Mẫu Nhân sự Trợ lý Mô tả công việc

Mô tả Chức vụ:

Trợ lý Nhân sự hỗ trợ quản lý các hoạt động hằng ngày về các chức năng và nhiệm vụ của nguồn nhân lực. Trợ lý nhân sự thực hiện các trách nhiệm trong một số hoặc tất cả các lĩnh vực chức năng sau đây: phát triển phòng ban, HRIS, quan hệ nhân viên, đào tạo và phát triển, lợi ích, bồi thường, phát triển tổ chức, điều hành hành chính, và việc làm.

Trợ lý nhân sự có trách nhiệm một phần cho các lĩnh vực này:

• tuyển dụng và nhân sự hậu cần;
• hệ thống theo dõi và quản lý hiệu suất;
• định hướng, phát triển và đào tạo nhân viên và lưu trữ hồ sơ;
• hỗ trợ quan hệ nhân viên;
• Ủy ban và sự tham gia của toàn bộ ủy ban;
• truyền thông nhân viên công ty;
• bồi thường và lợi ích quản lý và lưu trữ hồ sơ;
• an toàn lao động, phúc lợi, chăm sóc sức khoẻ và báo cáo sức khoẻ; và
• dịch vụ nhân viên;
• duy trì các hồ sơ nhân viên và hệ thống hồ sơ nhân sự;
• hỗ trợ hoạt động hiệu quả hàng ngày của văn phòng nhân sự.

Trợ lý Nhân sự đóng góp vào việc hoàn thành các hoạt động và mục tiêu Nhân sự nhằm cung cấp văn hoá hướng tới nhân viên, văn hoá hiệu quả cao nhấn mạnh đến việc trao quyền, chất lượng, năng suất và tiêu chuẩn, đạt được mục đích và tuyển dụng và sự phát triển liên tục của một lực lượng lao động vượt trội.

Trợ lý Nhân sự hỗ trợ thực hiện các dịch vụ, chính sách và chương trình thông qua nhân sự; báo cáo với giám đốc nhân sự, và hỗ trợ các nhà quản lý công ty với các vấn đề nhân sự.

Mục tiêu chính:

• An toàn lao động.
• Phát triển lực lượng lao động vượt trội.
• Phát triển phòng Nhân sự.
• Phát triển văn hoá công ty theo định hướng nhân viên nhấn mạnh đến chất lượng, sự cải tiến liên tục và hiệu năng cao.
• Sự phát triển cá nhân đang diễn ra.

Trợ lý Nhân sự Mô tả công việc Các thành phần

• Mô tả vị trí và các yêu cầu chính (Bạn đang ở đây.)
• Các chức năng cần thiết: Phát triển Bộ, HRIS, Đào tạo và Phát triển, Việc làm, Quan hệ của nhân viên, v.v …
• Yêu cầu Kinh nghiệm, giáo dục, kỹ năng và điều kiện làm việc được mô tả

Các lĩnh vực chính mà một trợ lý nhân sự điển hình chịu trách nhiệm được nêu bật ở đây cũng như các nhiệm vụ cụ thể hơn trong mỗi lĩnh vực có trách nhiệm.

Phát triển Bộ phận Nhân sự

• Quản lý các chương trình, thủ tục và hướng dẫn để giúp sắp xếp lực lượng lao động với mục tiêu chiến lược của công ty.
• Tham gia vào việc phát triển các mục tiêu, mục tiêu và hệ thống của bộ phận.
• Giúp theo dõi các thước đo của phòng ban và công ty hỗ trợ hoàn thành các mục tiêu chiến lược của công ty.
• Chuẩn bị và duy trì các báo cáo cần thiết để thực hiện các chức năng của phòng Nhân sự. Chuẩn bị các báo cáo định kỳ để quản lý, khi cần thiết hoặc yêu cầu.
• Tham gia các cuộc họp nhân viên hành chính và tham dự các cuộc họp và hội thảo khác khi cần thiết và để đại diện cho bộ phận.

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS)

• Duy trì cơ sở dữ liệu HRIS và tạo ra các báo cáo theo lịch trình hoặc yêu cầu để hỗ trợ quản lý.
• Cập nhật danh bạ điện thoại của nhân viên và biểu đồ tổ chức công ty. Duy trì cơ sở dữ liệu thông tin liên lạc của nhân viên.
• Định kỳ kiểm tra cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
• Giúp đỡ trong việc phát triển và cập nhật phần Nhân sự của trang web.
• Giữ hồ sơ nhân viên được cập nhật bằng cách xử lý các thay đổi trạng thái nhân viên một cách kịp thời.
• Duy trì các hồ sơ nhân sự phù hợp với các yêu cầu pháp lý hiện hành.

