Tránh 8 sai lầm này khi lên kế hoạch Sự kiện gây quỹ

Sự kiện gây quỹ là một cách tuyệt vời để gây quỹ và nhận thức về nguyên nhân của bạn. Đáng buồn thay, có khá nhiều sự kiện gây quỹ bị mất tiền hoặc chỉ bao phủ chi phí của họ.

Tuy nhiên, đừng lo lắng - chúng tôi đã tập hợp lại tám sai lầm hàng đầu mà hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận tạo ra, những sai lầm dẫn đến thiệt hại hơn là lợi nhuận.

8 sai lầm khi hoạch định các sự kiện gây quỹ

Chúng tôi sẽ đề cập đến tám lỗi này và đưa ra lời khuyên hữu ích để khắc phục từng lỗi.

1. Chờ quá dài để bắt đầu Lập kế hoạch Sự kiện.
2. Không Chọn Chủ đề cho Quỹ Fundraiser.
3. Các sản phẩm có thương hiệu trước đây tại sự kiện của bạn.
4. Xấu hổ với yêu cầu tài trợ.
5. Chọn không phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn.
6. Làm cho Người tham dự Sự kiện gây quỹ Chờ.
7. Không yêu cầu một khoản đóng góp từ những người tham dự.
8. Quên cảm ơn các nhà tài trợ duyên dáng của bạn.

Bây giờ, chúng ta hãy đi xuống kinh doanh và đưa ra các giải pháp cho mỗi lỗi:

1. Đang đợi quá lâu để bắt đầu Lập kế hoạch Sự kiện.

Sai lầm đầu tiên là một sai lầm tân binh. Nó rất dễ thực hiện. Và dễ dàng để tránh. Hãy trung thực. Chúng tôi đã có mặt ở đó; chúng ta đã đánh giá quá cao khả năng của mình và đánh giá thấp những khó khăn của sự kiện và những thách thức ẩn giấu. Vì vậy, chúng tôi đã đợi cho đến khi chỉ còn vài tháng trước khi chúng tôi muốn tổ chức một sự kiện để kết hợp với nhau.

Chờ đến phút cuối không đem lại lợi ích cho bất cứ ai, nhất là tất cả các tổ chức của bạn.

Làm thế nào làm bạn quyết định khi nào thời điểm thích hợp để bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện?

Nó bắt đầu với việc xác định các mục tiêu gây quỹ của bạn. Trước tiên bạn phải tự hỏi mình, "Chúng ta hy vọng gì để đạt được với sự kiện này? "

Câu trả lời sẽ cung cấp cho bạn một phạm vi cho sự kiện gây quỹ của bạn. Nếu bạn muốn tăng hàng ngàn đô la cho một dự án cụ thể, bạn biết rằng bạn sẽ phải đặt thêm nhiều giờ để chuẩn bị cho nó.

Tuy nhiên, nếu bạn không có một mục tiêu cụ thể, bạn có thể muốn xác định một cái trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình.

Cuối cùng, mục tiêu của bạn là sẽ giữ gìn các quyết định còn lại của bạn.

Sau khi bạn đã xác định mục tiêu và xác định phạm vi của sự kiện, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu thời lượng mỗi loại sự kiện có thể xảy ra (Ví dụ: lên kế hoạch bán đấu giá im lặng có thể lên đến 9-12 tháng!) .

Không có quy tắc cứng và nhanh, thật không may, khi bạn chọn thời gian để bắt đầu lập kế hoạch. Tuy nhiên, bạn dành nhiều thời gian hơn cho mình, bạn sẽ phải thở nhiều hơn và sửa chữa bất cứ ổ gà nào mà bạn gặp trên đường đi.

Cách khắc phục đơn giản: Hãy dành ít nhất 6-12 tháng để lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện gây quỹ nào.Khi nghi ngờ, tốt hơn là cho phép nhiều thời gian hơn bạn nghĩ bạn sẽ cần.

2. Không Lựa chọn chủ đề cho Quỹ Fundraiser.

Cuối cùng, một chủ đề chỉ đơn giản là một ý tưởng thống nhất. Đó là những gì mang lại tất cả những nỗ lực của bạn với nhau dưới cùng một chiếc ô. Hầu hết mọi người xem một chủ đề là một cái gì đó dọc theo dòng "Dưới biển" hoặc "Las Vegas Casino Night. "Trong sự thật, đó là những chủ đề tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng không phải là ý tưởng tốt nhất có thể cho mục đích của bạn.

