Cách giảm thiểu nhân viên lãng phí thời gian làm việc

Điều dễ dàng nhất mà người quản lý có thể làm là đổ lỗi cho nhân viên của họ vì lãng phí thời gian làm việc thông qua quản lý thời gian nghèo nàn dẫn đến chất lượng phiếu giảm và thời hạn chót. Điều này chuyển thành dịch vụ khách hàng kém, các mối quan hệ nội bộ căng thẳng và cuối cùng là mất mát kinh doanh.

Nếu không được kiểm soát, nó sẽ trở thành cơn ác mộng đối với người quản lý nhân sự của công ty bị áp đảo bởi hoạt động và các vấn đề kỷ luật cao hơn doanh thu thông thường và tuyển dụng liên tục để lấp đầy chỗ trống.

Nó giống như đang trên một vòng vui vẻ mà không bao giờ dừng lại.

Thời gian đi đâu?

Trong cuộc khảo sát trở lại để thực hiện bởi Lương. com trong năm 2012 và 2013, khoảng Mất thời gian tại nơi làm việc , những điều sau đây được phát hiện:

• 64% (năm 2012) đến 70% (năm 2013) của những người trả lời khảo sát thừa nhận thời gian lãng phí ở nơi làm việc hàng ngày nền tảng. Thời gian lãng phí dao động từ 30 phút đến vài giờ mỗi ngày.
• Các hoạt động lãng phí cao nhất là: 43% nói chuyện với đồng nghiệp, 34% hoạt động trực tuyến và 4% mỗi lần nhắn tin và các cuộc gọi cá nhân.
• Những lý do quan trọng nhất mà người lao động dành cho lý do tại sao họ lãng phí thời gian là 35% không bị thách thức, 32% cảm thấy không có động lực để làm việc nhiều hơn, 30% không hài lòng với những gì họ làm, và 23% chỉ là buồn chán.

Trong cả hai cuộc khảo sát năm 2012 và 2013, nhân viên đã nhận ra

quá nhiều cuộc họp

là lãng phí lớn nhất trong thời gian ở nơi làm việc của họ. Câu trả lời thú vị khác cho câu hỏi khảo sát, "Sự phân tâm lớn nhất trong nơi làm việc của bạn là gì? " Các đồng nghiệp không hiệu quả: 17% Các đồng nghiệp khác: 17% Văn phòng chính trị: 13%

• Công việc bận rộn: 13%
• Khác: 11%
• Và cuối cùng, Boss của tôi: 8%
• Đổ lỗi cho nhân viên của bạn có thể là cách đơn giản nhất để giải thích thời gian lãng phí. Nhưng, bạn cần phải tự hỏi mình, bạn đang làm gì (hoặc không làm) mà cho phép hoặc khuyến khích họ lãng phí thời gian?
• Các câu trả lời và giải pháp có thể tồn tại ngay dưới mũi của bạn. Dưới đây là 5 khả năng.

Giảm thiểu thời gian lãng phí Bắt đầu với sự lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ tốt như đội họ phát triển (đào tạo đúng cách) và lãnh đạo (đặt kỳ vọng và mục tiêu). Nếu lãnh đạo không có hiệu quả, nhóm sẽ không thực hiện tốt trên cơ sở nhất quán.

Nếu lãnh đạo không đặt kỳ vọng cho đội để đạt được, thì đội sẽ thiết lập của riêng mình và làm theo những gì họ muốn - bao gồm lãng phí càng nhiều thời gian càng tốt.

Hầu hết mọi người chỉ làm những gì họ được yêu cầu phải làm. Nếu họ không được yêu cầu làm điều gì đó cụ thể, hoặc nếu các hướng dẫn quá rộng hoặc mơ hồ, thì không có gì ngạc nhiên khi họ lãng phí thời gian và không đạt được mức năng suất thỏa đáng.

Không có gì ngạc nhiên khi khi được khảo sát về lý do tại sao họ lãng phí thời gian, họ trả lời như "không đủ thử thách", "không có động lực để làm việc chăm chỉ hơn" hoặc "thiếu sự hài lòng trong công việc. "Các nhà lãnh đạo được trả tiền để tạo ra kết quả thông qua nỗ lực kết hợp của các thành viên trong nhóm của họ. Khi nhà lãnh đạo làm một công việc khó khăn dẫn đầu, nhóm sẽ quyết định họ sẽ làm gì và khi họ cảm thấy thích làm việc đó.

