Lời khuyên để chuẩn bị trang web sự kiện của bạn trước khi các sự kiện đặc biệt

Chúc mừng! Bạn đã lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch trước sự kiện cho sự kiện đặc biệt của bạn và bây giờ là ngày của sự kiện đó đã đến.

Đây là một giai đoạn quan trọng của quá trình mà mọi người lập kế hoạch sự kiện cần phải chú ý đặc biệt đến - việc trang web sự kiện sẵn sàng để đảm bảo toàn bộ điều sẽ diễn ra mà không có trục trặc.

Đậu xe

Bạn cần đảm bảo rằng trang web của bạn đánh dấu rõ ràng về bãi đỗ xe của sự kiện đặc biệt và những người tham dự đã được gửi email một bản đồ rõ ràng về chỗ đậu xe hiện có, bao gồm các lối vào ưa thích và những khu vực gần gũi nhất với sự kiện của bạn bàn đăng ký.

Đừng quên bao gồm thông tin chi tiết về chỗ đỗ xe có thể tiếp cận.

Mẹo: Nếu không có bãi đậu xe được phân cách rõ ràng cho chỗ đỗ xe có thể vào được, bạn nên tạo khu vực riêng của mình càng gần lối vào càng tốt. Bạn có thể làm điều này bằng hình nón giao thông và băng tai nạn nếu cần.

Nếu chỗ đỗ xe gặp khó khăn, hãy bao gồm các hướng dẫn chi tiết cho đại biểu của bạn và chắc chắn có nhân viên đậu xe hoặc biển báo rõ ràng tại chỗ.

Bảo mật

Nếu bạn định có một đội bảo mật tại chỗ, điều quan trọng là họ biết chính xác nhiệm vụ của họ là gì và bạn mong đợi họ làm gì.

Đảm bảo cung cấp cho họ một bộ hướng dẫn bằng văn bản cho biết các tình huống mà họ dự kiến ​​sẽ can thiệp hoặc quản lý. An ninh có thể nhìn thấy có thể là một "yếu tố thoải mái" chính cho người tham dự tại một sự kiện, ví dụ, nhưng tình trạng an ninh nghiêm trọng có thể bị phản đối nghiêm trọng. Không được tạo ra một ấn tượng tiêu cực - chỉ đối phó với các công ty bảo mật có uy tín và phải kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu tham khảo.

Đăng ký

Số lần hiển thị đầu tiên. Hiệu suất (hoặc cách khác) của quá trình đăng ký sự kiện của bạn sẽ đặt ra âm thanh cho phần còn lại của kinh nghiệm sự kiện của người tham dự của bạn.

Lưu ý rằng nếu quá trình đăng ký của bạn bị hút và các đại biểu của bạn đang đứng xung quanh với thời gian trên tay, và điện thoại di động để bàn tay, có một mối nguy hiểm thực sự họ sẽ chia sẻ kinh nghiệm với các đồng nghiệp của họ hoặc trên các phương tiện truyền thông xã hội.

Dưới đây là một số lời khuyên mà các nhà hoạch định sự kiện có thể sử dụng để giúp bạn giảm thiểu phản hồi tiêu cực ở giai đoạn quyết định quan trọng này:

• Cung cấp đăng ký trước trong những ngày trước sự kiện của bạn. Ý tưởng đơn giản này có thể mất nhiều áp lực trong ngày của sự kiện.
• Nhân viên đăng ký của bạn nên biết sự kiện của bạn ở bên ngoài và có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh nhanh chóng và hiệu quả.
• Cung cấp đồ ăn nhẹ và đồ ăn nhẹ trong khu vực đăng ký và đảm bảo bạn có đủ chỗ ngồi và bàn để mọi người có thể khám phá túi quần áo và thậm chí đợi đồng nghiệp hoặc bạn bè đến.
• Hiển thị hướng dẫn để tải xuống ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động của bạn để đảm bảo rằng các đại biểu có thể bắt đầu lập kế hoạch kinh nghiệm sự kiện của họ.

Âm thanh / Visual

Nói chuyện với người thuyết trình, người thuyết trình và nhà tài trợ của bạn để đảm bảo chắc chắn rằng bạn đã có nhu cầu về thiết bị trình bày được bảo hiểm đầy đủ.

Nếu họ có ý định trình bày các trang trình bày từ máy tính xách tay của mình, hãy đảm bảo rằng tất cả các đầu nối cần thiết đều được đặt đúng chỗ. Bạn nên xem lại những bài trình bày này một vài ngày trước tất nhiên!

Đội của bạn

Có đội ngũ chuyên trách của bạn tiến hành triệt để để đảm bảo tất cả mọi người đã lên đến tốc độ và không có những nghi ngờ hoặc khoảng trống trong những điều họ mong đợi.

Lời khuyên: Tốt nhất nên tổ chức một buổi họp mặt trước hội nghị cho sự kiện đặc biệt ở giai đoạn này, bao gồm cả việc hoàn thành tất cả những gì cần thiết để biến sự kiện thành công.

Hãy suy nghĩ như một người tham dự

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn đặt mình vào vị trí của những người tham dự và xem xét toàn bộ sự kiện từ quan điểm của họ.

Bạn đã bao phủ mọi thứ để làm cho kinh nghiệm của họ trở nên trơn tru và liền mạch nhất có thể? Có bất cứ điều gì có thể gây nhầm lẫn hoặc giải thích xấu? Có những khoảng trống trong thời gian gần đây trong kế hoạch của bạn (chuẩn bị cho việc này)?

Dù có quy mô nào các sự kiện đặc biệt của bạn là gì, 6 mẹo này để chuẩn bị trang web sự kiện của bạn trước khi các sự kiện đặc biệt có thể giúp bạn tham gia, tiếp thị và kết nối mạng. Làm cho sự kiện của bạn thành công bắt đầu với đúng kế hoạch.