Bạn nên cho nhân viên một chiếc xe công ty?

Việc cho nhân viên sử dụng xe của công ty nghe có vẻ là một ý tưởng hay. Nhưng, như mọi khi, nó phức tạp hơn nó có thể có vẻ, đặc biệt là liên quan đến thuế.

Bài viết này đưa bạn qua một số vấn đề liên quan đến trình điều khiển nhân viên của ô tô công ty.

Chỉ sử dụng cho doanh nghiệp được khấu trừ

Bất kể ai đang lái xe hay ai sở hữu một chiếc xe thì chỉ có kinh doanh sử dụng xe đó được khấu trừ như một khoản chi phí kinh doanh. Bất cứ ai lái xe phải giữ những hồ sơ lái xe đúng thời hạn để sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Sự kiện kinh doanh phải được ghi lại vào ngày xảy ra sự kiện, và nó phải bao gồm các chi tiết về mục đích, ngày, và vị trí hoặc mileage.

Bạn có thể cho nhân viên trợ cấp tự động

Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên một khoản trợ cấp tự động để thanh toán cho họ về chi phí lái xe cho mục đích kinh doanh. Phụ cấp này có thể được cung cấp ngoài việc cung cấp xe cho nhân viên.

Khoản trợ cấp này không phải là một lợi ích phải chịu thuế cho người lao động, miễn là nó được đưa ra thông qua một kế hoạch có trách nhiệm. Kế hoạch có trách nhiệm là một tập hợp các thủ tục mà doanh nghiệp của bạn thiết lập tại chỗ để tính toán đầy đủ số tiền cho nhân viên. IRS muốn đảm bảo bạn không cho nhân viên quyền lợi, nhưng đó là những chi phí kinh doanh hợp pháp được trả bởi nhân viên và được bạn hoàn lại.

Bạn Phải Sử Dụng Kế Hoạch Có Trách Nhiệm của IRS

Về cơ bản, để có một kế hoạch có trách nhiệm, chi phí tự động phải có mục đích kinh doanh hợp pháp, nhân viên phải cung cấp cho bạn đầy đủ hồ sơ chứng minh việc sử dụng kinh doanh và số tiền đã chi, và nhân viên phải hoàn trả bất kỳ khoản hoàn trả thừa trong một khoảng thời gian hợp lý.

Phụ cấp tự động mà bạn cung cấp cho nhân viên có thể được xác định bằng cách sử dụng mức IRS tiêu chuẩn (khác nhau mỗi năm) hoặc chi phí thực tế. Phương pháp bạn sử dụng tùy thuộc vào bạn, với một số hạn chế.

Nếu bạn không thiết lập và sử dụng một kế hoạch có trách nhiệm, bất kỳ khoản trợ cấp hoặc bồi hoàn nào mà bạn cung cấp cho nhân viên lái xe đều phải chịu thuế đối với họ và bạn phải bao gồm số tiền hoàn trả trong khoản thanh toán và khấu trừ thuế. Theo Sở Thuế Vụ là một tài sản và dịch vụ mà bạn cung cấp cho một nhân viên để nhân viên có thể thực hiện công việc của mình.

Việc sử dụng xe của nhân viên là một điều kiện làm việc hiệu quả

" Lợi ích này được loại trừ khỏi thu nhập của nhân viên theo giả định rằng nhân viên có thể lấy khoản khấu trừ trên tờ khai thuế cá nhân. Trong trường hợp xe công ty. Hãy nhớ rằng, đây chỉ là việc sử dụng xe của doanh nghiệp mà (a) được cho phép như một khoản chi phí kinh doanh và (b) không phải chịu thuế cho nhân viên vì lợi ích.

Tuy nhiên, nhân viên sử dụng xe vì lý do cá nhân không được khấu trừ như một chi phí kinh doanh, cho nhân viên hoặc doanh nghiệp của bạn.Dưới đây là cách hoạt động này:

Việc sử dụng xe cá nhân của một công ty là một khoản trợ cấp chịu thuế

Về cơ bản, bất cứ điều gì bạn cung cấp cho nhân viên là một khoản lợi ích phải chịu thuế. Nếu bạn cho nhân viên sử dụng xe hơi, việc sử dụng cá nhân của nhân viên được IRS xem là một khoản trợ cấp phi tiền mặt.

