Giám đốc dự án biết về việc làm việc Đã làm

Người quản lý dự án ngày càng trở thành một trong những vai trò quan trọng nhất trong thế giới làm việc theo nhóm hiện nay. Dù sao, các dự án ở khắp mọi nơi trong các tổ chức của chúng tôi.

Theo định nghĩa, một dự án là tất cả công việc chúng tôi làm một lần; nó là tạm thời và độc đáo. Chúng tôi phát triển sản phẩm mới trong các dự án. Chúng tôi triển khai các chương trình phần mềm mới như lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp của công ty hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng của chúng tôi thông qua các nhóm dự án.

Ngay cả công việc đổi mới và phát triển chiến lược và thực hiện diễn ra dưới hình thức dự án.

Các cá nhân chiếm vai trò quản lý dự án trong các tổ chức của chúng tôi rất cần thiết cho sự sống còn và thành công của công ty chúng tôi. Họ tạo điều kiện và phối hợp và thúc đẩy việc hoàn thành công việc, và họ làm điều đó bằng cách áp dụng cả khoa học và nghệ thuật.

Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm rất giỏi trong việc giúp đỡ các nhóm thực hiện các ý tưởng phức tạp - các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu của khách hàng và phá vỡ các ý tưởng thành các phần tiêu hóa. Họ phối hợp các nguồn lực và dòng chảy của công việc; họ quản lý và báo cáo về ngân sách và quan trọng, họ dẫn dắt và hướng dẫn các thành viên trong nhóm của họ thông qua các quyết định khó khăn và thách thức.

Các nhà quản lý dự án tốt nhất là những nguồn lực vô giá, và những bài học họ học hỏi và những kỹ năng mà họ đào tạo đều có thể áp dụng được cho tất cả chúng ta trong những ngày làm việc "không đủ trong một ngày".

Chín bài học về Năng suất từ ​​Thế giới Quản lý Dự án:

1. Thời gian lập kế hoạch chi trả cổ tức. Trong thế giới nhịp độ nhanh của chúng tôi, chúng tôi có khuynh hướng rõ rệt để vội vàng vào các sáng kiến ​​mà không dành thời gian để làm rõ và lên kế hoạch. Người quản lý dự án của bạn hiểu rằng thời gian đầu tư vào kế hoạch trả trước sẽ trả cho nhóm trở lại với tiết kiệm thời gian dưới hình thức giảm chất thải và làm lại trong tương lai.

Trong các khóa học Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh của tôi về quản lý dự án, điểm này được nhắc lại nhiều lần bởi sinh viên, mô tả quan điểm mới được tìm thấy của họ về lợi ích của việc đầu tư rất nhiều thời gian trả trước làm rõ và lập kế hoạch. Như tôi đã học được từ cha tôi một thời gian dài trước khi làm việc cho các dự án cải tạo hộ gia đình, "hãy đo hai lần, cắt một lần. "

2. Một điều lệ rõ ràng là vô giá. Văn bản điều lệ trong quản lý dự án có hiệu quả là tuyên bố khai sinh của sáng kiến ​​mới. Nó mô tả mục đích của dự án và các thông số thời gian chính. Nó xác định vai trò quan trọng, bao gồm: khách hàng, người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án và các thành viên của nhóm nòng cốt. Các phiên bản mở rộng của điều lệ có thể bao gồm một danh sách các bên liên quan chủ chốt và kỳ vọng bổ sung cho dự án. Tài liệu được chia sẻ trong toàn tổ chức, đảm bảo mọi người hiểu được tầm quan trọng của sáng kiến ​​này và các cá nhân liên quan.Nó làm giảm thiểu sự lộn xộn và nhầm lẫn và tạo cơ sở cho sự hợp tác rộng rãi.

Bạn có thể áp dụng khái niệm về điều lệ đối với bất kỳ hoạt động nào trong nhóm của bạn như một phương tiện thông tin cho mọi người và trao quyền cho các thành viên trong nhóm có trách nhiệm. Giữ nó đơn giản và soạn thảo một thông báo ngắn gọn vạch ra sáng kiến.

