Biên chế cuối năm Nhiệm vụ Thuế cho Nhà tuyển dụng

Câu hỏi: Những công việc biên chế cuối năm nào tôi cần phải quan tâm?

Ngoài kế hoạch thuế, tháng 12 cũng là thời gian để hoàn thành nhiệm vụ biên chế cuối năm và chuẩn bị cho năm trả lương mới. Dưới đây là một vài lời nhắc nhở giúp bạn đóng biên chế trong năm nay và chuẩn bị cho bảng lương năm tới

Mẫu nhân viên W-4 - Giấy Phép Giảm Chi phí của Nhân viên

Nhân viên có thể hoàn tất mẫu W-4 vào bất kỳ lúc nào, và cuối năm dương lịch là thời điểm tốt để nhắc nhở họ xem lại W-4 của họ để đảm bảo thông tin chính xác và số tiền họ muốn giữ lại từ thuế thu nhập liên bang là chính xác.

Nếu tiểu bang của bạn yêu cầu thuế thu nhập, nhân viên cũng nên kiểm tra mẫu khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang để thay đổi và khấu trừ số tiền. Chỉ cần một lời nhắc nhở rằng nhân viên có thể thay đổi hình thức W-4 của họ thường xuyên như họ muốn trong suốt năm, không chỉ nhiều hơn một lần cho bất kỳ một khoản tiền lương nào.

Các mẫu W-9 của người không phải là nhân viên - Yêu cầu số và chứng nhận người đóng thuế

Mẫu W-9 tương tự như mẫu W-2, nhưng đối với người không phải là nhân viên. Mẫu W-9 được sử dụng để xác minh địa chỉ và mã số thuế của người đó. Số ID thuế là thông tin quan trọng hơn, vì IRS sử dụng số này để phù hợp với số 1099 của người nộp thuế với 1099s do chủ lao động nộp.

Nếu bạn gửi các mẫu W-2 của chính mình (bản tóm tắt thuế cuối năm cho nhân viên) và các mẫu 1099-MISC (cuối năm) tóm tắt thuế cho các nhà thầu độc lập), bây giờ là thời gian để đặt hàng mẫu cho năm thuế này.

Nếu bạn có một dịch vụ biên chế, kiểm tra để đảm bảo họ có những gì họ cần để chuẩn bị các biểu mẫu này vào tháng Giêng. Hãy nhớ rằng, các mẫu W-2 và các mẫu 1099-MISC phải được nộp cho các cá nhân trước cuối tháng Giêng.

Bạn có thể

lấy mẫu W-2

từ các cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc từ IRS. Bạn không thể sử dụng mẫu W-2 bạn tải xuống từ Internet, vì mực đỏ trên Bản sao A là đặc biệt và không thể sao chép được.

Bạn phải sử dụng mẫu chính thức. Đọc thêm về W-2s và 1099s Xác minh tên nhân viên và Số An sinh Xã hội (SSNs)

Trước khi bạn chuẩn bị các mẫu W-2, hãy kiểm tra với Cục An sinh Xã hội để đảm bảo tên nhân viên và Số An Sinh Xã Hội phù hợp và chính xác. Xem phần Trực tuyến Dịch vụ Kinh doanh của SSA để biết thêm thông tin.

Xác minh thông tin không phải là nhân viên trước khi gửi mẫu 1099-MISC.

Trước khi bạn gửi một người không phải là nhân viên, như nhà thầu hoặc doanh nghiệp mà bạn đã thanh toán, bạn phải xác minh số ID thuế của người đó. Như đã nêu ở trên, bạn cần gửi một mẫu W-9 để lấy địa chỉ và số ID thuế.

Các công việc về thuế tiền lương cuối năm khác

Đảm bảo

mức lương của nhân viên được ghi lại đúng năm.

Sử dụng khái niệm kế toán về nhận tiền xây dựng là ngày mà người đó không bị hạn chế truy cập vào quỹ. Vì vậy, đặt tiền lương vào đúng năm bằng cách sử dụng ngày lương. Nếu bạn trả lương cho nhân viên cho tuần cuối cùng của tháng 12, nhưng lương thực được tính vào tháng Giêng, thu nhập đó sẽ tính vào tháng Giêng. Ngoại lệ là nếu vì lý do nào đó bạn trả trước tiền lương vào tháng Mười Hai cho nhân viên làm công ăn lương, cho tiền lương họ nợ vào tháng Giêng. Đọc thêm về thời gian trả lương của nhân viên vào cuối năm, cũng như các vấn đề về thu nhập và chi tiêu cuối năm.

• Xác định cách bạn sẽ đối phó với lương nhân viên mà chưa được trả trong một thời gian dài. Bạn phải nỗ lực tìm kiếm nhân viên một cách chân thành (sử dụng các thư có chứng nhận để bạn có thể chứng minh rằng bức thư không được gửi đi). Nếu bạn không thể tìm được nhân viên, bạn được yêu cầu theo luật của tiểu bang để chuyển tiền lương không có tiền mặt sang bộ phận thu của tiểu bang. Họ sẽ tiếp tục làm việc để tìm ra cá nhân. Bạn cũng cần phải tính toán trách nhiệm trả lương cho khoản thanh toán không có tiền mặt trong hệ thống kế toán của bạn. Cách xử lý nó phụ thuộc vào khả năng nhân viên sẽ thanh toán séc.
• Xác định số tiền phải chịu thuế cho W-2s của nhân viên đối với một số lợi ích nhất định, bao gồm tỷ lệ sử dụng cá nhân xe công ty và điện thoại di động của chủ sở hữu và nhân viên và chi phí giáo dục do người sử dụng lao động chi trả có thể phải chịu thuế. Kiểm tra với cố vấn thuế của bạn về các yêu cầu báo cáo cho những lợi ích này.