Các sự kiện cơ bản Về mẫu W-2

Mẫu W-2 là gì?

Mẫu đơn W-2 là một tuyên bố phải được chuẩn bị bởi chủ lao động mỗi năm cho nhân viên, cho thấy tổng thu nhập của nhân viên, thu nhập An Sinh Xã Hội, thu nhập của Medicare, và thuế liên bang và tiểu bang bị giữ lại từ Nhân viên. Mục đích của mẫu đơn này là cung cấp cho nhân viên những thông tin cần phải có trong mẫu thuế thu nhập của họ. Nó cũng cung cấp cho Cục Quản lý An sinh Xã hội và thông tin IRS để xác minh thu nhập thuế thu nhập của nhân viên.

Khi nào là Mẫu W-2?

Thay đổi quan trọng: Bắt đầu với 2016 báo cáo thuế hàng năm và cho tất cả các năm tiếp theo, các mẫu W-2 và W-3 phải được nộp cho Cục An sinh Xã hội (SSA) trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Vì vậy, đối với khoản thanh toán thuế năm 2017, bạn phải nộp trước ngày 31 tháng 1 năm 2018. Thay đổi này đã được thực hiện nhằm giảm gian lận thuế. Định mức báo cáo thuế hàng năm năm 2018 cho khoản thanh toán thuế năm 2017 cho biết thời hạn chính xác cho năm hiện tại.

Mẫu W-2 phải được cung cấp cho nhân viên chậm nhất vào cuối tháng Giêng, với thông tin từ năm trước. Hạn chót này không thay đổi. Các W-2 phải bao gồm một mẫu chuyển W-3 trừ khi bạn nộp trực tuyến với SSA. Hạn chót nộp ngày 31 tháng 1 áp dụng cho cả bản gửi và gửi trực tuyến cho SSA. Nộp hồ sơ sau thời hạn có thể dẫn đến việc phạt chậm.

Có, bạn phải nộp W-2 cho Sở An Sinh Xã Hội (SSA) theo cùng thời hạn khi bạn cung cấp mẫu cho nhân viên.

Đây là một lý do chính đáng để cung cấp cho nhân viên các biểu mẫu của họ vào đầu tháng Một, vì vậy bạn có thể tìm và sửa lỗi trước khi nộp đơn với SSA.

Các bộ phận của Mẫu W-2

Mẫu W-2 là mẫu đa phần:

• Bản sao A được gửi tới Cục Quản lý An sinh Xã hội. Bản sao A thường được in trên một mẫu màu đỏ có thể quét được khoảng không. Nếu bạn đang nộp một bản sao giấy, bạn chỉ phải sử dụng giấy tờ do SSA cung cấp.
• Bản sao 1 cho thành phố, tiểu bang hoặc địa phương
• Bản sao B là để nộp đơn khai thuế liên bang của nhân viên
• Bản sao C là hồ sơ của nhân viên
• Bản sao 2 là một bản khác cho một thành phố, tiểu bang , hoặc địa phương
• Bản sao D là hồ sơ của chủ nhân.

Tôi có thể lấy Mẫu W-2 ở đâu?

Bạn không thể sao chép mẫu W-2 từ internet. Như đã nói ở trên, Bản sao A của mẫu được in trên giấy đặc biệt. Bạn phải sử dụng các mẫu "chính thức". Bạn có thể lấy mẫu W-2 chính thức từ cửa hàng bản sao, từ một số chương trình phần mềm thuế (tìm kiếm phiên bản doanh nghiệp nhỏ) hoặc từ người chuẩn bị thuế của bạn.

Tôi cần những thông tin nào để hoàn thành mẫu W-2?

Thông tin về doanh nghiệp của bạn

Đối với mỗi W-2, bạn cần phải bao gồm thông tin về doanh nghiệp của bạn:

• Số nhân viên của bạn
• Tên doanh nghiệp của bạn
• Địa chỉ doanh nghiệp của bạn
• Số Thông tin về nhân viên của bạn

Thông tin về nhân viên của bạn

Đối với mỗi nhân viên, bạn cần cập nhật thông tin cá nhân:

• Số An sinh Xã hội hoặc mã số thuế khác < Thông tin về thu nhập của nhân viên
• Tiếp theo, bạn cần thông tin về tổng số tiền lương và khấu trừ cho mỗi nhân viên trong năm qua:
• Tổng số tiền lương, tiền tip, và các khoản bồi thường khác

Tổng số Tiền An Sinh Xã Hội (tối đa cho An Sinh Xã Hội)

Tổng tiền lương của Medicare (cùng với tổng số tiền lương)

• Lời khuyên An Sinh Xã Hội và các lời khuyên được phân bổ
• Thông tin về Các Chương Trình Hưu Trí
• Trong Hộp 12, bạn sẽ cần phải chỉ ra, cho mỗi W-2, nếu mỗi nhân viên tham gia vào kế hoạch nghỉ hưu hoặc kế hoạch không đủ điều kiện với công ty của bạn, nếu nhân viên này là một nhân viên theo luật định, hoặc nếu người đó nhận được tiền lương ốm đau của bên thứ ba.

Thông tin về Các Phúc lợi Đặc biệt Hộp 13 của W-2 yêu cầu thông tin về các khoản khấu trừ cho các chương trình phúc lợi của nhân viên và các khoản khấu trừ khác phải được báo cáo trên tờ khai thuế lợi tức của nhân viên. Các hướng dẫn cho Mẫu W-2 chứa một hướng dẫn tham khảo cho các mã số Hộp 13.

Số kiểm soát (Tùy chọn)

Bạn có thể muốn thêm số kiểm soát nội bộ vào mỗi Mẫu W-2 nếu bạn trả nhiều nhân viên. Bạn có thể tự tạo ra số đó, hoặc phần mềm chuẩn bị biên chế của bạn có thể tạo ra con số này.

Tôi có thể tìm thông tin cho W-2 ở đâu?

Thông tin cho mẫu này đến từ sổ đăng ký lương của bạn, cho thấy tổng số năm cho mỗi nhân viên cho tiền lương và khấu trừ, cùng với các khoản khấu trừ cho các kế hoạch y tế, tài khoản tiết kiệm sức khoẻ và các khoản mục khác. Bạn cũng cần một mẫu W-4 hiện tại cho mỗi nhân viên. Mẫu đơn W-4 được sử dụng bởi nhân viên để cung cấp cho bạn địa chỉ của họ,

Làm thế nào để tôi hoàn thành Mẫu W-2?

Bài viết này về cách hoàn thành mẫu W-2 sẽ hướng dẫn từng bước từng bước một.

Làm cách nào để Gửi Mẫu W-2? Tôi có thể Gửi trực tuyến các Mẫu này?

Bạn gửi mẫu W-2 cho Cục Quản lý An sinh Xã hội (SSA) vào cuối tháng Hai. Có, bạn có thể nộp các mẫu này trực tuyến cho SSA, sử dụng dịch vụ Business Online của họ. Nếu bạn có 250 mẫu W-2 trở lên, bạn phải gửi cho SSA trực tuyến.

Điều gì xảy ra nếu tôi gây ra lỗi trên mẫu W-2?

Trước khi bạn gửi các mẫu này cho nhân viên, hãy kiểm tra các lỗi phổ biến này. Nếu bạn mắc lỗi, bạn có thể dễ dàng sửa lại mẫu đơn và đưa lại mẫu cho người lao động. Nếu sai sót được phát hiện sau khi bạn đã nộp các mẫu đơn này cho Cục An sinh Xã hội, đây là quá trình sửa mẫu. Bạn cũng phải nộp lại mẫu chuyển khoản W-3.