Giải thích mục đích, xác định những người tham gia chính và yêu cầu sự hỗ trợ của mọi người. Nhóm của bạn sẽ đánh giá cao việc chia sẻ thông tin của bạn.

3. Biết được ai đang được xúc động bởi sáng kiến ​​của bạn và liên quan đến họ! Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm hiểu được tầm quan trọng của việc xác định và tham gia với tất cả các bên (bên liên quan) bị ảnh hưởng bởi một sáng kiến. Một người có liên quan không thông tin có thể sẽ là một cá nhân không hợp tác. Để giúp xác định các bên liên quan, hãy tạo ra một bức tranh hoặc bản đồ phác hoạ tất cả mọi người bị ảnh hưởng bởi hoặc tham gia vào dự án của bạn. Điều này bao gồm các nhà quản lý cung cấp tài nguyên, các bộ phận sẽ phải thay đổi các quy trình do sáng kiến ​​của bạn và tất nhiên là khách hàng của bạn. Sự tham gia của các bên liên quan thích hợp, kịp thời và nhất quán làm giảm sự nhầm lẫn, cải thiện hợp tác và tăng tốc giải quyết vấn đề.

Áp dụng bài học của các nhà quản lý dự án để quản lý các bên liên quan với các chương trình và hoạt động của chính bạn. Vẽ một sơ đồ của các cá nhân xúc động bởi sáng kiến ​​và gặp gỡ họ để đạt được sự hỗ trợ và đầu vào của họ. Đảm bảo giữ họ tham gia một cách hợp lý vào vòng lặp truyền thông như đã nêu ở điểm 9 bên dưới.

4. Các đội trở nên nhanh hơn với huấn luyện. Các nhà quản lý dự án rất giỏi trong việc thành lập các nhóm sản xuất cho các sáng kiến ​​tạm thời và độc nhất, thường là với những cá nhân chưa bao giờ làm việc cùng nhau. Họ hiểu được những thách thức của việc lắp ráp một nhóm và di chuyển chúng từ giai đoạn hình thành đến giai đoạn thực hiện, và họ huấn luyện đội của họ thông qua những thách thức này. Họ nhấn mạnh đặc biệt vào việc giúp mọi người hiểu vai trò của họ và xây dựng các tiêu chuẩn để thảo luận, tranh luận và quyết định. Họ cung cấp thông tin phản hồi phong phú cho các thành viên trong nhóm và họ nuôi dưỡng một nền văn hoá trách nhiệm giải trình về hiệu suất.

Cho dù bạn là người lãnh đạo một chức năng hoặc tập hợp một nhóm làm việc để giải quyết một sáng kiến ​​mới, đừng giả sử rằng nhóm của bạn sẽ trở nên nhanh chóng hiệu quả chỉ vì bạn đã ban hành một điều lệ và cho phép họ hoàn thành công việc. Trên thực tế, các nhóm hình thành nhanh hơn và học cách thực hiện khi được hướng dẫn và huấn luyện.

5. Công việc đánh giá rủi ro không bao giờ dừng lại. Các nhà quản lý dự án tốt nhất hiểu rằng tất cả công việc của họ là về quản lý rủi ro. Họ đang không ngừng nghỉ ở tất cả các giai đoạn của dự án khi làm việc với nhóm của họ để xác định các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng các chiến lược để giảm thiểu hoặc tránh rủi ro.

Kết hợp các kỹ thuật xác định rủi ro và đánh giá rủi ro vào công việc của bạn. Đảm bảo xác định cá nhân có trách nhiệm xác định rủi ro và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những mối quan ngại lớn nhất. Cho dù bạn làm việc trong bán hàng, hỗ trợ khách hàng hoặc hoạt động, lập kế hoạch rủi ro và quản lý rủi ro hoạt động sẽ tiết kiệm được nhức đầu, thời gian và tiền bạc.