Intuit Payroll nói, "Một phần của giá trị xe được coi là một phần của tổng số tiền bồi thường cho nhân viên vì mục đích thuế" Bạn phải xem xét giá trị của lợi ích này và hiển thị nó trên lương của nhân viên, và dĩ nhiên, và thuế của tiểu bang và thuế FICA (thuế an sinh xã hội và thuế Medicare) từ số tiền này, giống như từ các khoản tiền lương và lợi ích khác.

Ô tô được liệt kê Tài sản của một doanh nghiệp

Một lưu ý cuối cùng: Xe kinh doanh thuộc loại đặc biệt dành cho mục đích kinh doanh. Chúng được coi là tài sản được liệt kê, bao gồm tài sản có thể được sử dụng cả vì lý do kinh doanh và vì lý do cá nhân.

Cho dù bạn cho xe hay không sử dụng xe cho mình, nếu chiếc xe được sử dụng ít hơn 50% thời gian vì mục đích kinh doanh, bạn vẫn có thể khấu trừ việc sử dụng kinh doanh nhưng bạn phải sử dụng đường thẳng khấu hao.

Nếu bạn quyết định đưa xe công ty cho nhân viên

Hãy xem ví dụ để biết tất cả các hoạt động này như thế nào:

Doanh nghiệp của bạn cho thuê xe hơi và đưa nó cho Mary để sử dụng cho mục đích kinh doanh điều khiển.

Mary phải giữ hồ sơ tốt về sự phân chia giữa kinh doanh và sử dụng cá nhân và cung cấp cho công ty của bạn các báo cáo chi tiết. Với mục đích này, giả sử rằng cô lái 50% cho kinh doanh và 50% cho mục đích sử dụng cá nhân.

Cho dù ai lái xe, hợp đồng thuê có tên của công ty, vì vậy khoản tiền thuê được khấu trừ làm chi phí kinh doanh, nhưng chỉ trong phạm vi sử dụng cho mục đích kinh doanh. (Nếu xe được mua, khoản khấu hao trên xe chỉ được khấu trừ, chỉ một lần cho phần kinh doanh sử dụng.)

Nếu bạn hoàn trả Mary cho chi phí lái xe kinh doanh, bạn không cần phải xem xét việc này hoàn thuế phải nộp nếu bạn có một kế hoạch có trách nhiệm, như được mô tả ở trên.

Tuy nhiên, giá trị của chiếc xe cho thời gian lái xe cá nhân phải được tính vào thu nhập của Mary (và giữ lại). Nếu thuê hàng tháng trên xe của công ty Mary lái xe là 500 đô la, bạn phải bao gồm 250 đô la một tháng trong tiền lương của mình.

Tại sao điều quan trọng là giữ hồ sơ tốt về sử dụng trong kinh doanh

Như bạn thấy từ các cuộc thảo luận ở trên, điều quan trọng là người lái xe của công ty giữ hồ sơ tuyệt vời để chứng minh số lượng lái xe kinh doanh.

Bằng chứng này là cần thiết:

• Vì vậy, bạn có thể hoàn trả chi phí lái xe của nhân viên và không phải đưa vào chi phí của nhân viên
• Để chứng minh việc sử dụng kinh doanh để bạn không phải đưa phần giá trị của chiếc xe này vào nhân viên trả tiền,
• Vì vậy, bạn có thể khấu trừ chi phí khấu hao nhiều hơn, và
• Vì vậy, bạn có thể sử dụng nhiều giá trị của chiếc xe cho các chi phí kinh doanh khác của bạn.

IRS Publication 535 - Tiết kiệm chi phí kinh doanh

• IRS Ấn phẩm 15-B - Hướng dẫn Thuế của Người sử dụng lao động để hưởng lợi từ Fringe
• IRS Publication 463 - Chi phí đi lại, giải trí, quà tặng và xe hơi > Thuế của IRS Chủ đề 510 - Sử dụng xe hơi
• Khước từ: Điều này chỉ nhằm mục đích thông tin.Đây không phải là lời khuyên về thuế hay pháp luật. Kiểm tra với cố vấn thuế và tài chính của bạn trước khi bạn bắt đầu trao cho nhân viên chìa khóa cho xe công ty.