Hồ sơ Chủ nhà nên giữ thuế

Một trong những lợi ích tuyệt vời của việc chủ nhà là khấu trừ thuế bạn có thể tận dụng. Tuy nhiên, những khoản khấu trừ này có thể phức tạp, vì vậy điều quan trọng là bạn phải ghi chép chi tiết tất cả các tài liệu, thu nhập và chi phí quan trọng trong năm. Được tổ chức và lưu giữ các tài liệu thích hợp có thể giúp bạn tối đa hóa các khoản khấu trừ của bạn và giảm căng thẳng.

4 lý do để lưu giữ hồ sơ

Việc nộp thuế của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Có mọi thứ được ghi lại sẽ giúp bạn tránh khỏi bất kỳ khoản khấu trừ nào, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền.
Nó sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang nộp đơn yêu cầu chính xác. Thay vì đoán, "Tôi nghĩ rằng tôi đã thanh toán cho nhà thầu đó $ 1, 000", bằng cách nhanh chóng kéo một bảng tính, bạn sẽ biết bạn đã trả anh ta $ 850 vào ngày 17 tháng Bảy.
Trong trường hợp bạn được kiểm toán hoặc IRS có bất kỳ các câu hỏi về các mục trên tờ khai thuế của bạn, bạn sẽ có bằng chứng để sao lưu khiếu nại của bạn. Nếu bạn không có tài liệu này, bạn sẽ thấy mình dành thời gian và tiền bạc để tìm ra bằng chứng. Tồi tệ hơn, nếu bạn không thể nhận được biên nhận, khiếu nại của bạn sẽ không được tôn trọng và thậm chí bạn có thể phải trả thêm thuế và phạt.

Tôi nên theo dõi những gì?

Câu trả lời ngắn gọn là bạn nên theo dõi mọi thứ! IRS được biết đến với việc kiểm toán các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các công ty chứng khoán có lỗ trong những năm liên tiếp. Ngoài ra, nhiều đại lý IRS không hiểu các sắc thuế áp dụng cho các nhà đầu tư bất động sản, làm cho họ có nhiều khả năng đặt câu hỏi với hồ sơ của bạn.

Bạn sẽ cần phải có bằng chứng nếu IRS đặt câu hỏi cho bất kỳ mục nào của bạn hoặc ngay cả trong quá trình kinh doanh hàng ngày nếu có ai đó cố gắng đặt câu hỏi về khoản thanh toán.

Hai loại hồ sơ bạn cần phải giữ lại là hồ sơ vĩnh viễn và hồ sơ ngắn hạn.

1. Các bản ghi thường trực

Đây là những tài liệu mà bạn sẽ muốn giữ vô thời hạn.

Một số ví dụ về hồ sơ thường trực là gì?

Đây là những tài liệu có liên quan và có giá trị cho bạn vượt quá năm thuế hiện tại, chẳng hạn như:

Tất cả hợp đồng cho thuê của người thuê.
Bất kỳ loại văn bản pháp luật nào- Tiền phạt, báo cáo kiểm tra, phiên toà.
Bất kỳ loại giấy phép nào bạn đã đưa ra khỏi tài sản.
Bất cứ thứ gì bạn muốn khấu hao - Như tài sản hoặc cải tiến.
Nếu bạn có công ty của bạn được thành lập dưới dạng LLC, LP, S Corporation hoặc một công ty khác, bạn sẽ muốn giữ tất cả hồ sơ liên quan đến việc này.
Chính sách bảo hiểm.
Tài liệu cho vay - chẳng hạn như thế chấp.
Thuế năm ngoái.
Tựa quyền / hành vi.

2. Biên bản ngắn hạn

Trước mắt, tôi không đề cập đến một vài tháng. Bạn sẽ muốn giữ bất kỳ tài liệu nào bạn coi là quan trọng để yêu cầu bồi thường thuế của bạn trong tối thiểu năm năm.Bao lâu sau đó phụ thuộc vào mức độ thoải mái của bạn. Điều này sẽ giúp bạn trong trường hợp bạn đã bao giờ kiểm toán hoặc bị kiện.

