Sắp xếp Hồ sơ của bạn với PayPal và Excel

Nếu bạn đã từng là người bán trên eBay trong bất kỳ khoảng thời gian nào bạn đã biết rằng PayPal là một cách tuyệt vời để chấp nhận thanh toán trực tuyến-nhanh chóng, dễ dàng và PayPal vẫn lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ các giao dịch đã hoàn thành cách này. Trên thực tế, bạn có thể truy cập vào các giao dịch này theo định dạng tiện lợi, sẵn sàng để bảng tính để hợp lý hóa các thực tiễn kế toán - dù bạn là người mua, người bán hay cả hai, bạn không phải trực tiếp sử dụng trang web PayPal để truy cập hồ sơ mọi giao dịch.

Kết hợp với một chương trình bảng tính như Excel, tính năng PayPal này có thể làm sổ sách kế toán cho người mua và người bán vừa và nhỏ một miếng bánh - đặc biệt nếu bạn cẩn thận sử dụng PayPal cho phần lớn giao dịch của bạn.

Sử dụng Excel để Truy cập vào Bản ghi PayPal

PayPal làm cho cơ sở dữ liệu của các giao dịch của bạn truy cập được với bạn theo một định dạng gọi là CSV, hoặc "các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy". Hầu hết các ứng dụng bảng tính như Excel, Quattro Pro, hoặc OpenOffice. org Calc-những người mà bạn có thể sử dụng để cân bằng sổ séc hoặc làm thuế của bạn-có khả năng đọc và nhập tệp được lưu trữ ở định dạng này.

Vì PayPal có thể tạo tệp CSV cho bạn dựa trên phạm vi ngày, bạn có thể sử dụng PayPal để tạo thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và đầy đủ (bao gồm phí PayPal, vận chuyển và xử lý khoản tiền, và các chi tiết khác) về giao dịch trên eBay của bạn mà bạn có thể lưu trữ trên máy tính của mình và thao tác trong một ứng dụng bảng tính, ví dụ như sắp xếp theo loại giao dịch hoặc nhận tổng số nhanh cho mục đích thuế.

Tạo tệp tin CSV Sử dụng PayPal

Để tạo một tệp tin CSV về các giao dịch PayPal của bạn, hãy đăng nhập vào trang web PayPal giống như bạn muốn xem tài khoản của bạn bình thường. Sau khi đăng nhập và xem trang "Tài khoản của tôi" mặc định, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào "Lịch sử". Nhấp vào liên kết "Lịch sử" màu xanh và trắng ở gần trên trung tâm của trang. (Gợi ý: nó nằm ở bên phải của liên kết "Rút lui".)
2. Chọn một phạm vi ngày. Sử dụng các công cụ ở khu vực trên cùng của trang để chọn phạm vi ngày cho các giao dịch để hiển thị. Bạn có thể chọn các yêu cầu phổ biến như "Tuần trước" (cho tất cả giao dịch trong bảy ngày trước đó) hoặc "Tháng trước" (cho tất cả giao dịch trong 30 ngày qua) hoặc bạn chọn hiển thị một phạm vi ngày cụ thể.
3. Nhấp vào liên kết "CSV". Nhấp vào liên kết "CSV" ở bên phải của từ "Tải xuống:" ở phía trên bên phải của khu vực hiển thị. Một popup sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chọn một định dạng tải xuống.
4. Nhấp vào nút "Tải xuống". Nếu không thay đổi loại tệp từ "CSV", hãy nhấp vào nút "Tải xuống" màu vàng. PayPal sẽ tạm dừng một vài phút để truy cập cơ sở dữ liệu của nó trước khi gửi trình duyệt web của bạn một tệp tin gọi là Downoad.csv. Lưu dữ liệu này vào máy tính để bàn để truy cập dễ dàng.

Người dùng nâng cao đọc cùng với bài viết này có thể đã biết chính xác những gì họ muốn làm với dữ liệu ở giai đoạn này - nếu đây là bạn, hãy tải xuống các định dạng khác (như Quicken hoặc Quickbooks định dạng) hoặc để đi chệch hướng từ các thủ tục sau đây.