6. Một cách tiếp cận hoặc công cụ không phù hợp với tất cả. Từ các thực tiễn nhanh đến các đường dẫn quan trọng hoặc các kỹ thuật quản lý dự án chuỗi quan trọng, cách tiếp cận đúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: bản chất của dự án; kinh nghiệm và giáo dục của các thành viên trong nhóm về các cách tiếp cận khác nhau và việc tiếp cận các nguồn lực hỗ trợ. Các nhà quản lý dự án lớn lựa chọn phương pháp mà họ tin rằng bản đồ tốt nhất cho tình huống và môi trường.

Với tư cách là người quản lý, chúng tôi thường xuyên gặp khó khăn trong việc tiếp cận công việc của các nhóm của chúng tôi. Trong thực tế, có nhiều cách để giải quyết mọi vấn đề. Các quy trình có thể được sắp xếp hợp lý, tiếp cận mới hoặc các công nghệ mới có thể được thông qua. Hãy linh hoạt và khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn xác định các cách tiếp cận khác nhau đối với công việc của họ và để giải quyết vấn đề. Cung cấp cho họ quyền tự chủ để áp dụng cách tiếp cận mà họ tin tưởng nhất phù hợp với tình hình.

7. Thay đổi xảy ra, nhưng nó phải được quản lý để tránh sự hỗn loạn. Mỗi người quản lý dự án có kinh nghiệm hiểu rằng thay đổi là điều không tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào. Thay vì chống lại sự thay đổi, họ phát triển các quy trình và công cụ để đánh giá, quyết định và thông báo những thay đổi trong các kế hoạch trước đó.

Sự thay đổi không kiểm soát được đối với các kế hoạch trước gây ra sự hỗn loạn và nhầm lẫn. Thông qua các hoạt động của người quản lý dự án và tạo ra và chia sẻ quy trình quản lý thay đổi cho phép mọi người đề xuất ý tưởng, đạt được sự chấp thuận và sau đó truyền đạt những thay đổi.

8. Lãnh đạo là người tạo ra sự khác biệt trong hoạt động của nhóm dự án . Các nhà quản lý dự án mạnh nhất đội mũ nón, và vai trò của người lãnh đạo có lẽ là điều quan trọng nhất. Họ hiểu rằng họ có trách nhiệm cung cấp một tầm nhìn rõ ràng, định hướng, hình thành và khung môi trường cần thiết cho đội để thành công. Họ đảm bảo rằng các giá trị rõ ràng về hiệu suất và trách nhiệm giải trình được thiết lập và thi hành, và họ sử dụng kỹ năng huấn luyện để hướng dẫn việc học hỏi và cải tiến liên tục.

Thật dễ dàng để bị cuốn vào dòng công việc bất tận trước mặt bạn và đội của bạn. Hãy nhớ rằng nhóm của bạn cần bạn để lãnh đạo, không làm việc cho họ. Hãy chắc chắn tiếp cận mỗi ngày như một cơ hội để hỗ trợ, hướng dẫn và huấn luyện viên.

9. Giao tiếp với đúng âm lượng và tần số . Khi nói đến việc truyền tải thông tin về tình trạng của một sáng kiến, các nhà quản lý dự án hiệu quả hiểu được sự cần thiết phải đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan chính. Giám đốc điều hành không muốn mức độ chi tiết yêu cầu của người quản lý chất lượng. Một bên liên quan ở xa không cần cập nhật hàng ngày.

Làm việc để đánh giá nhu cầu thực sự của khán giả về chi tiết và tần suất thông tin và điều chỉnh cập nhật cho phù hợp. Bạn sẽ tạo ra thiện chí và giảm thiểu thời gian tạo ra báo cáo và cập nhật mà không ai đọc hoặc cần.

Dòng dưới cùng của Hiện tại:

Có hơn một vài bài học tuyệt vời về năng suất, quản lý và sự lãnh đạo để học hỏi từ các nhà quản lý dự án lớn. Áp dụng các bài học một cách khôn ngoan và bạn sẽ cải thiện năng suất cá nhân và đội của bạn và hiệu suất.