Làm cách nào một Người giám sát có thể Quản lý Việc Vắng mặt

Theo Khảo sát Vắng mặt Theo Điều tra Không Hoãn Trước của CCH, người sử dụng lao động đang mất dần cơ hội khi giữ công nhân làm việc. Tỷ lệ nghỉ việc không theo quy định đã tăng lên mức cao nhất kể từ năm 1999.

Điều đáng quan tâm nhất là gần hai trong số ba nhân viên không có mặt làm việc không bị bệnh về thể chất.

Đối với hầu hết các công ty, trách nhiệm quản lý việc vắng mặt đã giảm chủ yếu ở người giám sát trực tiếp.

Những người giám sát này thường là những người biết rằng một nhân viên nào đó vắng mặt.

Họ đang ở vị trí tốt nhất để hiểu được hoàn cảnh xung quanh sự vắng mặt của một cá nhân và nhận thấy một vấn đề ở giai đoạn sớm. Do đó, sự tham gia tích cực của họ vào các thủ tục vắng mặt của công ty là yếu tố quan trọng đối với hiệu quả tổng thể và thành công trong tương lai của chính sách vắng mặt hoặc chương trình.

Tuy nhiên, hầu hết các giám sát viên đều không nhận được hướng dẫn hoặc đào tạo về quản lý vắng mặt. Họ đã bị bỏ rơi một mình để thực hiện nhiệm vụ thường không được ưa chuộng để xác định, đối mặt và giải quyết việc lạm dụng vắng mặt.

Để đảm bảo rằng người giám sát được thoải mái và có thẩm quyền trong vai trò quản lý vắng mặt, họ cần phải có sự hỗ trợ đầy đủ cho ban quản lý cấp cao. Tất cả các bên phải ý thức được mục đích của các chính sách và thủ tục vắng mặt. Nếu có sự khác biệt giữa các phòng ban; một chính sách có thể mất hiệu quả.

Để cung cấp sự nhất quán hơn, người giám sát nên được đào tạo về trách nhiệm của họ về quản lý vắng mặt, tư vấn làm thế nào để thực hiện các cuộc phỏng vấn trở lại làm việc hiệu quả, và giáo dục trong việc sử dụng các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.

Trách nhiệm của Người giám sát

Ngoài việc đảm bảo rằng công việc được bảo vệ hợp lý trong suốt thời gian vắng mặt của nhân viên, có một số hành động quan trọng khác mà người giám sát cần phải thực hiện để quản lý sự vắng mặt.

Họ nên:

đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức đầy đủ các chính sách và thủ tục của tổ chức để đối phó với sự vắng mặt,

• là điểm đầu tiên của liên lạc khi điện thoại của nhân viên trong bệnh,
• , chính xác, và cập nhật hồ sơ vắng mặt cho nhân viên của họ, (ví dụ, ngày, tính chất của bệnh tật / lý do vắng mặt, dự kiến ​​trở lại ngày làm việc, chứng nhận của bác sĩ nếu cần),
• xác định bất kỳ mô hình hoặc xu hướng vắng mặt gây ra mối quan ngại,
• tiến hành phỏng vấn trả lời làm việc và
• thực hiện các thủ tục kỷ luật khi cần thiết.
• Phỏng vấn Trở lại làm việc

Việc đào tạo những người giám sát về cách quản lý tốt nhất việc vắng mặt nên bao gồm việc hướng dẫn làm thế nào để thực hiện các cuộc phỏng vấn trả lời hiệu quả và công bằng.Các cuộc điều tra quốc gia gần đây cho thấy các cuộc phỏng vấn này được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất để quản lý việc vắng mặt ngắn hạn1.

Cuộc thảo luận trở lại làm việc sẽ cho phép người giám sát chào đón nhân viên trở lại làm việc, ngoài việc thể hiện cam kết mạnh mẽ của quản lý trong việc kiểm soát và quản lý sự vắng mặt ở nơi làm việc. Cuộc phỏng vấn sẽ cho phép kiểm tra nhân viên đủ để trở lại làm việc.

