Chuẩn bị cho Kiểm toán Bồi thường cho Lao động

Công ty của bạn có phải trải qua kiểm toán bồi thường lao động không? Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán có thể có vẻ khó khăn, đặc biệt nếu công ty bảo hiểm của bạn có kế hoạch tiến hành kiểm toán thực tế tại cơ sở của bạn. Bài viết này sẽ phác thảo một số bước bạn có thể thực hiện giúp làm cho quy trình trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Lập kế hoạch kiểm toán

Công ty bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động của bạn có thể bắt đầu quá trình kiểm toán ngay sau khi chính sách bồi thường cho nhân viên của bạn hết hạn.

Bạn có thể nhận được thư của công ty bảo hiểm hoặc điện thoại của người được chỉ định để tiến hành kiểm toán. Kiểm toán viên được chỉ định của bạn nên lên kế hoạch kiểm toán tại một thời điểm đó là thuận tiện cho bạn. Ngày cần đủ xa để bạn có đủ thời gian để thu thập thông tin mà kiểm toán viên sẽ cần. Yêu cầu kiểm toán viên cung cấp cho bạn một bản tóm tắt các dữ liệu mà họ sẽ yêu cầu để thực hiện kiểm toán.

Lưu ý rằng kiểm toán viên được giao có thể hoặc không thể là nhân viên của hãng bảo hiểm. Một số công ty bảo hiểm duy trì một phòng kiểm toán nội bộ với đội ngũ nhân viên của mình. Những người khác thuê ngoài chức năng kiểm toán cho một công ty kiểm toán độc lập. Quá trình phải giống nhau cho dù kiểm toán viên được thực hiện bởi một nhân viên của hãng bảo hiểm hay một nhà thầu.

Hồ sơ bạn cần

Kiểm toán viên sẽ cần thông tin tài chính khác nhau trong khoảng thời gian mà chính sách được kiểm toán. Đây là loại thông tin bạn có thể được yêu cầu cung cấp:

(999 và 944) Các tờ khai thuế liên bang (hàng năm và hàng quý)

• Biên bản giải ngân tiền mặt
• Các khoản thanh toán cho các dịch vụ do các tổ chức độc lập cung cấp nhà thầu. Kiểm toán viên sẽ cần phải xác minh rằng những nhân viên này không phải là nhân viên của bạn.
• Các khoản thanh toán cho các dịch vụ do các nhà thầu phụ cung cấp
• Giấy chứng nhận bảo hiểm cho mỗi nhà thầu phụ bạn đã thuê
• Mẫu W-2 và 1099
• Mô tả công việc cho mỗi người lao động. Đảm bảo nó mô tả chính xác các nhiệm vụ của người lao động.
• Mô tả hoạt động kinh doanh của bạn
• Hồ sơ biên chế cho thời hạn của chính sách. Kiểm toán viên sẽ cần phải xác minh tất cả các nguồn trả cho mỗi công nhân (tiền lương, tiền thưởng vv).
• Hạn chế thanh toán áp dụng cho cán bộ điều hành, đối tác, chủ doanh nghiệp … được bảo hiểm theo chính sách
• Bảng đánh giá kinh nghiệm của bạn
• Khi bạn đã thu thập được các dữ liệu cần thiết, bạn cần tổ chức nó. Đưa tất cả hồ sơ biên chế của bạn (như các mẫu W-2, cuống chi phiếu và hồ sơ làm thêm giờ) để chúng có thể dễ dàng tiếp cận thông tin. Tương tự, đặt tất cả các thông tin liên quan đến các nhà thầu phụ, bao gồm số tiền thanh toán và giấy chứng nhận bảo hiểm, ở một nơi. Nỗ lực của bạn sẽ trả hết, làm cho cuộc kiểm toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Những gì được bao gồm trong biên chế?

Phí bảo hiểm bồi thường cho công nhân của bạn được tính bằng cách nhân tỷ lệ với bảng lương của bạn, và sau đó chia cho 100 người. NCCI và hầu hết các cơ quan bồi thường lao động của tiểu bang xem bảng lương là

thù lao

. Các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau. Cả hai đều có nghĩa là giá trị tiền tệ của các dịch vụ mà nhân viên của bạn cung cấp cho tổ chức của bạn. Các chi phí được bao gồm trong thù lao khác nhau giữa các bang. Tuy nhiên, chúng thường bao gồm những điều sau: Tiền lương và tiền công, bao gồm cả tiền lương hồi tố và tiền lương

Ủy ban. Điều này bao gồm tổng hoa hồng nhận được của một công nhân và bất kỳ thu hút đối với hoa hồng.

