ĐIều gì sai với bàn làm việc lộn xộn?

Mỗi ngày càng có nhiều thông tin bị ném vào bạn. Thư mới, báo cáo từ nhiều ủy ban, hóa đơn, đề xuất và hơn thế nữa đều nhấn bàn của bạn vài lần trong ngày. Bạn quá bận rộn để đối phó với nó ngay lập tức để nó chỉ bắt đầu đống lên. Máy tính để bàn của bạn bắt đầu trông giống như một khu vực chiến tranh.

Vấn đề ở đây không phải là bàn của bạn lộn xộn. Vấn đề là những thứ quan trọng bị mất. Nó sẽ bị chôn vùi bởi vật liệu mới xuất hiện, hoặc trong vật liệu mới, nhưng không được chú ý.

Kết quả là, bạn dành quá nhiều thời gian vào những thứ chỉ đơn giản là khẩn cấp hơn là những điều quan trọng.

Khi sếp của bạn muốn biết cô ấy có thể báo cáo cho Phó Tổng thống sớm nhất, bạn không muốn nói với bạn rằng bạn không nhận thấy bản ghi nhớ mà cô ấy gửi cho bạn yêu cầu báo cáo. Sếp của bạn cũng sẽ không cảm thấy phấn khích khi nghe rằng bố cục cho dòng sản phẩm mới đã trễ vì bạn đặt nó sang một bên và nó đã bị che khuất và bạn quên mất nó.

Một số người sẽ cho bạn biết cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là một bàn làm việc sạch sẽ. Những người khác nói rằng một mess là okay. Ai đúng? Cũng không. Và cả hai.

Bàn làm việc lộn xộn, Lộn xộn trong suy nghĩ

Cách đây không lâu, có một câu nói phổ biến: "một cái bàn lộn xộn là một dấu hiệu của một cái trí lộn xộn. "Biểu hiện đó đã làm phát sinh toàn bộ ngành công nghiệp được thiết kế để giúp các nhà quản lý kinh doanh dọn sạch máy tính để bàn của họ như một dấu hiệu của sự tinh tế về tinh thần của họ.

Không nghi ngờ gì nữa bạn đã xem những bộ phim mà ông chủ ngồi trong văn phòng của mình trên đỉnh một tòa nhà chọc trời ở trung tâm thành phố.

Anh ngồi phía sau một chiếc bàn bằng kính không có ngăn kéo. Các trang sức duy nhất là bút ấn tượng dành cho việc ký các tài liệu quan trọng và điện thoại hoặc máy liên lạc intercom để anh ta có thể đặt hàng.

Mặt khác …

Nhiều người thấy không có gì sai trái với các đống giấy bao phủ máy tính để bàn, thậm chí đổ vào ghế ghế và sàn văn phòng.

Họ trích dẫn những đoạn quảng cáo như 'một chiếc bàn lộn xộn là một dấu hiệu của thiên tài' và 'một chiếc bàn lộn xộn chỉ là dấu hiệu của một chiếc bàn lộn xộn. '

Chúng ta đều biết ai đó có bàn làm việc như vậy. Bạn không thấy làm thế nào họ thậm chí có thể nói nếu máy tính để bàn là kim loại hoặc gỗ. Tuy nhiên, khi bạn hỏi họ điều gì đó, họ đi thẳng tới một đống, lát qua 2 hoặc 3 tờ, và kéo ra những gì bạn yêu cầu.

Điều gì hiệu quả đối với bạn

Cả hai bên đều đúng. Vấn đề là không đúng. Vấn đề là sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn. Có một vài nguyên tắc cơ bản áp dụng cho cả hai cách tiếp cận, nhưng chìa khóa là làm việc theo cách cho phép bạn có hiệu quả nhất. Hầu như tất cả mọi người cần loại bỏ một số lộn xộn trên bàn làm việc của họ, nhưng chỉ có không có nhiều hơn một mục trên bàn của bạn tại một thời điểm nào đó sẽ không làm việc cho nhiều người trong chúng ta.

Nhiều người cùng làm việc với một số dự án (hoặc gần như cùng thời gian).Các loại sáng tạo cảm thấy cần phải có cảm hứng xung quanh chúng. Các cá nhân định hướng chi tiết cần lượng tài liệu tham khảo gần. Một số người cảm thấy các đống công việc làm cho họ trở nên bận rộn, và do đó, giữ an toàn hơn trong thời gian sa thải. Những người khác cảm thấy một bàn làm việc sạch sẽ cho thấy hiệu quả của họ như thế nào trong việc hoàn thành công việc.