Các giấy tờ cần thiết có thể được hoàn thành để sự vắng mặt và kết luận của nó được ghi chép đúng.

Việc thực hiện một quy trình đã được thiết lập để điều tra và thảo luận việc vắng mặt với một nhân viên có thể tự nó làm cản trở không tham dự vì các lý do không trung thực.

Các cuộc phỏng vấn cần được thực hiện càng nhanh càng tốt sau khi người quay trở lại làm việc (không muộn hơn một ngày sau khi trở về). Nhân viên nên có cơ hội để phác thảo lý do cho sự vắng mặt của mình. Người giám sát nên sử dụng cuộc phỏng vấn như là một thời gian để khám phá bất kỳ vấn đề nào mà nhân viên có thể có dẫn đến sự vắng mặt.

Mục đích là thúc đẩy nền văn hoá cởi mở và hỗ trợ. Các thủ tục được áp dụng để đảm bảo rằng trợ giúp và tư vấn được cung cấp khi cần thiết và để đảm bảo rằng nhân viên đó có thể trở lại làm việc.

Nhân viên thường đánh giá cao cơ hội để giải thích lý do chính đáng cho việc vắng mặt trong một cấu trúc chính thức.

Nếu người giám sát nghi ngờ tính xác thực của các lý do đưa ra cho sự vắng mặt, anh / chị ấy nên sử dụng cơ hội này để bày tỏ bất kỳ nghi vấn hoặc quan tâm nào.

Luôn luôn phải nhận thức rằng cuộc phỏng vấn không chỉ là một phần của các thủ tục của công ty mà còn là một cuộc họp quan trọng trong thời gian đó sự vắng mặt đã được ghi nhận và có thể có liên quan đến việc làm trong tương lai. Thủ tục kỷ luật của công ty, trong trường hợp có mức nghỉ không thể chấp nhận được, phải được giải thích cho nhân viên.

Người quản lý có thể chọn phác thảo về sự vắng mặt của phòng. Thông điệp phải là nhân viên đã bị mất và năng suất bị.

Cách thức mà bộ phận này được yêu cầu tổ chức sắp xếp lại nhân sự cũng có thể được giải thích. Điều này chứng tỏ hiệu quả của đơn vị công việc bị ảnh hưởng xấu do sự vắng mặt.

Người giám sát sau đó sẽ giới thiệu nhân viên quay lại về tình hình hiện tại (ví dụ, nhiệm vụ nào là ưu tiên, công việc đã được thực hiện và nơi mà nhân viên cần tập trung nỗ lực của mình).

Không có điểm nào trong cuộc họp nên cuộc phỏng vấn trở thành hình thức xử phạt

, nhưng nên được xem như một cơ hội làm nổi bật và giải thích hậu quả của sự vắng mặt trong bộ. Đại đa số nhân viên lấy được cảm giác tự hào và thành tựu từ công việc của họ và nên khuyến khích quản lý để điều trị những cá nhân này như những người trưởng thành có trách nhiệm. Hầu hết nhân viên hiểu các quy tắc hợp lý và không muốn bị đe doạ tuân thủ.Tỷ lệ phần trăm nhỏ nhân viên thực sự có vấn đề vắng mặt sẽ cần giám sát chặt chẽ và có thể thậm chí là những biện pháp trừng phạt cho việc vắng mặt quá mức. Những nhân viên này thiếu trách nhiệm nên được xử lý riêng lẻ và chắc chắn.

Các thủ tục kỷ luật được đề nghị nếu bệnh nhân vắng mặt vẫn tiếp tục

Các hướng dẫn sau đây sẽ đề ra các bước cần thực hiện trong những trường hợp vắng mặt ngắn hạn được coi là vượt quá mức chấp nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.

Giai đoạn 1: Phỏng vấn Tư vấn

Người giám sát trực tiếp nên thông báo cho nhân viên về mối quan ngại của mình về các vắng mặt, cố gắng xác định lý do bệnh tật và xác định những gì cần phải làm để cải thiện việc đi học.