• Tiền thưởng, bao gồm cả kế hoạch thưởng cổ phiếu
• Tiền nghỉ mát, nghỉ phép và tiền ốm
• Tiền lương làm thêm giờ Trong tất cả trừ một số tiểu bang, tiền thù lao bao gồm cả thời gian làm thêm giờ tính theo tỷ lệ thời gian. Ví dụ, giả sử mức lương giờ bình thường của một công nhân là 20 đô la mỗi giờ. Nếu người lao động được trả 600 đô la cho 20 giờ làm thêm giờ, bạn sẽ chỉ bao gồm 400 đô la tiền làm thêm giờ.
• Khoản thanh toán của bạn nếu không được giữ lại từ lương của nhân viên theo luật pháp đối với An Sinh Xã Hội, Medicare hoặc một chương trình hưu bổng
• Thanh toán cho người lao động trên cơ sở khác với thời gian làm việc. Ví dụ như chia sẻ lợi nhuận, chia sẻ kế hoạch khuyến khích.
• Thanh toán hoặc trợ cấp cho dụng cụ cầm tay hoặc dụng cụ cầm tay mà công nhân sử dụng để thực hiện công việc của họ
• Giá thuê của một căn hộ hay nhà cung cấp cho nhân viên. Ngoài ra, giá trị các chỗ ở và bữa ăn khác mà nhân viên nhận được như là một phần của khoản thanh toán
• Khoản thanh toán được khấu trừ từ lương tổng cộng của người lao động cho các chương trình nghỉ hưu, phục vụ quán cà phê hoặc tiết kiệm
• Tiền lương cho nhân viên của các nhà thầu phụ không có bảo hiểm bên dưới)
• Điều gì Loại trừ khỏi biên chế?
• Có một số chi phí thường bị loại trừ khi tính lương được tính cho mục đích đánh giá bảo hiểm bồi thường cho người lao động. Mặc dù các điều khoản này thay đổi theo quốc gia, nhưng chúng thường bao gồm:

Lời khuyên và các khoản tiền thưởng khác của nhân viên

Trả lương (trừ thời gian làm việc)

• Giảm giá hàng hoá mua từ người sử dụng lao động
• Chi cho nhiệm vụ quân sự tích cực
• Trợ cấp đồng nhất
• Phân loại
• Một trong những nhiệm vụ chính của kiểm toán viên là đảm bảo rằng doanh nghiệp được bảo hiểm được phân loại đúng. Hệ thống phân loại bồi thường tai nạn lao động được thiết kế để phân loại

doanh nghiệp

chứ không phải nhân viên cá nhân. Kiểm toán viên sẽ xem xét hoạt động của công ty bạn để xác định xem phân loại cơ bản được liệt kê trong chính sách của bạn có chính xác hay không. Phân loại cơ bản là phân loại mô tả tốt nhất cho việc kinh doanh tổng thể của bạn. Điều này thường giống với phân loại quản trị (phân loại được phân bổ nhiều nhất). Ví dụ, giả sử bạn vận hành một cửa hàng máy móc. Một số nhân viên của bạn làm việc với máy tiện, trong khi những người khác đang vận hành máy khoan hoặc máy dập. Các hoạt động cụ thể được thực hiện bởi nhân viên của bạn có thể khác nhau từ người lao động sang người lao động.Tuy nhiên, tất cả chúng đều phù hợp với phân loại cơ bản của bạn, Cửa hàng Máy. Một số nhân viên có thể thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phân loại riêng. Ví dụ, cửa hàng máy tính của bạn sử dụng một nhân viên văn thư, người thực hiện công việc của mình trong một văn phòng kín từ những người lao động khác. Nhân viên này có thể sẽ được phân công nhân viên Văn phòng Thư ký chứ không phải là Cửa hàng Máy.