Lợi ích Quản trị

• Tiến hành các định hướng về lợi ích và đào tạo về lợi ích khác, nếu cần.
• Quy trình ghi danh, thay đổi, và chấm dứt của người tham gia vào tất cả các kế hoạch và chương trình phúc lợi.
• Điều chỉnh lại các báo cáo thanh toán hàng tháng đối với các khoản khấu trừ lương.
• Giúp nhân viên có bất kỳ vấn đề khiếu nại hoặc khiếu nại nào.
• Quản lý các giao dịch hàng ngày của kế hoạch 401 (k) và xử lý khoản vay và ứng dụng của nhân viên.

Đào tạo và Phát triển

• Lập lịch học viên tham gia các khoá tập huấn.
• Theo dõi người tham gia và hồ sơ đào tạo.
• Ghi các hồ sơ huấn luyện vào cơ sở dữ liệu và duy trì nó.
• Theo dõi việc thực hiện các kế hoạch phát triển nhân viên (PDPs).
• Theo dõi sự hoàn thành các mục tiêu PDP.

Việc làm

• Quảng cáo tuyển dụng nhân viên đầu tiên, nội bộ, và sau đó, bên ngoài, phù hợp với chính sách tuyển dụng của công ty. Quản lý hậu cần của quá trình tuyển dụng.
• Viết báo quảng cáo trên báo và đăng các quảng cáo lên Internet ở những địa điểm phù hợp với vị trí mở, bao gồm bảng việc làm, văn phòng dịch vụ sự nghiệp của các trường cao đẳng, hiệp hội chuyên nghiệp, và trên trang web của công ty.
• Sắp xếp và đánh giá hồ sơ khi họ đến hàng ngày. Quản lý luồng các ứng dụng giấy và quản lý hộp thư tuyển dụng. Cung cấp bản đánh giá đầu tiên của sơ yếu lý lịch. Duy trì một hệ thống hồ sơ lưu giữ các ứng dụng đủ tiêu chuẩn trong một năm.
• Lập lịch phỏng vấn cho người quản lý tuyển dụng và nhân sự. Lập lịch phỏng vấn bổ sung nếu cần.
• Gửi thư xin thư mời ứng viên theo yêu cầu và các bài hát trở lại.
• Đảm bảo rằng không gian làm việc, máy tính và các thiết bị khác, hộp thư và phần mềm cài đặt thích hợp đã sẵn sàng cho ngày bắt đầu của nhân viên mới.
• Tiến hành định hướng nhân viên mới.
• Chuẩn bị thủ tục giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới và thiết lập hồ sơ nhân sự.
• Giúp nhà máy và văn phòng phía trước có nhu cầu nhân sự tạm thời bằng cách liên hệ và làm việc với Cơ quan Nhân viên Tạm thời.
• Tiến hành định hướng nhân viên tạm thời, tạo huy hiệu thời gian và theo dõi sự hiện diện của nhân viên tạm thời hiện tại.
• Biên bản thời gian cho Cơ quan nhân sự Tạm thời hàng tuần để xử lý biên chế.

Quan hệ của nhân viên

• Hỗ trợ xây dựng và thực hiện sổ tay nhân viên và các chính sách và thủ tục nhân sự mới.
• Ghi tất cả các báo cáo tuân thủ với chính phủ tiểu bang và liên bang bao gồm báo cáo EEO-1.
• Hỗ trợ thực hiện và theo dõi các chương trình an toàn và sức khoẻ của công ty.

Bồi thường

• Được đào tạo và thường xuyên thực hiện việc sao lưu kế toán và biên chế.
• Tham gia ít nhất một cuộc khảo sát lương mỗi năm.

Phát triển Tổ chức

• Tham gia vào các ủy ban khác nhau để cung cấp hỗ trợ nhân sự và giám sát các hoạt động và hoàn thành mục tiêu.
• Tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện các quan hệ nhân viên khác nhau và các sáng kiến ​​sự hài lòng của nhân viên.

Quản trị điều hành

• Sắp xếp thư và fax; phân phối đến hộp thư của nhân viên.
• Hỗ trợ các cuộc họp của Hội đồng Quản trị: tạo ra các gói tin của hội đồng quản trị, gặp gỡ và chào đón thành viên hội đồng quản trị, đặt mua bữa trưa, đặt chỗ.
• Hợp nhất và gửi email báo cáo quản lý hàng tuần cho nhà quản lý.
• Phối hợp các kế hoạch du lịch điều hành và các dàn xếp khác nếu cần.
• Đặt hoa và thẻ cho nhân viên cho các sự kiện như bệnh tật, tử vong trong gia đình, sinh, tốt nghiệp, vân vân.
• Nhận VISAs và hộ chiếu cho nhân viên cần đi nước ngoài.

Bổ sung

• Giả định các nhiệm vụ khác theo chỉ định của Giám đốc Nhân sự hoặc Giám đốc điều hành.