• Nếu có bất kỳ tình trạng y khoa nào được xác định ở giai đoạn này và có thể có ảnh hưởng đến sự phù hợp của việc làm, người giám sát nên sắp xếp cuộc hẹn với bác sĩ được công ty chấp thuận. Điều này cần được xác nhận với nhân viên bằng văn bản trong vòng năm ngày làm việc.
• Nếu từ cuộc thảo luận, vấn đề dường như không phải là do không có khả năng làm việc, giám sát viên nên thông báo cho nhân viên rằng, trong khi các bệnh ghi nhận có thể là chính xác, thì sẽ có sự cải thiện lâu dài về sự tham dự hoặc giai đoạn tiếp theo trong thủ tục sẽ được thực hiện.
• Việc kiểm tra lại sự hiện diện sẽ tự động được thực hiện mỗi tháng trong sáu tháng tới.
• Giai đoạn 2: Xem lại chính thức đầu tiên (Giai đoạn cảnh báo bằng miệng)

Nếu những người vắng mặt của nhân viên tiếp tục xấu đi sau khi phân tích và giám sát thường xuyên, anh ta nên được mời tham dự cuộc họp đánh giá chính thức với người giám sát.

• Bản ghi không vắng mặt nên được ghi chi tiết trong một lá thư mời nhân viên phỏng vấn. Nhân viên nên được khuyên rằng cô ấy có quyền được đại diện bởi một đại diện công đoàn hoặc một đồng nghiệp nếu thích hợp.
• Mục đích của cuộc họp này là:
• - tiếp tục thảo luận những lý do cơ bản cho vắng mặt,
  - cố vấn cho nhân viên về dịch vụ và những ý nghĩa về chi phí khi vắng mặt, và
  - -những nhân viên (trừ khi quyết định đi tìm lời khuyên y tế) rằng nếu không có sự cải thiện đáng kể và bền vững, việc làm của cô ấy có thể bị chấm dứt vì không có khả năng duy trì mức độ đi học được chấp nhận. Đây là lời cảnh báo.
  Khi có sự chú ý của bác sỹ, cần phải thực hiện ngay. Do đó cuộc họp chỉ được hoãn lại để cho phép một phần của quá trình này được hoàn thành. Trong vòng 5 ngày làm việc, nhân viên phải nhận được lời khuyên y tế. Cuộc họp sau đó sẽ được thông báo lại với HR và ý kiến ​​của bác sĩ sẽ được thảo luận.
• Nếu bác sĩ xác nhận khả năng làm việc, nhân viên nên được cảnh báo về hậu quả của việc vắng mặt liên tục.
• Giai đoạn 3: Đánh giá chính thức thứ hai (Giai đoạn cảnh báo bằng văn bản)

Khi giám sát thường xuyên chỉ ra rằng không có sự cải thiện nào trong mô hình vắng mặt đã xảy ra, một cuộc họp chính thức thứ hai sẽ được sắp xếp với HR.

• Lá thư mời nhân viên tới cuộc họp sẽ bao gồm hồ sơ vắng mặt và, một lần nữa, lời khuyên về đại diện.
• Bất kỳ thông tin mới nào được đưa ra tại cuộc họp về sức khoẻ yếu hoặc thay đổi bản chất của bệnh tật có thể cần phải được đánh giá bởi bác sỹ được công ty chấp thuận.
• Nhân viên nên có cơ hội để giải thích hồ sơ vắng mặt của mình. Nếu thích hợp, giám sát viên nên thông báo cho nhân viên biết rằng một cảnh báo bằng văn bản chính thức sẽ được ban hành và cảnh báo này sẽ vẫn nằm trong hồ sơ của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Một bản sao của cảnh báo sẽ được phát cho nhân viên và đại diện của họ.
• Nhân viên nên được thông báo rằng việc không tuân thủ kỳ vọng về sự tham dự của công ty và cải thiện hồ sơ tạm trú không chấp nhận được hiện nay sẽ dẫn đến chấm dứt công việc của nhân viên.
• Trường hợp nghi ngờ về khả năng tập thể dục làm việc, hãy tiếp tục với các lựa chọn tái sắp xếp theo hướng dẫn của bác sĩ. Tham khảo với đại diện công đoàn của nhân viên (nếu có) về quá trình tái cơ cấu và các lựa chọn.
• Giai đoạn 4: Tạm đình chỉ công việc
• Nếu sau khi thực hiện các giai đoạn trước của quá trình kỷ luật, không có sự cải thiện trong việc đi học, quản lý có thể tiến hành đình chỉ tạm thời mà không trả tiền. Mục đích đình chỉ phải được xác nhận bằng văn bản với các chi tiết về ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Một bản sao của thư tạm đình chỉ cần được gửi cho đại diện của nhân viên (nếu có).
• Giai đoạn 5: Chấm dứt việc làm

