Văn phòng Thư ký - Thông tin về Nghề nghiệp

Một nhân viên văn phòng làm nhiệm vụ thư ký trong một trường học, thư viện, bệnh viện, văn phòng y tế, cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp. Công việc của anh ta là cung cấp hỗ trợ hành chính, chẳng hạn như trả lời và chỉ đạo các cuộc gọi điện thoại, chào đón du khách và phân loại và phân phối thư. Tiêu đề công việc thay thế cho nhân viên văn phòng bao gồm nhân viên hỗ trợ văn phòng, nhân viên văn phòng, hoặc trợ lý văn phòng.

Sự kiện Nhanh

• Năm 2016, nhân viên văn phòng kiếm được mức lương trung bình là 30 đô la, 580 đô la hàng năm hoặc 14 đô la. 70 giờ.

• Tính đến năm 2014, có khoảng 3, 063.000 người làm việc trong nghề này.
• nhân viên văn phòng được tuyển dụng trong tất cả các ngành.
• Chỉ 25% việc làm là bán thời gian.
• Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ dự đoán việc làm sẽ phát triển chậm hơn so với mức trung bình của tất cả các ngành nghề, tuy nhiên triển vọng nghề nghiệp sẽ tốt. Sẽ có một số lượng đáng kể việc mở công việc do sự cần thiết phải thay thế người lao động nghỉ hưu hoặc chuyển sang nghề khác. Cơ hội sẽ là tốt nhất trong ngành y tế. BLS phân loại nó như một nghề nghiệp "Bright Outlook".

Một ngày trong cuộc sống của nhân viên văn phòng

Điều gì muốn trở thành thư ký văn phòng? Thông báo tuyển dụng trên Thực tế. com thông báo cho chúng tôi về một số nhiệm vụ điển hình:

• "Vận hành sao chụp, quét và thiết bị gửi thư"
• "Trả lời điện thoại, nhập tài liệu, tập tin và thực hiện tất cả các nhiệm vụ văn phòng khác"
• "Giải quyết trực tiếp với khách hàng bằng điện thoại, email hoặc mặt đối mặt "
• " Duy trì hồ sơ chính xác và hiệu quả "

-9->

• "Giữ hàng tồn kho văn phòng"
• "Lấy dữ liệu hoặc thư từ các tệp theo yêu cầu trong khung thời gian thích hợp"

Bạn cần biết gì để trở thành Thư ký văn phòng?

Để có được việc làm với thư ký văn phòng, bạn sẽ phải biết làm thế nào để thực hiện các nhiệm vụ văn phòng nói chung. Bạn phải có thể sử dụng máy tính, bao gồm xử lý văn bản, trình bày, bảng tính và các ứng dụng cơ sở dữ liệu.

Bạn cũng nên làm quen với việc vận hành các thiết bị văn phòng điển hình như máy photocopy, máy fax và máy quét. Ngoài ra, bạn cần có những nghi thức điện thoại mạnh mẽ và kỹ năng phục vụ khách hàng.

Nhiều công việc không đòi hỏi nhiều hơn một bằng trung học hoặc tương đương. Các nhà tuyển dụng cung cấp đào tạo tại chỗ cho nhân viên mới. Những người khác sẽ chỉ tuyển những ứng viên đã học các khóa học để tìm hiểu về thủ tục văn phòng và các ứng dụng máy tính. Tìm các chương trình có tiêu đề như Quản trị Kinh doanh Công nghệ, Hỗ trợ Hành chính và Dịch vụ Văn phòng Office tại các trường dạy nghề và cao đẳng cộng đồng. Bạn có thể kiếm được bằng liên kết hoặc chứng chỉ.

Kỹ năng mềm nào Bạn cần Thành công trong Sự nghiệp này?

• Nghe chủ động: Khả năng lắng nghe cẩn thận những gì mà ông chủ và đồng nghiệp của bạn nói với bạn sẽ cho phép bạn hiểu và làm theo hướng dẫn.
• Phát biểu: Bạn phải có khả năng truyền tải thông tin đến người khác.
• Quản lý thời gian: Bạn nên biết làm thế nào để ưu tiên công việc để hoàn thành chúng một cách nhanh chóng.
• Nhận thức xã hội: Bạn cần phải hiểu tại sao mọi người phản ứng như họ và đáp ứng tương ứng.

Sự thật về làm nhân viên văn phòng

• Bạn sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày ngồi trước máy vi tính. Điều này có thể gây ra vấn đề về mắt và mắt, và một số nghiên cứu cho thấy ngồi trong thời gian dài là không tốt cho sức khoẻ tổng thể của bạn.
• Công việc của bạn sẽ hoàn toàn trong nhà. Nếu bạn muốn dành cả ngày ngoài trời, bạn nên cân nhắc làm gì đó ngoài việc là nhân viên văn phòng.
• Trong khi công việc của bạn là cần thiết cho chức năng của văn phòng, ông chủ của bạn cũng có thể mong đợi bạn làm những việc vặt như làm cà phê và chạy việc vặt.

Nhà tuyển dụng sẽ mong gì từ bạn?

Dưới đây là một số yêu cầu từ thông báo việc làm thực tế được tìm thấy trên Thực tế. com:

• "Kỹ năng đa nhiệm được khuyến khích để đạt được thành công ở vị trí này"
• "Phải là một cầu thủ đội bóng và có thể làm việc độc lập"
• "Có động lực và sẵn sàng chủ động hướng tới các mục tiêu"
• "Có khả năng giao tiếp hiệu quả với tất cả các thành viên trong nhóm"
• "Kỹ năng giao tiếp bằng miệng và viết mạnh"

Nghề này có phù hợp với bạn không?

• Các loại nghề nghiệp của MBTI: ISTJ, ESFJ
• Các nghề có liên quan

Mô tả	Mức lương trung bình hàng năm (2014)	Yêu cầu tối thiểu Giáo viên / Đào tạo	Thư ký hoặc Trợ lý hành chính
Thực hiện các nhiệm vụ văn thư và hành chính	$ 34, 820	Văn bằng HS hoặc tương đương	Trợ lý thư viện
Giúp tổ chức các tài liệu trong thư viện	220	HS hoặc Chứng chỉ tương đương	Trợ lý Nhân sự
Cung cấp hỗ trợ văn thư cho phòng nhân sự của tổ chức	39 đô la, 020	HS hoặc Chứng chỉ tương đương	Thư ký Thông tin
văn phòng và cung cấp thông tin cho khách hàng	$ 27, 920	HS hoặc Chứng chỉ tương đương / Một số Khóa Cao đẳng hoặc Bằng Cao đẳng	Paralegal
Hỗ trợ các luật sư bằng cách giúp họ chuẩn bị sẵn sàng cho các phiên tòa và phiên xử	49, 500	Bằng Cử nhân hoặc Liên kết trong Nghiên cứu Paralegal	Nguồn:

Cục Thống kê Lao động, Hoa Kỳ Bộ Lao động,
Sổ tay hướng dẫn nghề nghiệp , 2016-17 (truy cập vào ngày 13 tháng 9 năm 2017). Cục Quản lý Lao động và Đào tạo, Bộ Lao động Hoa Kỳ,
O * NET Online (truy cập vào ngày 13 tháng 9 năm 2017).