thì sao? Bạn có cần giúp đỡ trong lĩnh vực đó?

Lập kế hoạch Chương trình

Một khi bạn đã biết cuộc họp kéo dài bao lâu, bạn sẽ bắt đầu điền các khoảng thời gian. Bạn có cần một người khai mạc không? Nó sẽ là ai? Bạn sẽ giữ những người tham dự với nhau hoặc bạn sẽ chia họ thành các nhóm nhỏ cho một phần của chương trình?

Bạn sẽ cần bao nhiêu loa khác? Ai sẽ thiết lập các phiên họp nhỏ nếu bạn thoát ra?

Sự kiện này có kéo dài hơn một ngày không? Bạn sẽ kết thúc Ngày đầu tiên như thế nào? Làm thế nào bạn sẽ mở lại vào ngày Thứ hai?

Làm thế nào bạn sẽ kết thúc vào cuối? Bạn có cần một bài phát biểu đóng cửa? Làm thế nào bạn sẽ xử lý hậu cần của những người kiểm tra ra khỏi khách sạn nếu bạn đặt một?

Tìm không gian

Tìm hiểu xem có bao nhiêu người đang đến. Sau đó xác định kích thước của một không gian bạn cần. Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? Có chỗ ở văn phòng công ty hay bạn cần một không gian rộng hơn? Giám đốc điều hành có muốn cuộc họp tổ chức off-site để mọi người có thể tập trung hay muốn giữ nó trong văn phòng để giảm thiểu chi phí không?

Tài sản nào trong khu vực của bạn có thể cung cấp không gian bạn cần? Là một khách sạn gần sân bay một lựa chọn tốt để giảm thiểu thời gian đi lại cho những người đến từ ngoài thị trấn hoặc bạn nên tìm một cái gì đó ra khỏi thị trấn mà sẽ được yên tĩnh?

Các địa điểm khác nhau tính phí cho các cơ sở của họ là gì? Họ bao gồm những gì và bạn sẽ cần phải mua gì và mang theo? Họ sẽ chỉ định một cá nhân cho bạn để làm việc với? Chính sách của họ về chất liệu và con người từ bên ngoài là gì?

Kéo

Sau khi thu thập được câu trả lời cho ít nhất hầu hết các câu hỏi trên, bạn có thể bắt đầu đưa ra kế hoạch dự án.

Hãy nhớ rằng những gì chúng tôi đang trình bày ở đây là danh sách các nhiệm vụ của dự án, cấu trúc phân tích công việc (WBS). Nó không bao gồm bất kỳ phụ thuộc giữa nhiệm vụ hoặc thời hạn. Những người sẽ được thêm vào sau.

Kế hoạch dự án của Công ty Mẫu Dự án

Trong Làm thế nào để Lập kế hoạch Dự án Sử dụng các Công cụ Cơ bản của Quản lý Dự án, chúng tôi thảo luận về tư duy đằng sau việc lập kế hoạch dự án và sử dụng các kỹ năng quản lý dự án trong quá trình lập kế hoạch. Đây là cách dự án cấu trúc phân loại công việc của dự án (WBS) có thể tìm kiếm một dự án để lên kế hoạch cho cuộc họp của công ty:

1. Kế hoạch Dự án Dự án

1. Xác định ngân sách
2. Thảo luận với Giám đốc điều hành để thiết lập các mục tiêu của dự án
3. Liên hệ với Giám đốc Dự án trước đây để biết các mẹo
4. Xác định danh sách các bên liên quan
5. Xác định có bao nhiêu nhân viên hỗ trợ là cần thiết
6. Xác định có bao nhiêu nhân viên sẽ tham dự
7. Liệt kê các địa điểm có thể cho sự kiện > 2. Hãy xây dựng đội ngũ dự án
8. Nhận đại diện từ Marketing
9. Nhận nhân viên từ

xem Mua sẽ chỉ định ai đó giúp đỡ

1. Yêu cầu Susan xử lý tất cả các chi tiết của loa
2. Nhận đại diện từ Cơ sở > Lập kế hoạch nhóm họp dự án
3. 3. Xây dựng Chương trình
4. Kế hoạch 3a Một ngày
5. Đặt thời gian bắt đầu
6. Thiết lập thời gian, bố trí nơi làm việc và nhân sự để đăng ký

Đặt chiều dài buổi sáng

Thiết lập chiều dài phát biểu

1. Cần Lập kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và chiều dài)
2. Sắp xếp làm mới phòng họp trong giờ giải lao (nước, rác …)
3. Dành thời gian nghỉ trưa (thời gian, chiều dài)
4. , Kế hoạch buổi chiều (chiều, người, chiều dài)
5. 3b Kế hoạch Ngày Hai
6. Kế hoạch buổi chiều (chiều dài, số người nói)
7. > Đặt thời gian bắt đầu
8. Đặt chiều dài buổi sáng
9. Tính số người nói cần thiết cho buổi sáng
10. Tuyển dụng
11. Lập kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và chiều dài)
12. Sắp xếp làm mới phòng họp trong suốt (999) Kế hoạch buổi chiều (chiều dài, số lượng người thuyết trình)

Chiêu chào buổi chiều

1. Kế hoạchKết thúc cuộc nói chuyện (thời gian, người, chiều dài)
2. Sắp xếp thời gian kiểm tra với khách sạn
3. 4. Lập kế hoạch không gian
4. Xác định số lượng người tham dự
5. Lập kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi (hàng so với bảng)
6. Tính diện tích cần thiết
7. Điều tra các địa điểm có sẵn với số lượng không gian đó (chi phí, vị trí, dịch vụ đi kèm) > Số lượng người nói mỗi ngày và tổng số
8. Xác định số lượng và loại nhân viên hỗ trợ cần thiết
9. Tìm xem có bao nhiêu người tham dự / nhân viên / nhân viên sẽ cần phòng
10. Đàm phán chi phí và ngày với địa điểm có sẵn
11. Ký hợp đồng với vị trí đã chọn

5.Công bố sự kiện

1. Hoàn thành tất cả các chi tiết với địa điểm sự kiện
2. Bảo đảm người tham dự được thông báo
3. Thông báo cho tất cả các diễn giả về chủ đề và thời gian trình bày / ngày
4. Thông báo cho tất cả nhân viên hỗ trợ về nhiệm vụ và ca
5. Nhận RSVP từ những người tham dự
6. Thông báo cho những người tham dự thay thế nếu cần
7. 6. Theo dõi
8. Nhận bản nháp của tất cả các diễn giả
9. Xem lại bài phát biểu cuối cùng

Nhận thẻ tên cho tất cả người tham dự, người thuyết trình, nhân viên

1. Mua bất kỳ tài liệu và quà tặng cho người tham dự
2. Xác nhận lại với vị trí sự kiện
3. 7. Đánh giá và Đánh giá
4. Gửi cuộc khảo sát sự hài lòng đến tất cả những người tham dự
5. Gửi khảo sát cho tất cả các diễn giả
6. Gửi lời cảm ơn đến tất cả các diễn giả và nhân viên

Tổ chức cuộc họp gần với nhóm dự án

1. > Cơ cấu phân tích công việc của dự án (WBS) ở trên cho thấy một mẫu để lên kế hoạch cho cuộc họp của công ty. Nó chỉ là một phác thảo. Nhóm dự án vẫn cần phải làm việc trên các mặt hàng này và mở rộng trên nhiều mặt hàng này. Ngoài ra, họ cần phải làm việc vào thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, tầm quan trọng tương đối của các nhiệm vụ và mối liên hệ / phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.