Làm thế nào để tận dụng tối đa các sự kiện đặc biệt của tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Không phải Luôn luôn Luôn về Tiền

Một nghiên cứu được trích dẫn rộng rãi bởi tổ chức từ thiện Charity Navigator năm 2007 cho thấy các sự kiện đặc biệt không phải là nguồn tài trợ tốt. Thực tế, theo nghiên cứu này, quỹ từ thiện trung bình dành $ 1. 33 để tăng $ 1 trong sự đóng góp sự kiện đặc biệt.

Nhưng hầu hết các giám đốc phát triển biết rằng các sự kiện đặc biệt có thể phục vụ nhiều mục đích, và có lẽ việc gây quỹ thực tế là ít nhất trong số này.

Stephanie Roth, biên tập viên của

Tạp chí Fundraising,

viết rằng kể từ khi các sự kiện đặc biệt không làm tăng được rất nhiều tiền nhưng mất rất nhiều người-quyền lực và thời gian, điều quan trọng là người gây quỹ dự kiến ​​thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác thông qua các sự kiện của họ. Roth gợi ý rằng các sự kiện đặc biệt tạo ra các khả năng gây quỹ khác thông qua các phương pháp "phụ trợ" để gây quỹ. Trong số các phương pháp này là:

Đóng góp bằng hiện vật như đóng góp lương thực, địa điểm hoặc giải trí. Tại sao lại hữu ích? Các khoản đóng góp bằng hiện vật dễ dàng nhận được từ kinh doanh mà không có mối quan hệ trước. Tuy nhiên, nó có thể là một bước tiến cho các đóng góp khác.

Tài trợ thường được sử dụng để tăng thu nhập từ các sự kiện. Nhà tài trợ trả cho nhiều lợi ích khác nhau như quảng cáo thông qua sự kiện, quảng cáo trong chương trình hoặc biểu trưng công ty được hiển thị nổi bật.

• Phiên đấu giá im lặng cho phép bạn tính tiền cho một sự kiện mà nhiều người có thể đủ khả năng nhưng sau đó mang thêm nhiều khoản tiền hơn thông qua đấu giá.
• Sách về quảng cáo có thể được trao cho khách tham dự. Cuốn sách quảng cáo được tạo thành từ khoản thanh toán và cũng bao gồm thông tin về tổ chức phi lợi nhuận. Triển vọng cho người mua quảng cáo bao gồm doanh nghiệp địa phương, nhà cung cấp, doanh nhân và ngay cả những nhà tài trợ muốn quảng cáo dịch vụ.
• Các sự kiện đặc biệt cũng có thể xây dựng mối quan hệ, giúp các nhà tài trợ tiềm năng cảm thấy có liên quan đến nguyên nhân của bạn. Một sự kiện cung cấp "thời gian mặt" đáng kể với người ủng hộ của bạn, đôi khi tạo bước cho những món quà lớn.
• Sự kiện là cơ hội để mang lại cho các nhà tài trợ mới và giới thiệu họ với tổ chức của bạn. Để làm được điều này, hãy lên kế hoạch cho một sự kiện có sức thu hút rộng rãi của cộng đồng và tính phí vào cửa hợp lý hoặc làm cho nó miễn phí.

Các sự kiện đặc biệt cũng có thể tạo ra rất nhiều sự công khai. Nhân viên PR của bạn sẽ tìm thấy nhiều cách để nhận được từ, từ tờ bướm đến phỏng vấn các phương tiện truyền thông địa phương để truyền thông xã hội. Xây dựng sự hiện diện trong cộng đồng là rất quan trọng để gây quỹ thành công.

• Sử dụng các sự kiện đặc biệt như là một cách để cung cấp kinh nghiệm gây quỹ cho các tình nguyện viên của bạn, Hãy để họ liên lạc với các nhà tài trợ, theo dõi họ, và tương tác với họ trong các sự kiện. Điều này đặc biệt hữu ích cho các thành viên hội đồng quản trị miễn cưỡng yêu cầu các nhà tài trợ trả tiền. Họ có thể có được kinh nghiệm trong cách ít căng thẳng hơn.
• Chi tiết Do Matter
• Có nhiều loại sự kiện đặc biệt như các loại tổ chức phi lợi nhuận và nguyên nhân nhưng kế hoạch cho sự thành công bằng cách tìm ra những gì đã làm việc cho các tổ chức khác. Đừng ngần ngại hỏi bạn bè trong các tổ chức phi lợi nhuận khác chia sẻ lời khuyên của họ thành công. Hãy nhớ rằng thành công là trong các chi tiết. Một số mẹo do các chuyên gia sự kiện đặc biệt cung cấp bao gồm:
• Chụp ảnh của mỗi khách tại sự kiện và sau đó gửi ảnh với lời cảm ơn hoặc chia sẻ trên phương tiện truyền thông xã hội.

Hỏi xem khách hàng có nhu cầu đặc biệt như nhu cầu ăn kiêng trước sự kiện.

Đặt người chào đón chính thức ở ngưỡng cửa cho sự kiện (ví dụ: nếu sự kiện được tổ chức bởi trường học, yêu cầu học sinh chào đón).

• Cung cấp kiểm tra sự kiện hiệu quả.
• Cho mỗi khách một thẻ ghi "Bạn đang ngồi ở bàn # ___. "
• Cung cấp sơ đồ vị trí bàn.
• Cung cấp các đặc ân bàn phản ánh nhiệm vụ của bạn.
• Cung cấp các menu in riêng lẻ liệt kê từng khóa học sẽ được phục vụ.
• Trong chương trình viết của bạn, nhấn mạnh sứ mệnh của bạn và mục đích của sự kiện.
• Bao gồm một lời cảm ơn đặc biệt từ những người sẽ được hưởng lợi từ sự kiện như những người mà bạn phục vụ.
• Khi lên kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy viết kế hoạch của bạn, tạo ra một thời gian, và tuyển những tình nguyện viên có khả năng.
• Nếu Bạn Bán Vé
• Cho dù sự kiện của bạn tao nhã hay vui nhộn, nếu bạn không có người tham dự, nỗ lực của bạn sẽ bị lãng phí. Sự tham gia không phải là thúc đẩy bởi công khai như bán vé.
• Bạn cần rất nhiều giày dép trên mặt đất bán vé. Mặc dù đây là công việc quyến rũ nhất, nhưng nó là điều cần thiết. Tuyển dụng rất nhiều tình nguyện viên vì trung bình hầu hết những người bán vé tình nguyện sẽ bán khoảng 5 vé mỗi người.

Hãy thử các mức giá khác nhau cho vé của bạn. Có phần lớn vé có giá cho tất cả mọi người, nhưng cung cấp vé giá cao hơn mang lại thêm lợi ích.

• Hãy nghĩ đến sự kiện của bạn như là một cam kết dài hạn, nhưng đầu tư vào các công cụ báo cáo và phân tích sẽ cung cấp phản hồi bạn cần để cải thiện sự kiện mỗi lần hoặc để bỏ nó nếu nó không hiệu quả.
  Các sự kiện đặc biệt không phải là cách để kiếm tiền nhiều ngay lập tức, nhưng chúng có thể là một phần của chiến lược tu luyện của người hiến, và để quảng bá công việc của bạn. Chỉ cần sử dụng chúng một cách tiết kiệm và sau đó làm cho chúng thực sự "đặc biệt".