Một số ví dụ về các bản ghi ngắn hạn là gì?

Bất cứ điều gì được tính là thu nhập hoặc chi phí cho một năm thuế nhất định, chẳng hạn như:

Chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp hoặc tài sản của bạn.
Chi phí giải trí - chẳng hạn như bữa ăn tối hoặc bữa trưa cho khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng.
Lãi trả cho thế chấp và thẻ tín dụng để sử dụng trong kinh doanh.
Phí pháp lý / chuyên nghiệp- Đối với kế toán, luật sư, đại lý bảo hiểm, Realtors.
Chi phí văn phòng - Internet, đường dây điện thoại thứ hai cho kinh doanh, vật tư văn phòng, khấu trừ thuế tại nhà nếu bạn có văn phòng tại nhà chỉ sử dụng cho kinh doanh.
Tiền thuê đã nhận.
Việc sửa chữa được thực hiện.
Tiền gửi bảo đảm nhận được. - Khi hợp đồng thuê nhà chấm dứt, nếu bạn giữ một phần tiền đặt cọc, bạn phải ghi vào thu nhập. Nếu bạn giữ một số chi phí để sửa chữa, số tiền bạn chi trả cho việc sửa chữa được coi là một khoản chi phí, bạn có thể khấu trừ vào thuế của bạn.
Chi phí đi lại cho business- Chẳng hạn như dặm hướng cho các hoạt động cho thuê.
Tiện ích trả tiền.
Tiền lương trả cho nhân viên hoặc nhà thầu độc lập.

Tôi nên theo dõi hồ sơ của tôi như thế nào?

Bạn nên giữ một bản sao kỹ thuật số (máy tính) và một bản cứng (giấy) của tất cả hồ sơ của bạn.

1. Sao chép số

Bạn sẽ muốn sử dụng một bảng tính hoặc một chương trình như Quicken Rental Property Manager để theo dõi thu nhập và chi phí của bạn.

Bạn nên làm điều này ngay khi thu nhập có được hoặc chi phí xảy ra. Bạn sẽ muốn bao gồm càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt:

Ngày,
Thời gian,
Ai được trả hoặc ai trả tiền cho bạn,
Tính chất thu nhập hoặc chi phí
Số tiền.
Bạn thậm chí có thể bao gồm cách thanh toán hoặc phát sinh (số tiền mặt, số kiểm tra, thẻ tín dụng, lệnh chuyển tiền …).

Mức độ chi tiết sẽ phụ thuộc vào phần mềm bạn sử dụng hoặc tạo. Một số chương trình sẽ liên kết trực tiếp với các tài khoản ngân hàng của bạn và sẽ ghi lại thu nhập và chi phí của bạn cho bạn.

Ngay cả khi bạn chọn một chương trình rẻ hơn hoặc giữ hồ sơ của mình trên bảng tính cá nhân, bạn vẫn nên lập hồ sơ riêng cho từng tài sản, cho từng loại chi phí và cho các loại thu nhập riêng biệt. Vấn đề là ghi lại càng nhiều thông tin càng tốt vào thời điểm giao dịch, để bạn có thể dễ dàng tạo các báo cáo tài chính trong tương lai.

Bạn nên luôn luôn sao lưu chúng trên cd, trên một ổ cứng gắn ngoài, trong một đám mây và thậm chí với một bản sao giấy. Chúng nên được in ra vào cuối mỗi tháng và / hoặc cuối năm.

2. Đĩa cứng

Bạn sẽ muốn đảm bảo bạn có một bản sao giấy của các tài liệu quan trọng nhất của bạn. Nếu có thể, bạn sẽ muốn lưu trữ chúng trong một số loại hệ thống chống cháy chậm hoặc hộp tiền gửi an toàn. Nếu bạn không thể tìm thấy một tệp đủ lớn cho tất cả các tệp, bạn sẽ muốn giữ những tệp quan trọng nhất, chẳng hạn như các tiêu đề cho thuộc tính trong hộp này. Phân loại mọi thứ theo năm và sau đó sắp xếp theo thứ tự chữ cái các tệp để chúng dễ tìm.