Nếu bạn muốn quyên góp tiền từ các nhà tài trợ, chủ đề của bạn phải đến từ một nơi trung thực. Nó phải có một số ý nghĩa đằng sau nó.

Điều đó đang được nói, một chủ đề truyền thống có thể được làm lại để đáp ứng các tiêu chí đó. Giả sử ví dụ, năm nay là năm mà bạn đang có kế hoạch phát triển đáng kể. Bạn muốn truyền thông tin này cho người tham dự sự kiện của bạn. Nhưng bằng cách nào? Với một chủ đề vui vẻ, tất nhiên!

Hãy tưởng tượng điều này: không gian tổ chức bữa ăn tối gây quỹ mà cảm thấy như một rừng thực, đầy cây cối và động vật hoang dã, và tốt nhất của tất cả, khả năng. Bạn đoán nó! Chủ đề là "Grow With Us. "

Các chủ đề tốt nhất là những chủ đề tăng gấp đôi so với kích thích và kích thích tư duy.

Hãy nhớ rằng, chủ đề bạn chọn sẽ gửi một thông điệp tiềm thức đến người tham dự của bạn, vì vậy hãy chọn một cách khôn ngoan!

Cách khắc phục đơn giản: Bất kể quỹ quyên góp nào bạn đang lên kế hoạch, nó sẽ không bao giờ làm tổn thương nó bằng một chủ đề vui nhộn. Chọn một chủ đề hấp dẫn, có ý nghĩa và chạy với nó!

Có hàng tá ý tưởng sự kiện và chủ đề cần xem xét.

3. Các sản phẩm có thương hiệu trước đây tại sự kiện của bạn.

Có thể dễ dàng loại bỏ sản phẩm như là một phần của sự kiện gây quỹ của bạn. Họ có vẻ như là một chi phí thêm mà không có rất nhiều lợi ích thêm.

Tuy nhiên, sự thật là: lợi tức đầu tư (ROI) trên các sản phẩm gây quỹ là thiên văn.

Nếu bạn nghĩ về nó, việc có một sản phẩm có thương hiệu mà những người tham dự sự kiện của bạn có thể mặc hoặc nhấm nháp trong vài năm tới hầu như là vô giá. Đó là quảng cáo của các nhà tài trợ của bạn!

Hơn nữa, người tham gia sự kiện của bạn có thể mặc áo sơ mi hoặc uống từ chai nước với tên của tổ chức của bạn nổi bật hiển thị trên đó (cộng với tên của nhà tài trợ của bạn) trong những năm tới. Nếu họ sử dụng sản phẩm đó trong năm năm, đó là vô số cơ hội quảng cáo.

Hàng trăm bạn bè, thành viên trong gia đình và người quen có thể đọc thông báo trên áo sơ mi hoặc chai nước và hỏi, "Tổ chức đó là gì? "Với bất kỳ may mắn nào, nó sẽ gợi cảm hứng cho họ, và những người bạn và thành viên trong gia đình sẽ tham gia vào tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Việc gây quỹ cho sản phẩm là một tình huống đôi bên cùng có lợi.

Bạn có thể nghĩ, "Thế còn overstock thì sao? Chúng tôi làm gì về tất cả các tính năng bổ sung mà chúng tôi đã ra lệnh? "Rốt cuộc, một chiếc áo phông cần được đặt hàng với nhiều kích cỡ.

Tuy nhiên, crowdfunding sản phẩm của bạn giải quyết được overstock (và các vấn đề kích thước). Trong trường hợp của Áo phông, mỗi người tham gia có thể chọn ra kích thước, phong cách và màu sắc của họ trước thời hạn. Bằng cách đó, bạn không bao giờ có bất kỳ extras nằm xung quanh, và tất cả mọi người được chính xác những gì họ muốn.

Thông qua một nền tảng crowdfunding, mỗi người tham dự có thể chọn các mặt hàng khuyến mại mà họ muốn, đặt hàng, và sản phẩm đó sẽ được chuyển trực tiếp đến họ.

