Sáng kiến ​​APEX đã thay đổi kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty như thế nào

Một trong những yêu cầu phổ biến nhất giữa các nhà hoạch định sự kiện và tổ chức sự kiện của công ty là dành cho phần mềm lập kế hoạch sự kiện được chuẩn hóa để hỗ trợ truyền thông giữa các chuyên gia trong ngành và hiệu quả tổng thể. Mặc dù một hệ thống hoặc phần mềm đã được chuẩn hóa hoàn chỉnh và chưa được thông qua trong toàn ngành, Hội đồng Công nghiệp Công ước (CIC) đã đưa ra một sáng kiến ​​cung cấp một số hướng đi cho các nhà hoạch định sự kiện, các chuyên gia về ngành công nghiệp và cuối cùng là các nhà phát triển phần mềm lập kế hoạch sự kiện trên toàn quốc. cái được gọi là APEX.

- Một trong những sáng kiến ​​của Hội đồng Công ước Công ước (CIC) đã được đưa ra để đoàn kết toàn bộ các cuộc họp, hội nghị, và triển lãm để phát triển và thực hiện các tiêu chuẩn

tự nguyện

cho phần mềm lập kế hoạch sự kiện và các công cụ khác. Mặc dù tính chất tự nguyện của nó, nó là một trò chơi thay đổi trong ngành công nghiệp. Hơn 2, 500 thành viên ngành công nghiệp ở 60 thành phố trên khắp Hoa Kỳ và Canada đã tham gia vào các cuộc thảo luận thực tế và hơn 350 chuyên gia trong ngành đã tham gia vào tình nguyện viên từ năm 2001. Thông qua hợp tác, những người tham gia vào APEX mong muốn xác định các thực tiễn được chấp nhận trong toàn ngành, sẽ xác định các tiêu chuẩn cho phần mềm lập kế hoạch sự kiện và các công cụ khác. Sáng kiến ​​này cuối cùng đã phát triển thành công cụ lập kế hoạch sự kiện của APEX, bao gồm một loạt các tài nguyên cho các nhà lập kế hoạch sự kiện và tiếp tục phát triển phần mềm lập kế hoạch sự kiện mới. Trở lại năm 2001, sáng kiến ​​của APEX là nỗ lực duy nhất để thúc đẩy phát triển các tiêu chuẩn cho công cụ lập kế hoạch sự kiện. Cuối cùng, nó dẫn đến việc phát triển các công cụ, mẫu và nguyên tắc thực tiễn tốt nhất mà nhiều nhà hoạch định sự kiện vẫn sử dụng ở một số hình thức hiện nay. Tất cả các tài nguyên vẫn có sẵn để sử dụng trực tuyến hoặc có sẵn để tải xuống trong các định dạng Microsoft Word của PDF.

Tất cả các công cụ đều có sẵn miễn phí.

Công Cụ Trực tuyến của APEX

Công cụ trực tuyến tương tác này là tài liệu tham khảo toàn diện cho thuật ngữ, thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng trong suốt cuộc họp và sự kiện. Nó tạo ra một nguồn lực tuyệt vời để đảm bảo sự nhất quán của các điều khoản và vẫn chứng tỏ là một công cụ đào tạo hữu ích cho nhân viên mới.

Bản mẫu của ESG (Sự kiện Hướng dẫn Kỹ thuật)

Các nhà hoạch định sự kiện đã sử dụng thuật ngữ "resume" để tham khảo các thông số của cuộc họp. Từ viết tắt ESG (viết tắt của hướng dẫn về đặc điểm sự kiện) thay thế thuật ngữ này sau khi APEX khởi chạy bằng một công cụ chuẩn để sử dụng trong việc chuẩn bị và chia sẻ hướng dẫn hoàn chỉnh và chi tiết cho các sự kiện ở mọi quy mô.

APEX Housing & Registration

1. Các thực tiễn được chấp nhận này được xây dựng để thu thập, báo cáo và lấy dữ liệu về nhà và đăng ký hoàn chỉnh cho các cuộc họp, hội nghị, và các sự kiện khác. Nó cũng chứng tỏ là một nguồn lực để giải quyết các vấn đề nhà ở như nhà cung cấp nhà ở, vấn đề internet, nhà ở quốc tế và công bố thông tin.
   Mẫu báo cáo PER (Báo cáo sau sự kiện)
2. Thay thế các báo cáo "lịch sử" cũ, Báo cáo sau sự kiện hoặc PER vẫn là định dạng được chấp nhận của ngành công nghiệp sự kiện và hội họp để thu thập, lưu trữ và chia sẻ bài đăng chính xác và triệt để - báo cáo dữ liệu về các sự kiện của tất cả các loại (mặc dù các phiên bản mới tồn tại trong các chương trình khác nhau). Cùng với báo cáo do CIC xuất bản cùng với các đại diện của APEX và Hiệp hội Du lịch Kinh doanh toàn cầu (GBTA), CIC vẫn cung cấp các định dạng RFP chuẩn nhằm giải quyết các thông tin cốt lõi và độc nhất nhu cầu cho một loạt các yêu cầu RFP khác nhau bao gồm: công ty quản lý nghe nhìn, công ty quản lý điểm đến, nhà thầu dịch vụ, cơ sở duy nhất, vận chuyển, lịch trình chức năng và thiết lập chức năng. Các mẫu này làm cho việc tìm kiếm thông tin phù hợp dễ hơn, so sánh phản hồi và đưa ra các quyết định sáng suốt.
   Tài nguyên và Phần mềm Lập Kế hoạch Sự kiện
3. Mục đích của sáng kiến ​​APEX của Hội đồng Công ước là thay đổi về cách thức các nhà chuyên nghiệp truyền thông qua các cuộc họp và sự kiện từ các nhà hoạch định sự kiện tới nhà cung cấp, các nhà cung cấp, nhà thầu và các chuyên gia dịch vụ sự kiện khác.
   Trước APEX, các nguyên tắc chuẩn, các phương pháp hay nhất, và cuối cùng là các công cụ trực tuyến và các nguồn lực, truyền thông là thách thức chính cho các chuyên gia trong ngành.
4. Rất nhiều điều đã thay đổi kể từ đầu những năm 2000. Mặc dù ý tưởng cho APEX và những mục tiêu này bắt đầu vào đầu năm 1997, và CIC tập trung chủ yếu vào giai đoạn khái niệm giai đoạn 2000-2004 chờ đợi để khởi động cho đến năm 2004 và 2005. Kể từ khi ra mắt các tiêu chuẩn và công cụ APEX, nhiều nguồn lực và sự kiện khác phần mềm lập kế hoạch đã được phát triển, nhưng không có cơ quan nào cai trị CIC trong việc kê toa các tiêu chuẩn thực hành công nghiệp.