Video: Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả của Ceo quản trị - Ngô Minh Tuấn | Học Viện CEO Việt Nam 2024
Việc tổ chức một sự kiện gây quỹ là một cách tuyệt vời để gây quỹ cho một tổ chức hoặc một nguyên nhân. Các sự kiện huy động gây quỹ nâng cao nhận thức, thúc đẩy sự tham gia của cộng đồng và cung cấp một sự kiện thú vị tập hợp tất cả trong khi gây quỹ vì một lý do chính đáng. Lập kế hoạch một sự kiện gây quỹ - cũng giống như lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào khác - cần thời gian, tổ chức và sự sáng tạo.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện gây quỹ
Làm theo hướng dẫn dễ dàng để lập kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ.
1. Mục tiêu là gì?
Trước khi bắt đầu với bất kỳ kế hoạch sự kiện thực tế nào, trước tiên hãy quyết định mục tiêu của bạn là gì cho sự kiện gây quỹ của bạn. Hầu hết các sự kiện gây quỹ đều có nhiều mục tiêu. Mục tiêu có thể là để đạt được sự công khai, nâng cao nhận thức, mở rộng mạng lưới hiện có, hoặc thưởng cho những người tình nguyện vì những nỗ lực của họ, tất cả trong khi kiếm tiền tại sự kiện. Biết kết quả mong muốn là gì để bạn có thể thiết kế một sự kiện đáp ứng được mục tiêu đó.
2. Bạn có thể huy động được bao nhiêu tiền?
Làm thế nào để bạn biết liệu sự kiện gây quỹ của bạn có thành công hay không nếu bạn không có mục tiêu gây quỹ? Thiết lập mục tiêu gây quỹ rõ ràng và có thể đo đếm được. Mục tiêu nên đạt được nhưng cũng hơi xa tầm tay. Điều này sẽ cung cấp thêm động lực cho những người tham gia vào sự kiện - và đối tượng mục tiêu của bạn - để phấn đấu để đạt được mục tiêu gây quỹ.
Theo dõi tiến trình gây quỹ bằng các chỉ số và công khai hóa tiến trình sử dụng phương tiện truyền thông xã hội và các kênh tiếp thị khác.
Khuyến khích mạng lưới gây quỹ của bạn đóng góp để giúp bạn đạt được mục tiêu. Hãy ghi nhớ mục tiêu này là số tiền còn lại sau khi tất cả các chi phí sự kiện được thanh toán.
3. Thiết lập Ngân sách Sự kiện
Với mục đích gây quỹ của bạn, hãy thiết lập ngân sách sự kiện của bạn. Lập danh sách đầy đủ các chi phí liên quan đến việc tổ chức sự kiện gây quỹ này.
Chi phí cho thuê
- Dịch vụ ăn uống
- Cho thuê thiết bị
- Chi phí nhân sự
- Lời mời
- Giải trí (khách mời, nhạc sĩ)
- Đồ trang trí
- Giao thông vận tải
- Nhân viên an ninh
- Ngân sách của bạn phải phản ánh tất cả chi phí đã biết và bao gồm một khoản chi phí không lường trước được. Để đáp ứng mục tiêu gây quỹ của bạn, số tiền huy động tại sự kiện phải vượt quá tất cả các chi phí.
4. Biết đối tượng mục tiêu của bạn
Để có hiệu quả thị trường một sự kiện - cho dù đó là một quỹ gây quỹ, hội họp, hoặc một lễ hội - trước tiên bạn cần phải xác định ai là đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn đang cố gắng để tiếp cận các chuyên gia trẻ, những người sẽ nắm lấy nguyên nhân của bạn? Sự kiện gây quỹ của bạn có dành cho công chúng và ai có thể tham dự không? Có lẽ đối tượng mục tiêu của bạn là những chủ doanh nghiệp nhỏ, những người sẽ đóng góp phần trăm doanh thu của họ cho nguyên nhân của bạn.Hãy nghĩ về người mà bạn đang cố gắng tiếp cận để bạn có thể điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị của mình.
5. Tiếp cận cộng đồng
Khi lập kế hoạch một sự kiện gây quỹ, hãy suy nghĩ về mạng lưới cộng đồng địa phương của bạn trong những nỗ lực tiếp cận của bạn. Tiếp cận các doanh nghiệp địa phương để yêu cầu sự trợ giúp của họ trong việc cung cấp một số thành phần sự kiện hoặc không mất chi phí. Ví dụ: hãy xem xét quyên góp cho các mục sau:
Cho thuê ghế
- Cho thuê lều
- Đồ trang trí
- Thực phẩm và ăn uống
- Âm nhạc hoặc DJ
- Nhãn hiệu
- Siêu thị địa phương có thể tặng nước đóng chai cho khách. Máy in địa phương có thể tặng bảng hiệu. Đổi lại mức độ tham gia của họ, cung cấp việc quảng cáo doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dưới hình thức liệt kê các doanh nghiệp bằng các tài liệu in ấn hoặc biển báo tại sự kiện.