Cách khắc phục đơn giản: Nếu bạn chưa có, hãy chắc chắn rằng bạn đưa sản phẩm có thương hiệu vào chiến lược sự kiện của bạn. Việc gây quỹ cho sản phẩm không chỉ là những chiếc T-shirt tuyệt vời. Có hàng tá ý tưởng sản phẩm để lựa chọn.

4. Fumbling Với Tài trợ Hỏi.

Không có bí mật: đằng sau những sự kiện gây quỹ lớn nhất có ít nhất một nhà tài trợ lớn. Sự cố mà nhiều tổ chức phi lợi nhuận gặp phải là việc thiết lập yêu cầu ban đầu. Nó là lúng túng để yêu cầu một doanh nghiệp tài trợ cho một sự kiện, cũng như nó là xấu hổ để yêu cầu bất cứ ai cho tiền. Nó không đến tự nhiên.

Tuy nhiên, bạn phải nghĩ về nó theo cách này: tài trợ không phải là tiền mà không có gì; họ là một thỏa thuận hợp tác. Bạn có một cái gì đó mà mọi kinh doanh ý thức kinh doanh muốn. Bạn có một nguyên nhân xứng đáng.

Nghiên cứu thị trường đã chỉ ra rằng hơn 70% số người sẽ chuyển thương hiệu sang một doanh nghiệp ủng hộ một nguyên nhân tốt. Hơn nữa, đa số áp lực của người dân cũng sẽ đánh giá cao bất kỳ sản phẩm hoặc công ty liên kết với một tổ chức phi lợi nhuận có uy tín.

Đơn giản và đơn giản, tiếp thị gây ra những điều đáng kinh ngạc cho bất kỳ doanh nghiệp.

Vì vậy, tại sao rất khó để yêu cầu? Đó là do thiếu nghiên cứu. Để thực hiện tốt nhất yêu cầu, bạn phải biết những gì bạn đang nói về, người mà bạn đang nói đến, và những gì chính xác bạn phải cung cấp.

Bước đầu tiên là mở rộng ra bất kỳ kết nối nào bạn có trong kinh doanh. Có ai đó bên trong giúp làm rõ mục tiêu của công ty là gì.

Nếu bạn chưa có bất kỳ kết nối bên trong nào, đừng lo lắng. Bạn luôn có thể liên lạc với ai đó và tấn công một cuộc trò chuyện thân mật. Một cuộc phỏng vấn thông tin, nếu bạn muốn.

Mục tiêu tiếp theo là tìm ra mục tiêu tiếp thị tiềm năng của nhà tài trợ là gì. Họ muốn gì từ một tổ chức phi lợi nhuận như của bạn? Liệu nó có tiếp xúc với khán giả của bạn? Ngoài ra, liệu nó có liên quan đến liên kết với một lý do chính đáng không?

Một khi bạn đã biết tất cả những điều đó, bạn có thể xác định bạn phải thương mại gì để được bảo trợ.

Có tất cả những thông tin trên tay ngăn cản sự lúng túng của yêu cầu.

Hơn nữa, vào cuối ngày, một nhà tài trợ tiềm năng có thể hưởng lợi từ sự hợp tác của tổ chức bạn.

Cách khắc phục đơn giản: Tiến hành nghiên cứu đầy đủ trước thời hạn để đảm bảo rằng bạn biết chính xác yêu cầu những nhà tài trợ tiềm năng của bạn - và những gì để cung cấp cho họ.

5. Chọn không phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn.

Khi bạn đang thực hiện danh sách khách mời tham dự sự kiện (và kiểm tra nó hai lần), bạn có thể tự hỏi, "Ai có nhiều khả năng cho một món quà đáng kể sau sự kiện này? "Đó là một câu hỏi tuyệt vời!

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dừng lại khi cân nhắc, bạn có thể thiếu một số cơ hội tuyệt vời để trả lời câu hỏi của bạn. Hành động đúng đắn là tìm hiểu thêm về người ủng hộ của bạn và sau đó phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn cho phù hợp.

Bạn có thể đạt được bước đầu tiên bằng cách tiến hành nghiên cứu khách hàng tiềm năng.

Có nhiều cách bạn có thể thực hiện để sàng lọc và đánh giá nhà tài trợ của bạn. Bạn có thể DIY và cố gắng lượm lặt thông tin từ internet.