Trợ lý Nhân sự Mô tả công việc Các thành phần

• Mô tả vị trí và các yêu cầu chính
• Các chức năng cần thiết: Phát triển Bộ, HRIS, Đào tạo và Phát triển, Việc làm, Quan hệ của Nhân viên, v.v. (Bạn đang ở đây.)
• Bắt buộc Kinh nghiệm, giáo dục, kỹ năng và điều kiện làm việc được mô tả

Để thực hiện công việc Trợ lý Nhân sự thành công, một cá nhân phải có khả năng thực hiện được từng trách nhiệm thiết yếu một cách thỏa đáng. Những yêu cầu này là đại diện, nhưng không bao gồm tất cả, về kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng cần thiết của Trợ lý Nhân sự của công ty.

Sự bố trí hợp lý có thể được thực hiện để cho phép các cá nhân khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu.

Yêu cầu trợ lý Nhân sự

• Kỹ năng sử dụng máy tính xuất sắc, bao gồm Word và Excel trong môi trường Microsoft Windows.
• Kỹ năng giao tiếp miệng và viết hiệu quả.
• Kiến thức tổng quát về các luật và thực tiễn về việc làm.
• Có kinh nghiệm về quản lý lợi ích và các chương trình nhân sự khác.
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc.
• Kỹ năng quản lý cơ sở dữ liệu và lưu giữ hồ sơ.
• Có khả năng trình bày mức độ bảo mật cao.
• Kỹ năng tổ chức xuất sắc.
• Phải có khả năng xác định và giải quyết các vấn đề một cách kịp thời.
• Phải có khả năng thu thập và phân tích thông tin một cách khéo léo.

Nhu cầu vật chất của công việc Trợ lý nhân sự

Những yêu cầu về thể chất này là đại diện cho các yêu cầu vật chất cần thiết cho nhân viên để thực hiện thành công các chức năng thiết yếu của công việc Trợ lý Nhân sự. Việc bố trí hợp lý có thể được thực hiện để cho phép người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu được mô tả trong công việc của Trợ lý Nhân sự.

Trong khi thực hiện trách nhiệm của công việc Trợ lý Nhân sự, người lao động được yêu cầu nói chuyện và nghe. Nhân viên thường phải ngồi và sử dụng tay và ngón tay của họ, để xử lý hoặc cảm thấy và thao tác các phím trên bàn phím.

Nhân viên đôi khi phải đứng, đi bộ, tay, tay, leo trèo hoặc cân bằng, và quỳ xuống, quỳ, bò xù hoặc bò.

Khả năng nhìn nhận được yêu cầu của công việc này bao gồm tầm nhìn xa.

Môi trường làm việc cho công việc của Trợ lý nhân sự

Trong khi thực hiện trách nhiệm của công việc Trợ lý Nhân sự, những đặc điểm môi trường làm việc này là đại diện cho môi trường mà Trợ lý Nhân sự sẽ gặp phải. Sự bố trí hợp lý có thể được thực hiện để cho phép người khuyết tật thực hiện các chức năng thiết yếu của công việc Trợ lý Nhân sự.

Trong khi thực hiện nhiệm vụ của công việc này, nhân viên thỉnh thoảng được tiếp xúc với việc di chuyển các bộ phận cơ khí và xe cộ. Mức độ tiếng ồn trong môi trường làm việc thường là yên tĩnh và trung bình.

Kết luận

Mô tả công việc này nhằm truyền tải thông tin cần thiết cho sự hiểu biết về phạm vi của vị trí Trợ lý Nhân sự và nó không phải là một danh sách đầy đủ các kỹ năng, nỗ lực, nghĩa vụ, trách nhiệm hoặc điều kiện làm việc liên quan đến Chức vụ.

Trình độ học vấn và kinh nghiệm

• Cần có bằng cử nhân.
• Một đến hai năm kinh nghiệm kinh doanh nói chung, nguồn nhân lực kinh nghiệm được ưa thích.

Khước từ:

Susan Heathfield cố gắng hết sức để cung cấp những lời khuyên chính xác, thông minh, đạo đức về Quản lý Nhân sự, sử dụng lao động và nơi làm việc cả trên trang web này và liên kết đến từ trang web này, nhưng không phải là luật sư, và nội dung trên trang web, mặc dù có thẩm quyền, nhưng không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp và không được hiểu là tư vấn pháp lý.

Trang web có luật lệ và quy định về đối tượng và luật về tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia, vì vậy trang web không thể xác định được tất cả các vị trí đó cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn tìm kiếm tư vấn pháp luật hoặc trợ giúp từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế, nhằm giải thích và giải quyết các vấn đề pháp lý của bạn. Thông tin trên trang này chỉ để hướng dẫn, ý tưởng và trợ giúp.

Trợ lý Nhân sự Mô tả công việc

• Mô tả vị trí và các yêu cầu chính
• Các chức năng cần thiết: Phát triển của Cục, HRIS, Đào tạo và Phát triển, Việc làm, Quan hệ của nhân viên, v.v …
• Kinh nghiệm, Điều kiện làm việc được mô tả (Bạn đang ở đây.)

Muốn biết thêm thông tin về các mô tả công việc?

• Giám đốc Nhân sự
• Nhà tuyển dụng nhân sự