Video: Phần 6: Quản lí dự án hiệu quả 2025
Quản lý thời gian dự án là một trong 10 Khu vực Kiến thức PMP cho các nhà quản lý dự án. Đó là kỷ luật của quản lý dự án mà nhìn vào kiểm soát lượng thời gian cần để làm công việc.
Bài viết này xem xét khu vực kiến thức về quản lý thời gian của dự án từ Hướng dẫn về Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK® Guide) - ấn bản thứ năm. Có nhiều cách khác để xem xét lập kế hoạch dự án nhưng nếu bạn đang làm việc hướng tới chứng chỉ PMP® của bạn thì cách tiếp cận PMBOK® Hướng dẫn là cách tiếp cận và thực hành tốt cho tất cả các quản lý dự án.
Quản lý thời gian dự án trongPMBOK® Guide
được tạo thành từ 7 quy trình. Các quy trình quản lý thời gian của dự án là: Quản lý tiến độ kế hoạch Xác định các hoạt động
- Hoạt động theo trình tự
- Tài nguyên hoạt động ước tính
- Thời gian hoạt động ước tính
- Lập kế hoạch
- Lịch kiểm soát.
-
- Chúng ta hãy nhìn sâu vào từng cái đó.
Đây là nơi bạn thiết lập tất cả các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết để quản lý tiến trình dự án từ kế hoạch đầu tiên của bạn, phát triển liên tục, thực hiện và sau đó kiểm soát tiến độ.
Kết quả của việc lập kế hoạch này là đưa ra một kế hoạch quản lý lịch trình. Tuy nhiên, trong thực tế bạn có thể sẽ không có một kế hoạch riêng để quản lý lịch trình của bạn. Phần lớn những gì bạn làm ở đây sẽ kết thúc trong kế hoạch quản lý dự án của bạn (tìm ra cách viết kế hoạch quản lý dự án ở đây) và điều này hoàn toàn phù hợp.
Xác định quy trình hoạt động
Quy trình này xác định và lập tài liệu những gì bạn cần làm để tạo ra các sản phẩm của dự án.Nói cách khác, nó xác định các nhiệm vụ của dự án. Bạn sẽ sử dụng tuyên bố về phạm vi mà bạn đã hợp nhất trong các hoạt động quản lý phạm vi để giúp bạn phân công công việc thành các tác vụ riêng lẻ.
Kết quả chính của việc làm việc thông qua điều này là bạn sẽ kết thúc với một danh sách các nhiệm vụ dự án. Đó là hữu ích vì nó là đầu vào chính cho quá trình tiếp theo.
Trình tự hoạt động trình tự
Sử dụng danh sách công việc của bạn, bây giờ bạn phải đặt chúng theo thứ tự đúng. Khi kết thúc quá trình này, bạn sẽ có quan điểm về các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ của dự án. Quá trình này giúp bạn đưa dự án của bạn làm việc theo đúng thứ tự để bạn có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực của dự án và cung cấp càng nhanh càng tốt.
Hướng dẫn
PMBOK® Guide nói về việc tạo ra sơ đồ mạng là đầu ra của quá trình này, nhưng hiếm khi cần thiết, và chắc chắn không có gì bạn phải làm bằng tay. Nếu bạn muốn làm sơ đồ mạng vì lý do nào đó, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án của bạn để thực hiện.Cuối cùng, tuy nhiên, một danh sách các phụ thuộc và ngày bắt đầu và ngày kết thúc tiềm năng cho các nhiệm vụ sẽ tốt và tốn ít thời gian hơn. Quy trình Tài nguyên Hoạt động Ước tính
Khi bạn biết bạn sẽ làm gì, bước tiếp theo là tìm ra nguồn bạn cần để đạt được điều đó. Tiến trình Quá trình Hoạt động ước tính giúp với điều đó. Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra nguồn nhân lực, trang thiết bị và nguồn cung cấp nào bạn cần, cộng với số lượng bạn cần.
Quá trình ước tính Hoạt động Ước tính
Đây là nơi mà công việc khó khăn để tính toán thời gian mỗi công việc sẽ xảy ra.
Trong quá trình này, bạn sẽ tính ra khoảng thời gian để thực hiện từng hoạt động, sử dụng các nguồn lực mà bạn đã xác định.
Đừng quên tính khả dụng về tài nguyên và ngày nghỉ với thời lượng hoạt động của bạn. Chỉ vì một nhiệm vụ chỉ mất 8 giờ không có nghĩa là nó sẽ kết thúc vào buổi sáng.
Xây dựng quá trình lập kế hoạch
Cuối cùng, bây giờ bạn có thể sắp xếp lịch làm việc của mình. Với tất cả các thông tin thu thập được từ các quy trình trên, nó nên được dễ dàng.
Có nói rằng, phát triển lịch biểu là một trong những quy trình phức tạp hơn trong Hướng dẫn của PMBOK®. Có 13 đầu vào (mọi thứ ở trên cộng thêm rủi ro, phạm vi và các yếu tố liên quan đến bối cảnh của dự án). Lịch trình chính nó chỉ là một trong những kết quả đầu ra, nhưng những thứ khác (theo quan điểm của tôi) là không quan trọng. Rốt cuộc, bạn đã trải qua tất cả những điều này để có được lịch biểu đó là một tài liệu quan trọng để quản lý hiệu suất của dự án.
Lịch trình của bạn không phải là biểu đồ của Gantt. Dưới đây là 5 lựa chọn thay thế cho biểu đồ Gantt để bạn cân nhắc.
Quá trình kiểm soát Lịch trình
Cuối cùng, tiến trình Lịch kiểm soát cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để theo dõi và cập nhật tiến độ dự án của bạn, đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý phù hợp và bạn giữ quyền kiểm soát thời gian của dự án.
Chuẩn bị kế hoạch dự án của bạn và theo dõi nó sau đó là những công việc lớn nhưng bạn nên biết rằng bạn có lịch làm việc mà bạn có thể tin cậy.
Thuê máy bay: Hobbs Thời gian so với Thời gian Tach
Cho phi công, có một mối quan hệ yêu-ghét nhất định với đồng hồ Hobbs trong máy bay. Còn về thời gian Tach?
Mức nhập cảnh, Bán thời gian làm việc bán thời gian
Thay vì tìm kiếm một công việc mới, nhiều người lao động thiếu việc làm đang biến tình hình của họ thành một cái gì đó được tạo ra cho tài năng của họ,
Kỹ thuật quản lý thời gian để có thêm thời gian trong ngày của bạn
Sử dụng những kỹ thuật quản lý thời gian năm lần này một cách nhất quán và sẽ có thêm thời gian, hoàn thành nhiều hơn, và cảm thấy tốt hơn.