Nhập tệp CSV vào Excel

Giờ bạn đã tải xuống tệp tin CSV có chứa các giao dịch bạn chọn và tệp đã được lưu trên máy tính để bàn của bạn, hãy làm theo các bước sau để tải tệp trong Excel.

1. Khởi chạy Excel. Nếu tệp CSV trên máy tính để bàn của bạn trông giống như một tệp Excel (biểu tượng đại diện cho tệp trông giống như các biểu tượng mà bạn thường thấy trong tệp Excel), bạn chỉ cần nhấp đôi vào tệp để mở nó và vóila-bạn đã hoàn thành! Tuy nhiên, nhiều người dùng sẽ thấy rằng tệp CSV không tự động mở trong Excel khi biểu tượng được nhấp đúp. Nếu đây là bạn, sử dụng trình đơn bắt đầu của bạn để khởi chạy ứng dụng Excel.
2. Chọn menu "Tệp", sau đó chọn "Mở". Khi ứng dụng Excel mở, nhấp vào trình đơn "Tệp" ở phía trên bên trái cửa sổ và chọn tùy chọn "Mở" từ danh sách các lựa chọn. Bạn nên được chào đón bởi một cửa sổ hộp thoại nhỏ hơn có nhãn "Mở" hiển thị các tệp trên hệ thống máy tính của bạn.
3. Chọn Desktop của bạn. Trong các phiên bản gần đây của Excel, điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng "Máy tính để bàn" ở bên trái hộp thoại "Mở". Trong các phiên bản cũ của Excel, hãy nhấp vào danh sách Vị trí thả xuống gần đầu cửa sổ và chọn "Máy tính để bàn" từ danh sách dài các địa điểm xuất hiện.
4. Đặt loại tệp thành "Tất cả các tệp". Nhấp vào danh sách thả xuống "Loại tệp" gần cuối cửa sổ và thay đổi loại tệp từ "tệp Excel" sang "Tất cả các tệp". Thao tác này sẽ làm hộp thoại "Mở" hiển thị bất kỳ tệp CSV nào trên máy tính của bạn.
5. Nhấp đúp vào tệp "Tải xuống". Xác định vị trí tệp CSV (được gọi là "Tải xuống" hoặc "Tải xuống. Csv" tùy thuộc vào phiên bản Windows của bạn - bạn có thể phải tìm kiếm qua danh sách tất cả các tệp trên máy tính của mình) trong danh sách các tệp được hiển thị trong phần " Open "và nhấp đúp vào nó.

Đó là tất cả để nó! Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách sắp xếp có thể sắp xếp tất cả các giao dịch PayPal gần đây của bạn trong Excel. Nếu đã quen thuộc với Excel, bạn sẽ có thể đưa thông tin này vào hồ sơ tài chính của bạn ngay lập tức để xử lý, lọc, sắp xếp, tìm kiếm hoặc sử dụng các hồ sơ PayPal của bạn.

Lưu ý, cũng như đã đề cập ở đầu bài viết này, bạn có thể theo các bước tương tự để nhập các bản ghi PayPal vào OpenOffice. org hoặc Quattro Pro. Chỉ cần nhập ứng dụng bảng tính của bạn hoặc mở tệp "CSV" hoặc "các giá trị bằng dấu phẩy".

Lưu ý cuối cùng, lưu ý rằng nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng thông tin này, bạn có thể lưu lại nó ở định dạng chuẩn của Excel (hoặc bất kỳ định dạng tiêu chuẩn nào mà bảng tính của bạn sử dụng) để thuận tiện. Để làm điều này, hãy nhấp vào trình đơn "Tệp" ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel và chọn tùy chọn "Lưu dưới dạng".Sau đó, chọn "Microsoft Excel Workbook" từ danh sách thả xuống "Save as type" ở cuối hộp thoại "Save As" xuất hiện.

Sổ kế toán hạnh phúc!