Tìm hiểu về các kế hoạch có trách nhiệm để hoàn trả nhân viên

Kế hoạch có trách nhiệm là cách sắp xếp bồi thường nhân viên hoặc phương thức bồi hoàn cho nhân viên chi phí kinh doanh phù hợp với các quy định của IRS.

Nếu doanh nghiệp của bạn có một kế hoạch có trách nhiệm, việc hoàn trả chi phí kinh doanh nhất định sẽ không phải chịu thuế cho nhân viên. Nếu kế hoạch bồi hoàn kinh doanh của bạn không tuân thủ các yêu cầu của IRS đối với một kế hoạch có trách nhiệm, các khoản hoàn lại này phải chịu thuế cho người lao động và phải khấu trừ thuế thu nhập liên bang và các khoản thuế lương cho các khoản thanh toán này.

Ngoài ra, bạn là chủ nhân phải báo cáo các khoản thanh toán này trên mẫu W-2 của nhân viên.

Các kế hoạch có thể có trách nhiệm có thể bao gồm chi trả cho một số chi phí nhân viên khác nhau, bao gồm:

• Chi phí đi lại của người lao động, bao gồm cả bữa ăn và giải trí,
• Mua dụng cụ và thiết bị, và
• Chi phí nhân viên nhà văn.

Kế hoạch có trách nhiệm phải bao gồm một thủ tục yêu cầu nhân viên trả lại phần bồi hoàn quá mức (vượt quá số tiền cho phép) cho người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động thiết lập và duy trì một kế hoạch có trách nhiệm, chi phí đi lại của người lao động không phải là thu nhập chịu thuế.

Yêu cầu Kế hoạch Cho phép

Để được coi là "kế hoạch có trách nhiệm" của IRS, sự sắp xếp của bạn phải bao gồm TẤT CẢ những điều sau đây:

1. Chi phí phải có kết nối kinh doanh ; nghĩa là họ phải được thanh toán hoặc phát sinh trong khi thực hiện các dịch vụ như một nhân viên.
2. Nhân viên phải kê khai đầy đủ cho người sử dụng lao động cho các chi phí này trong một khoảng thời gian hợp lý. Bạn phải yêu cầu nhân viên cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các chi phí này, bao gồm ngày tháng, thời gian, địa điểm, số tiền và mục đích kinh doanh cho chi phí.
3. Bạn phải yêu cầu nhân viên trả lại khoản hoàn trả vượt mức trong một khoảng thời gian hợp lý và cụ thể, tùy theo hoàn cảnh

Nếu không đáp ứng cả ba yêu cầu trên thì kế hoạch được quyết định bởi IRS không phải là trách nhiệm giải trình, và mọi chi phí được hoàn trả cho nhân viên bởi doanh nghiệp của bạn đều phải chịu thuế cho nhân viên.

Hoàn phí quá mức

Hoàn phí quá mức là khoản hoàn trả lớn hơn số tiền cho phép. Nếu nhân viên không trả lại tiền bồi hoàn quá mức trong một khoảng thời gian hợp lý, số tiền vượt mức này sẽ phải chịu thuế cho nhân viên. Tình huống phổ biến nhất là trường hợp bạn đưa cho nhân viên một khoản tạm ứng trước khi lên đường đi du lịch, và chi phí của cô trong chuyến đi ít hơn số tiền tạm ứng.

Một khoảng thời gian hợp lý để trả lại khoản hoàn trả vượt quá được IRS xác định, ví dụ:

• Tiền tạm ứng nhận được trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí
• Nhân viên cung cấp đầy đủ các khoản chi phí trong vòng 60 ngày sau khi chúng được thanh toán hoặc phát sinh.
• Nhân viên trả lại bất kỳ khoản thanh toán vượt quá trong vòng 120 ngày sau khi thanh toán hoặc phát sinh.
• Người lao động được tuyên bố (ít nhất là mỗi quý) yêu cầu hoàn trả hoặc tính toán đầy đủ các khoản tạm ứng và nhân viên phải tuân thủ trong vòng 120 ngày sau khi nhận được thông báo.

Nộp một Kế hoạch có Trách nhiệm lên IRS

Không, không có yêu cầu bạn gửi một kế hoạch bằng văn bản cho IRS. Nhưng bạn sẽ có thể chứng minh bạn đã xác định yêu cầu của bạn để hoàn trả cho nhân viên chi phí. Bạn sẽ cần một cái gì đó bằng văn bản để cho thấy IRS rằng bạn hiểu kế hoạch có trách nhiệm là gì và bạn đang điều hành doanh nghiệp của bạn theo các yêu cầu.

Trước tiên, bạn cần phải đặt các yêu cầu này bằng văn bản, như là một phần của chính sách nhân viên và hướng dẫn thủ tục.

Thứ hai, bạn nên ghi lại tất cả các giao dịch với nhân viên để hoàn trả chi phí, lưu giữ hồ sơ để chứng minh rằng tất cả các yêu cầu của kế hoạch có trách nhiệm đã được tuân thủ.

Kế hoạch Có Trách Nhiệm và Thuế Kinh Doanh

Chi phí này có được thực hiện trong một kế hoạch có trách nhiệm hay không sẽ không ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng khấu trừ các chi phí này vào tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn. Nhưng bạn vẫn phải cung cấp tài liệu đầy đủ để chứng minh các chi phí này là liên quan đến kinh doanh.

Ví dụ bạn có thể khấu trừ chi phí trên đường dây thích hợp trong tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: đối với các bữa ăn và chi phí giải trí, sử dụng dòng 24b của Lịch C (đối với chủ sở hữu duy nhất hoặc của một đơn vị thành viên.)