Trong đầu: Tiêu đề Thời gian Off Nghề công việc

Giải pháp cho thách thức về thời gian lãng phí thực sự bắt đầu vào thời điểm thuê.

Nếu một nhà lãnh đạo không có tầm nhìn rõ ràng về nơi ông muốn đưa tổ chức của mình trong tương lai, thì không có cách nào để ông có thể thuê đúng người.

Tại sao? Bởi vì anh ta không biết người lý tưởng mà anh ta nên tuyển dụng về kỹ năng, khả năng và sự phù hợp về văn hoá cần thiết để làm cho tầm nhìn trở thành hiện thực.

Vì vậy, nếu không có tầm nhìn, lãnh đạo sẽ làm tăng khả năng thuê mướn những người sai lầm - những người có khuynh hướng lãng phí thời gian hoặc chỉ cung cấp tối thiểu về hiệu suất của họ. Các nhà lãnh đạo phải có một tầm nhìn rõ ràng và cụ thể, cùng với mô tả chính xác về những công việc cần thiết và loại người để lấp đầy những công việc đó để có một đội ngũ có năng suất.

Các thành viên trong nhóm cần những mong đợi rõ ràng

Một khi nhân viên được thuê, đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm của bạn biết cụ thể

họ

nghĩa vụ phải làm gì và

cách và khi họ có nghĩa vụ phải làm điều đó. Quan trọng nhất, mỗi thành viên trong nhóm phải hiểu tại sao họ làm những gì họ làm. Họ cần phải biết làm thế nào những gì họ làm phù hợp với tầm nhìn mà bạn đang tạo ra.

Khi mọi người nhìn thấy những gì họ làm góp phần vào nỗ lực tổng thể, sẽ dễ dàng hơn cho họ tập hợp xung quanh nguyên nhân và xem mục đích của họ. Các đội có một mục đích, và nhận thức được sự đóng góp của họ cho mục đích này, có xu hướng không bị phân tâm và lãng phí thời gian trong công việc. Thiết lập, giao tiếp và đo lường sự mong đợi về hiệu suất Nhà lãnh đạo cần phải biết cách thiết lập và truyền đạt những mong đợi về hiệu suất thực tế cho những gì cần phải làm. Sau khi thiết lập và truyền đạt, người lãnh đạo phải tuân theo và giữ đội có trách nhiệm đáp ứng những mong đợi đó.

Kỳ vọng cho phép bạn đo lường kết quả. Nếu bạn không thể đo được kết quả, thì bạn không thể quản lý tiến trình để đạt được kết quả mong muốn. Nếu không có sự mong đợi hoặc bất kỳ nỗ lực nào để buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về việc gặp gỡ họ, nhóm sẽ đặt ra những mong đợi của riêng mình và chỉ đáp ứng những điều mà họ đặt ra cho mình.

Nếu nhân viên biết rằng hoạt động của họ được đo lường một cách khách quan, nhất quán và mang tính xây dựng, họ ít bị lãng quên và lãng phí thời gian.

Không bao giờ về Quản lý Thời gian

Như tôi đã đề cập ngay từ đầu, giải pháp chống lại nhân viên lãng phí thời gian làm việc bắt đầu với bạn, nhà lãnh đạo và cả những kỳ vọng và trách nhiệm giải trình mà bạn thiết lập. Hãy rõ ràng, giải pháp không liên quan gì đến quản lý thời gian vì bạn không thể quản lý thời gian - nó chỉ tiếp tục tiến lên.

Những gì bạn có thể quản lý là

bạn,

và cách bạn sử dụng thời gian có sẵn trong công việc. Tôi gọi nó là

bạn quản lý. Dành thời gian để dạy nhóm của bạn về bạn quản lý kết hợp với mọi thứ khác được thảo luận ở đây và sau đó đứng lại và để họ làm những gì họ cần và muốn làm.