Sắp xếp sự kiện Lập kế hoạch với Phần mềm Quản lý

Ngày càng có nhiều nhà hoạch định sự kiện sử dụng phần mềm quản lý sự kiện. Bạn có thể tự hỏi những gì buzz là tất cả về và có hay không nó có ý nghĩa cho kế hoạch kinh doanh sự kiện của bạn. Vì vậy, hãy cắt qua sự lộn xộn để giúp bạn quyết định xem phần mềm quản lý sự kiện có hữu ích cho bạn hay không.

Bạn có cần phần mềm quản lý sự kiện?

Không, bạn không cần cần phần mềm quản lý sự kiện để chạy một kế hoạch kinh doanh sự kiện thành công.

Nếu bạn là một người lập kế hoạch sự kiện thành công cho đến thời điểm này mà không sử dụng nó, bạn đã biết câu trả lời cho câu hỏi đó. Nó có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và các sự kiện của bạn hơn thành công? Có lẽ. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn và phần mềm quản lý sự kiện cụ thể.

Các tính năng của phần mềm quản lý sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện tồn tại cho hầu hết các loại hình tổ chức sự kiện, bao gồm các công ước, các sự kiện phi lợi nhuận và các cuộc triển lãm. Và có một danh sách dài các công cụ có sẵn để tổ chức và quản lý quá trình lập kế hoạch sự kiện. Các tính năng bao gồm quản lý dự án, chia sẻ tệp, đăng ký tự động, theo dõi hợp đồng và đề xuất, và quản lý nhiều sự kiện. Ngoài ra còn có các công cụ cho việc bán vé, quản lý khối phòng và quảng bá xã hội, để đặt tên cho một số ít.

Với một đề nghị rộng rãi như vậy, điều quan trọng là phải làm một ít nghiên cứu và khám phá những gì mà mỗi gói cung cấp.

Sau khi tất cả, những gì tốt là phần mềm quản lý sự kiện mà không bao gồm các công cụ bạn cần phải được hiệu quả hơn? Các công cụ giải pháp chỉ hoạt động nếu chúng cung cấp các giải pháp cho các vấn đề mà bạn cần phải giải quyết. Điều này dẫn tôi đến điểm tiếp theo của tôi.

Lập danh sách

Hãy xem qua kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Các nhiệm vụ bạn thường xuyên hoàn thành như thế nào trong quá trình lập kế hoạch?

Lập danh sách các mục này, ghi chú bất kỳ mục nào đã được tự động. Khi danh sách của bạn hoàn tất, hãy tách riêng những công việc khó khăn nhất, tốn nhiều thời gian hoặc tốn kém. Đây là những ưu tiên của bạn - bạn cần phải tìm phần mềm quản lý sự kiện cung cấp các giải pháp cho những vấn đề này. It's tempting để có được rút ra bởi sự quyến rũ của một phần mềm quản lý sự kiện hoặc danh sách dài các tính năng của người khác. Nhưng tiếng chuông và tiếng còi là vô dụng nếu họ không giúp bạn trong kế hoạch kinh doanh sự kiện.

Tối đa hóa những gì bạn đã có

Công nghệ nào bạn đã có tại chỗ? Bạn đang tối ưu hóa khả năng của nó? Phần mềm quản lý thành viên và hệ thống quản lý liên lạc thường có các tính năng lập kế hoạch sự kiện cho phép bạn tự động đăng ký, thanh toán trực tuyến và tạo các thông báo xác nhận. Trước khi bắt tay vào một hệ thống hoàn toàn mới, hãy kiểm tra các tính năng có sẵn với hệ thống hiện tại của bạn.

Bắt đầu mua sắm

Bây giờ bạn đã có một danh sách các công cụ lập kế hoạch sự kiện mà bạn đang tìm kiếm, đã đến lúc bạn nên mua sắm xung quanh. Kiểm tra các tùy chọn ở ngoài đó, sử dụng các tìm kiếm được lọc để tìm phần mềm lập kế hoạch sự kiện với các công cụ khớp với danh sách của bạn. Bắt đầu với những gì đã có thể được kết hợp vào nền tảng công nghệ hiện tại của bạn.

Sau đó cho họ chạy thử. Một số phần mềm miễn phí vô thời hạn; những người khác cung cấp thời gian dùng thử miễn phí. Tận dụng cơ hội này để thử nghiệm các chương trình khác nhau để xem liệu chúng có phù hợp với những gì bạn đang tìm kiếm không.

Hỏi xung quanh

Nói chuyện với các nhà hoạch định sự kiện khác và tìm ra phần mềm kế hoạch sự kiện mà họ sử dụng và tại sao. Kinh nghiệm trực tiếp của người khác với một sản phẩm hoặc dịch vụ là vô giá. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, đề nghị của họ cho một phần mềm quản lý sự kiện thực sự hiệu quả cho họ có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc hơn trong dài hạn. Không có "một kích thước phù hợp với tất cả" khi nói đến phần mềm quản lý sự kiện; đó là một lựa chọn cá nhân dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và sở thích cá nhân của bạn.