Hoặc bạn có thể thuê một nhà nghiên cứu tiềm năng hoặc một nhà tư vấn. Bạn cũng có thể gửi danh sách nhà tài trợ của mình tới một công ty kiểm tra nghiên cứu tiềm năng.

Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy để thông tin bạn thu thập được từ nghiên cứu của bạn thông báo cho quyết định phân khúc của bạn. Ví dụ như, bạn tiến hành một số nghiên cứu triển vọng và thấy rằng bạn có một vài nhà tài trợ sẽ là ứng cử viên tuyệt vời cho những món quà lớn.

Bạn sẽ muốn phân đoạn cơ sở dữ liệu của mình để nhấn mạnh rằng những nhà tài trợ này có thể đóng góp đáng kể cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Có kiến ​​thức đó cũng có thể thông báo cách bạn sắp xếp các bảng xếp hạng sự kiện gây quỹ.

Ngoài ra, nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận với những người tham dự cá nhân. Một số người tham gia có thể yêu cầu tiếp xúc cá nhân (gọi điện thoại chứ không phải là email) để mời họ tham dự sự kiện của bạn.

Nếu không có nghiên cứu đó và chia tách các nhà tài trợ của bạn thành những phân loại có ý nghĩa, bạn có thể đã tiêu tốn quá nhiều năng lượng cho những người tham dự không có khả năng cung cấp. Tệ hơn nữa, bạn có thể đã bỏ qua những người ủng hộ quan trọng! May mắn thay, bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của việc đào bới một chút trước thời hạn.

Khắc phục đơn giản: Tiến hành nghiên cứu khách hàng tiềm năng và phân đoạn cơ sở dữ liệu của bạn trước sự kiện, vì vậy bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội để quản lý một nhà tài trợ tiềm năng lớn.

6. Làm cho Người tham dự sự kiện gây quỹ Chờ.

Đây là một sai lầm tân thời khác, thật không may, nhiều tổ chức phi lợi nhuận thực hiện khi họ đang thiết lập một sự kiện gây quỹ.

Khi họ nói, "Bạn bị mất hàng ngàn đô la mỗi phút trước 9 giờ tối. "Nghĩa là, gửi bạn về nhà trước chứ không phải là muộn.

Những người tham dự sự kiện gây quỹ không muốn bị giam giữ mãi mãi. Họ có cuộc sống và trẻ em và công việc, và họ không muốn dành sáu giờ tại sự kiện của bạn, dù nó tuyệt vời như thế nào.

Thật ra, người ủng hộ của bạn yêu thích tổ chức của bạn. Họ sẽ không xuất hiện tại buổi gây quỹ của bạn hoặc tìm cách để tặng cho bạn nguyên nhân khác.

Tuy nhiên, không có nghĩa là bạn có thể giữ sự chú ý của họ mãi mãi.

Chắc chắn, có rất nhiều cách để gia tăng sự kiện gây quỹ tiếp theo của bạn, nhưng ngay cả "sự kiện chính" hấp dẫn nhất cũng không thể biện minh cho một cuộc gây quỹ kéo dài nhiều giờ hơn dự kiến.

Khi nghi ngờ, sẽ không bao giờ làm mất một sự kiện tốt chút ngắn.

Bạn có thể muốn giữ thời gian tốt nhất lăn, nhưng lấy một trang ra khỏi Playbook Beatles ', và bỏ thuốc lá trong khi bạn đang đi trước.

Cách khắc phục đơn giản: Giữ các sự kiện gây quỹ của bạn ngắn, ngọt, và-to-the-point. Bạn luôn muốn để khách hàng của bạn muốn nhiều hơn nữa!

7. Không yêu cầu một khoản đóng góp từ người tham dự.

Điều này có thể là không có trí tuệ, và bạn có thể tự hỏi tại sao nó là ngay cả trong danh sách này. Tuy nhiên, để nói với bạn sự thật, hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận không bao giờ ra ngoài và nói những gì họ muốn.Họ không bao giờ thực sự yêu cầu cho các khoản đóng góp, ngay cả khi họ nghĩ rằng họ có.