Điều quan trọng là làm những gì phù hợp với bạn.

Làm thế nào để thuần hoá quái vật

Cho dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn thủy tinh vô trùng, hoặc đơn giản chỉ muốn mang lại nhiều thứ hơn cho sự hỗn loạn của máy tính để bàn của bạn, có một vài hướng dẫn cơ bản:

• Thực sự muốn cải tiến.
  Tôi không khuyên bạn nên tiếp cận thực sự nghiêm trọng mà một số làm. Thật không may, điều đó lá lý do để được quá dễ dàng trên chính mình. Việc cố gắng làm cho bàn của bạn không bị lộn xộn và hiệu quả hơn phụ thuộc vào bạn thực hiện một nỗ lực nghiêm trọng.
• Giữ, quăng, hoặc di chuyển.
  Tìm ba thùng chứa. Ghi nhãn "giữ" nhỏ nhất. Đánh dấu "quăng" lớn nhất. Có một thùng chứa có gắn nhãn "di chuyển." Các công cụ thực sự quan trọng sẽ đi vào container giữ của bạn để được sắp xếp sau đó. Bất cứ thứ gì bạn muốn mang về nhà hoặc cho đi đi vào thùng chứa "di chuyển". Mọi thứ khác đi vào thùng chứa. (Lý do thứ hai là các sản phẩm giấy, có thể tái chế)
• Bắt đầu từ lâu đời nhất.
  Bạn có thể nói bằng cách nhìn vào họ là đống cổ nhất. Thông thường, nó là xa nhất từ ​​ghế của bạn. Nó sẽ là đơn giản nhất để vứt bỏ các đồ vật từ đống này.
• Đánh giá mỗi mảnh chỉ một lần
  Nhìn vào mỗi mục trong đống. Quyết định xem thùng chứa nào sẽ đi vào. Bạn không thể đặt nó lại trên bàn làm của bạn cho sau này, bạn phải quyết định ngay bây giờ. Đặt tất cả mọi thứ vào một trong ba thùng chứa. Không có lựa chọn nào khác.
• Hãy tự hỏi điều này …
  Câu hỏi đầu tiên là "Tôi có cái này ở đâu đó khác hay tôi có thể lấy nó từ người khác?" Nếu bạn có một bản sao trong email của bạn, hoặc trong một báo cáo, hoặc trên bàn của người đã chuẩn bị phân tích thị trường, vv, bạn không cần phải giữ một bản sao nữa. Quăng nó. Sau đó hỏi "tại sao tôi cần điều này?" Nếu câu trả lời là a) hành động trên nó, b) làm điều gì đó với nó khi tôi nhận được nhiều thông tin từ ai đó, hoặc c) để tham khảo như tôi làm công việc khác, đặt nó vào ngăn giữ. (Sau khi bạn thoát khỏi sự lộn xộn này, bạn sẽ sắp xếp lại các cột tiếp theo bằng ba loại này, do đó bạn có thể tách chúng ngay bây giờ. Nó sẽ tiết kiệm được thời gian sau) Nếu câu trả lời của bạn là gì khác, hãy ném nó đi.
• Hãy tàn nhẫn. Hãy dũng cảm.
  Khi bạn tiến bộ qua từng đống, gần gũi hơn và gần gũi với những thứ vừa mới đến, hãy tàn nhẫn trong các quyết định của bạn. Không bắt những tù binh. Nếu bạn thực sự không cần nó, ném nó. Và hãy can đảm. Đừng níu kéo cái gì đó chỉ vì ai đó có thể hỏi bạn một vài điều về nó một ngày nào đó. Đừng xây dựng một pháo đài giấy để bảo vệ bản thân.

Quản lý Vấn đề

Máy tính để bàn của bạn không phải là vô trùng và không có giấy, mặc dù nó có thể được nếu giúp.Mục tiêu của bạn là tổ chức máy tính để bàn của bạn để nó tối đa hóa hiệu quả của bạn. Nếu điều đó có nghĩa là một vài đống nữa trên bàn làm việc của bạn hơn là người bên cạnh, thì vẫn ổn - cung cấp mọi thứ bạn giữ giúp bạn đạt được mục tiêu tăng hiệu quả.