Đây là giai đoạn cuối của quá trình kỷ luật, theo đó nhân viên bị sa thải vì không có khả năng tuân thủ các yêu cầu của công ty về việc đi làm. Việc đuổi việc chỉ có thể xảy ra với sự cho phép bằng văn bản của một người quản lý cấp cao và nhân sự.

• Lá thư kêu gọi nhân viên đó sẽ bao gồm lời khuyên về đại diện và sẽ phác thảo hồ sơ vắng mặt. Nhân viên nên được thông báo rằng, sau cuộc phỏng vấn, họ có thể bị miễn nhiệm vì không có khả năng thực hiện nhiệm vụ công việc.
• Một lần nữa, bác sĩ công ty có thể phải được tư vấn nếu có thông tin mới liên quan đến sức khoẻ hoặc năng lực làm việc của nhân viên.
• Trường hợp không thể triển khai lại hoặc thích hợp, hãy xem xét việc tiến hành sa thải vì lý do khả năng. Điều kiện nhận trợ cấp tàn tật sẽ tùy thuộc vào hoàn cảnh của từng trường hợp.
• Nếu có quyết định buộc thôi việc trên cơ sở năng lực, một bản sao của thư xin miễn nhiệm phải được gửi đến đại diện của nhân viên (nếu thích hợp).
• Nhân viên có thể có quyền khiếu nại về việc sa thải. Việc kháng cáo phải phù hợp với thủ tục kỷ luật của công ty.
• Thách thức trong quản lý nghỉ việc

Cần lưu ý rằng người giám sát thường cảm thấy không thoải mái hoặc không muốn báo cáo về những người đã vượt mức chấp nhận chấp nhận được. Do nhiều áp lực về giám sát, việc thực hiện nhất quán các chính sách vắng mặt không phải lúc nào cũng là ưu tiên hàng đầu của họ.

Điều quan trọng là phải cố gắng xem chủ thể tính ra khỏi quản lý vắng mặt và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đối xử như nhau.Cần phải nhất quán, kiên trì và công bằng đối với tất cả mọi người. Khi không vắng mặt không được giải quyết hoặc giải quyết một cách không nhất quán, tinh thần thấp hơn có thể dẫn đến.

Nhân viên có thể cảm thấy họ đã bị đối xử bất công khi nhận thấy những nhân viên vắng mặt khác đang "trốn tránh nó. "

Phần lớn nhân viên sẽ đánh giá cao các chính sách và chương trình tạo điều kiện thuận lợi hơn là trừng phạt. Các biện pháp nghiêm ngặt hoặc trừng phạt bắt buộc nhân viên đi làm có thể dẫn đến việc nhân viên trở nên "vắng mặt trong khi làm việc".

Họ làm càng ít càng tốt và chống lại mọi nỗ lực để làm cho họ làm nhiều hơn. Cần phải thực hiện các chương trình khác để giúp nhân viên có mặt trong công việc, chẳng hạn như lên kế hoạch làm việc linh hoạt, chia sẻ công việc, các chương trình chăm sóc sức khoẻ và các chương trình chăm sóc sức khoẻ.