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận sẽ nhún vai và nói, "Tôi đã yêu cầu hỗ trợ! "Trong tất cả sự trung thực, điều đó không đủ. Nếu bạn không bao giờ yêu cầu người ủng hộ của bạn đóng góp, nếu bạn không bao giờ cụ thể về nhu cầu của bạn, làm thế nào bạn có thể mong đợi họ đi qua cho bạn?

Cách tốt nhất để khắc phục sự khác biệt này là tìm hiểu những chi tiết cụ thể trong sự kiện gây quỹ của bạn.

Nói với người tham dự tất cả về mục đích cao cả và nguyện vọng của bạn. Hãy để họ vào kế hoạch cho các sáng kiến ​​sắp tới của bạn.

Họ rất có thể tò mò về các dự án mà bạn dự định giải quyết. Hơn nữa, họ muốn biết làm thế nào họ có thể giúp đỡ - làm thế nào họ có thể nhận được ở trên tầng trệt của công việc tốt mà bạn đang theo đuổi.

Vậy hãy hỏi họ!

Yêu cầu nhà tài trợ giúp đỡ họ. Nói với họ rằng đóng góp của họ là quan trọng và mỗi đồng đô la đều có ý nghĩa để đạt được ước mơ của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.

Có thể cảm thấy không tự nhiên lúc đầu yêu cầu tiền, nhưng nhà tài trợ của bạn thà biết sự thật hơn là tiếp tục, không biết họ có thể giúp gì cho nguyên nhân của bạn như thế nào.

Cách khắc phục đơn giản: Hỏi trực tiếp những người tham dự sự kiện của bạn. Bạn có thể ngạc nhiên bởi phản ứng tích cực của họ như thế nào.

8. Quên cảm ơn các nhà tài trợ duyên dáng của bạn.

Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều nhà gây quỹ thực hiện là không cảm ơn những người tham dự sự kiện và các nhà tài trợ. Hoặc nếu họ làm, họ có thể không cảm ơn các nhà tài trợ của họ trong đúng cách.

Chẳng hạn, nếu một nhà tài trợ tặng 10 đô la sau một sự kiện gây quỹ, thì hoàn toàn có thể chấp nhận gửi thư cảm ơn cho họ.

Tuy nhiên, nếu một nhà tài trợ lớn cung cấp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn $ 5,000, bạn có thể đặt cược rằng một email không đủ. Một bức thư cảm ơn đã được suy nghĩ cẩn thận theo thứ tự. Hơn nữa, một cú điện thoại chính thức để thừa nhận đóng góp hào phóng của họ có thể được theo thứ tự.

Vấn đề là: Để cung cấp trải nghiệm quản lý tốt nhất có thể, điều quan trọng là phải xem xét mỗi nhà tài trợ của bạn là cá nhân. Cũng cần phải thừa nhận rằng việc thừa nhận các nhà tài trợ của bạn là điều khiến họ quay trở lại tổ chức của bạn.

Quản lý tốt là chìa khóa dẫn đến tỷ lệ duy trì của các nhà tài trợ cao.

Trên thực tế, các nhà tài trợ thường trích dẫn thiếu thông tin liên lạc và / hoặc lòng biết ơn vì lý do họ rời khỏi tổ chức phi lợi nhuận. Không chỉ những gì bạn nói vấn đề, nhưng nó cũng có vấn đề khi bạn nói nó.

Thực tiễn tốt nhất để cám ơn người tham dự sự kiện là gửi lời cảm ơn của bạn trong vòng 48 giờ đầu tiên sau khi gây quỹ. Thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể gửi ra những lời cảm ơn trước qua email trước tiên và sau đó chuyển sang các cách cá nhân hoá hơn, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại và gửi thư cảm ơn.

Sự khắc phục đơn giản: Hãy chắc chắn cảm ơn các nhà tài trợ của bạn sớm, thường xuyên, và theo cách phù hợp với sự liên quan của họ với tổ chức của bạn.

Mặc dù có thể có khá nhiều sai lầm mà một tổ chức phi lợi nhuận có thể dễ dàng thực hiện với một sự kiện gây quỹ, cũng có rất nhiều sửa lỗi nhanh. Sử dụng các giải pháp này và bạn có thể tổ chức một sự kiện gây quỹ với sự tự tin rằng bạn sẽ kiếm được nhiều tiền hơn mức chi tiêu.