Làm thế nào để điền và nộp mẫu W-3

mẫu W-3 là gì?

Mẫu Mẫu W-3 là mẫu chuyển tiếp được gửi đến Cục An sinh Xã hội (SSA) với tổng thu nhập, tiền lương An Sinh Xã Hội, tiền Medicare và khấu trừ cho tất cả nhân viên trong năm trước. Tiêu đề của mẫu là "Chuyển phát tờ khai lương bổng". Để chuẩn bị một mẫu W-3, bạn phải cộng thêm tiền lương cho tất cả nhân viên trong mỗi loại, từ tất cả các mẫu W-2 của nhân viên và sử dụng tổng số W-2 để hoàn thành mẫu W-3.

Mẫu W-2 là tổng số tiền lương và thuế cung cấp cho nhân viên để họ có thể nộp thông tin này vào tờ khai thuế thu nhập cá nhân.

Khi Phải Nộp Mẫu W-3?

Bạn phải nộp mẫu W-3, cùng với tất cả các mẫu W-2 cho tất cả nhân viên, trước cuối tháng 1, sau năm tính thuế. Vì vậy, ví dụ: nếu bạn chuẩn bị W-2 cho nhân viên cho năm 2016, bạn phải gửi tất cả W-2 cùng với mẫu chuyển nhượng W-3 vào ngày 31 tháng 1 năm 2017.

Hạn chót 31 tháng 1 cũng giống như khi nộp cả hai mẫu giấy tờ và nộp đơn điện tử.

Hạn chót 31 tháng 1 là mới cho năm 2017. Có nghĩa là bạn phải cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên vào ngày này và cũng gửi mẫu W-2 và W-3 cho SSA vào cùng ngày. Bạn nên cung cấp các biểu mẫu cho nhân viên trước đó vào tháng Giêng để có thời gian để sửa lỗi trước khi bạn gửi mọi thứ cho SSA.

Làm cách nào để Nhận Các Mẫu W-3?

Bạn không thể sao chép một mẫu W-3 hoặc in nó ra khỏi Internet, bởi vì mẫu được in bằng mực đỏ đặc biệt.

Bạn phải mua loại W-3 theo yêu cầu của cùng một nơi bạn mua các mẫu W-2, hoặc bạn có thể có bộ xử lý tính lương hoặc người chuẩn bị thuế của bạn hoàn thành các mẫu đơn này.

Làm thế nào để điền mẫu W-3?

Dưới đây là các phần của Mẫu W-3, nếu bạn muốn tự mình làm việc. Cũng kiểm tra các hướng dẫn cho mẫu đơn này.

Thông tin về Người sử dụng lao động. Phần này (a đến h) bao gồm thông tin chung về doanh nghiệp của bạn với tư cách là chủ nhân. Một vài lưu ý:

• Loại người trả tiền. Hầu hết các doanh nghiệp kiểm tra hộp kiểm 941. Biểu mẫu 941 là biểu mẫu tiền lương hàng quý và báo cáo thuế do hầu hết chủ lao động hoàn thành. Các lựa chọn khác bao gồm chủ nhân hộ gia đình và những người khác.
• Loại người sử dụng lao động. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ kiểm tra hộp "không áp dụng". Các hộp khác dành cho các tổ chức phi lợi nhuận và các nhà tuyển dụng chính phủ liên bang.
• Số cơ sở. Phần số cơ sở được cung cấp để người sử dụng lao động có thể xác định các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, theo vị trí, chi nhánh hoặc phòng ban. Nếu bạn xác định số cơ sở, bạn phải tách mẫu W-2 và W-3 cho mỗi cơ sở. Hoặc, bạn có thể kết hợp tất cả các cơ sở và nộp tất cả các mẫu W-2 cùng với một mẫu W-3.

Thông tin về tiền lương và thuế. Phần thứ hai, được đánh số từ 1 đến 19, tương ứng với các phần được đánh số trên Mẫu W-2. Trên mẫu W-3 này, bạn phải cung cấp tổng số cho tất cả W-2 bạn đang gửi.

Thông tin liên hệ của Nhà tuyển dụng. Phần cuối cùng của biểu mẫu này yêu cầu bạn phải cung cấp thông tin liên lạc, bao gồm địa chỉ email.

Khi nào và bằng cách nào Tôi Nộp Mẫu W-3?

Mẫu đơn W-3 phải được gửi cho SSA muộn nhất là vào cuối tháng 2, cùng với Bản Sao A của mẫu W-2 W-2 cho mỗi nhân viên.

Tổng của mỗi hạng mục trên W-3 phải bằng tổng của tất cả các mục này trên tất cả các mẫu W-2 của nhân viên. W-3 cũng bao gồm tổng tiền lương của tiểu bang và khấu trừ cho tất cả nhân viên.

Bạn phải nộp Mẫu W-3, cùng với mẫu W-2 cho tất cả nhân viên, vào ngày làm việc cuối cùng của tháng Hai. Xem bài viết này về biên nhận nộp thuế biên chế cho các thông tin cụ thể về ngày nộp đơn cho năm nay.

Hạn chót để nộp W-2s và W-3 của năm thuế 2016 là ngày 31 tháng 1 năm 2017,

Nếu bạn nộp mẫu W-2 bằng điện tử

Nếu bạn quyết định nộp đơn W-2 cho nhân viên bằng điện tử cho An Sinh Xã Hội, bạn không cần phải biên dịch tất cả các thông tin W-2 và nộp một mẫu W-3.

IRS đề nghị mạnh mẽ rằng bạn cung cấp các mẫu W-2 bằng điện tử cho Cục Quản lý An sinh Xã hội. SSA có hai lựa chọn để nộp đơn điện tử, qua phần Dịch vụ Kinh doanh trực tuyến:

• W-2 Trực tuyến. Bạn có thể sử dụng một mẫu W-3 điền để gửi tối đa 50 mẫu W-2 mỗi lần.

• Tải tệp lên. Bạn có thể sử dụng phần mềm tính thuế biên chế cụ thể để định dạng tệp theo các thông số kỹ thuật của SSA cho Mẫu đơn điện tử W-2 Electronically (EFW2).

Tìm thêm chi tiết về việc nộp đơn điện tử của các mẫu W-2 từ An Sinh Xã Hội.

Nếu tôi gây ra lỗi trên W-3 thì sao?

Nếu bạn có lỗi về W-3, do kết quả tính toán hoặc nếu một hoặc nhiều W-2 không chính xác, bạn sẽ phải nộp một mẫu W-2c và một W-3c với Cục An sinh Xã hội . Đọc thêm về cách sửa lỗi trong các mẫu W-2 và W-3.