Lợi ích của việc tiếp cận cộng đồng này rất nhiều. Tổ chức của bạn nhận tài liệu hoặc dịch vụ miễn phí hoặc giảm chi phí, giúp giảm chi phí. Những doanh nghiệp địa phương trở thành một phần của mạng lưới của bạn, và sự hỗ trợ của họ sẽ thúc đẩy sự kiện của bạn với khách hàng.
Tiếp cận các nhóm từ thiện khác để được giúp đỡ, chẳng hạn như các tổ chức thanh niên địa phương, nhóm hướng đạo, hoặc các câu lạc bộ dịch vụ cộng đồng tại các trường học địa phương. Họ có thể hỗ trợ thiết lập, dọn dẹp, phân phối hàng hoá tại sự kiện và hơn thế nữa.
6. Tạo Ủy ban Chủ nhà
Thông thường, các sự kiện gây quỹ có một ủy ban chủ nhà. Các thành viên ủy ban này nên cam kết với sự nghiệp và sự kiện, và cũng là những nhà tài trợ lớn sẽ khuyến khích người khác đóng góp tài nguyên của họ. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những người nổi tiếng địa phương thường phục vụ trong các ủy ban chủ nhà. Vai trò của họ không phải là một trong kế hoạch sự kiện; thay vào đó, nó là làm việc để giúp bạn đạt được các mục tiêu gây quỹ của bạn.
7. Sự kiện Sự kiện công khai
Một khi ngày sự kiện được thiết lập và đối tượng mục tiêu đã chọn, đây là lúc làm việc với sự kiện công khai. Phát triển một kế hoạch tiếp thị / tiếp thị công khai cho sự kiện gây quỹ - một chương trình riêng biệt với kế hoạch sự kiện gây quỹ của bạn. Bao gồm một thời gian để thông báo và gửi đi các tài liệu, cũng như các phương pháp phân phối có sẵn. Điều này có thể bao gồm:
Lời mời gửi thư đến sự kiện
- Chiến dịch tiếp thị qua thư trực tiếp
- Các cuộc họp xã hội có đại diện của ủy ban chủ nhà
- Sự hiện diện trực tuyến (trang web của tổ chức, Facebook, Twitter, vv.)
- tiếp cận mạng lưới gây quỹ của tổ chức
- Phát triển cộng đồng địa phương
- Báo địa phương và các ấn bản trực tuyến
- Ủy ban chủ nhà kinh doanh và mạng xã hội
- Làm cho chiến dịch quảng cáo của bạn được ưu tiên. Nếu không có tiếp thị hiệu quả, sự kiện đó - cũng như các nguyên nhân từ thiện - sẽ không được chú ý, và mục tiêu gây quỹ sẽ không được đáp ứng.
8. Định dạng cho Bán vé
Là một phần của kế hoạch sự kiện gây quỹ của bạn, hãy bao gồm phương thức bán vé và phân phối. Quyết định bán vé như thế nào, khi nào chúng sẽ được bán, và liệu chúng sẽ được phân phối trước sự kiện hay có sẵn để đón tại cửa của sự kiện.Xác định xem sẽ có một khoản tiền cước cố định cho sự kiện hay mức đóng góp khác nhau, chẳng hạn như một mức giá khác nhau để vào khu vực V. I. P. hoặc lễ tân đặc biệt.
Đồng thời, tạo một phương pháp tổ chức bán vé, cũng như cách thông tin cá nhân từ những vé mua đó sẽ được thêm vào danh sách liên lạc gây quỹ của bạn. Thông tin liên lạc này là một phần có giá trị trong nỗ lực tiếp thị trong tương lai của bạn.
9. Đừng quên "Thank You"
Không nên mắc sai lầm tốn kém khi không cảm ơn các nhà đóng góp sự kiện, nhà tài trợ sự kiện và tình nguyện viên của bạn. Dành thời gian để gửi các ghi chú cá nhân cho tất cả những người tham gia vào sự kiện gây quỹ của bạn. Cám ơn nhân viên phục vụ ăn uống cho sự tham gia tài trợ của họ trong sự kiện và cho việc cung cấp thực phẩm sao. Cảm ơn tình nguyện viên scout vì đã dành thời gian và công sức để giúp họ lập lều. Cảm ơn các nhà cung cấp đã cung cấp cho thuê rất nhiều cần thiết với giá giảm. Bạn có ý tưởng.
Sách Lập kế hoạch phi sự kiện cho các nhà hoạch định sự kiện của công ty
Letitia Hướng dẫn về nghi thức cổ điển của Baldrige , Hướng dẫn hoàn chỉnh mới về cách quản lý, là một trong những điều nên được trong mỗi cuộc họp và kế hoạch tổ chức sự kiện của bookshelf.
Sáng kiến APEX đã thay đổi kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty như thế nào
Sáng kiến APEX là lần đầu tiên cung cấp ngành chấp nhận thực tiễn để nâng cao hiệu quả. Đây là những công cụ được thiết kế để giúp các nhà hoạch định sự kiện.
Làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ thành công Walk
Tìm kiếm một ý tưởng gây quỹ mới để kiếm tiền vì lý do của bạn? Xem xét một sự kiện đi bộ gây quỹ. Tìm hiểu từ thành công của Y-ME với hướng dẫn này.