Các hệ thống phân loại bồi thường cho công nhân rất phức tạp. Kiểm toán viên của bạn có thể sắp xếp lại doanh nghiệp của bạn theo cách mà bạn không hiểu hoặc không có ý nghĩa gì đối với bạn. Trong trường hợp này, yêu cầu kiểm toán viên giải thích. Nếu bạn vẫn còn nhầm lẫn về những thay đổi, hãy yêu cầu đại lý hoặc nhà môi giới của bạn trợ giúp.

Gặp gỡ với kiểm toán viên

Để tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên sẽ cần gặp bạn hoặc một đại diện đáng tin cậy của công ty bạn. Nếu bạn giao nhiệm vụ này cho người khác, hãy chắc chắn rằng họ:

biết doanh nghiệp của bạn tốt

hiểu tất cả các giai đoạn hoạt động của công ty bạn

• biết các nhiệm vụ được thực hiện bởi mỗi nhân viên
• hiểu được công ty của bạn chính sách bồi thường cho người lao động, bao gồm các phân loại có chứa
• hiểu các hồ sơ tài chính của công ty bạn, bao gồm cả dữ liệu biên chế, để họ có thể trả lời câu hỏi từ kiểm toán viên
• Khi gặp gỡ với kiểm toán viên, bạn hoặc người được chỉ định của bạn nên hợp tác và trả lời các câu hỏi của kiểm toán viên cũng như bạn có thể. Không cung cấp thông tin không được yêu cầu.
• Giống như nhiều doanh nghiệp, công ty của bạn có thể thuê một công ty kế toán bên ngoài để quản lý các chức năng kế toán và biên chế của bạn. Nhân viên kế toán của bạn nên đáp ứng với sự kiểm tra nhân danh bạn? Câu trả lời là không. Người lập kế hoạch của bạn có thể cung cấp cho kiểm toán viên hồ sơ tài chính mà họ cần để thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên, kiểm toán viên sẽ cần phải đến thăm cơ sở của bạn để tiến hành một cuộc kiểm toán vật lý.

Nhà thầu phụ

Nhiều tiểu bang có luật áp đặt trách nhiệm đối với các nhà thầu thuê các nhà thầu phụ không có bảo hiểm. Những luật này sẽ áp dụng cho bạn nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động như một nhà thầu, và nó ký hợp đồng với người khác.

Chẳng hạn, giả sử rằng công ty của bạn, ABC Construction, thuê một nhà thầu phụ tên là P & J Plumbing để làm đường ống tại một tòa nhà mà bạn đang tân trang lại. Một nhân viên của P & J bị thương trong công việc và cố gắng nộp đơn yêu cầu bồi thường cho nhân viên. Tuy nhiên, P & J đã không mua bảo hiểm bồi thường cho công nhân. Ở hầu hết các tiểu bang, nhân viên bị thương có thể tìm kiếm các khoản trợ cấp theo chính sách bồi thường cho người lao động của bạn.

Các công ty bảo hiểm yêu cầu luật pháp cung cấp lợi ích cho nhân viên của các nhà thầu phụ không có bảo hiểm. Do đó, kiểm toán viên của bạn sẽ xem lại tài liệu thuế của bạn và tìm 1099 mẫu cho các nhà thầu phụ. Người đó sẽ kiểm tra xem bạn có được giấy chứng nhận bảo hiểm từ mỗi nhà thầu phụ bạn đã thuê hay không. Nếu bất kỳ nhà thầu phụ nào bạn thuê không cung cấp bằng chứng về bảo hiểm bồi thường cho công nhân, thì kiểm toán viên sẽ tính phí bảo hiểm bổ sung cho bảo hiểm của nhà thầu đó.

Tỷ lệ phí cho một nhà thầu phụ không có bảo hiểm phụ thuộc vào loại công việc mà thầu phụ đã thực hiện.Ví dụ, nếu nhà thầu phụ thực hiện công việc lợp, thì tỷ lệ phân loại mái áp dụng sẽ được sử dụng. Tỷ lệ sẽ được áp dụng cho toàn bộ hoặc một phần chi phí của công việc được ký hợp đồng phụ. Nếu số tiền bạn trả cho nhà thầu phụ là dành cho lao động thì toàn bộ chi phí (chia cho 100) sẽ được sử dụng làm cơ sở phí bảo hiểm.

Nhà thầu so với Nhà thầu phụ

Nếu doanh nghiệp của bạn không phải là nhà thầu, bạn có chịu trách nhiệm về thương tích do nhân viên của các nhà thầu độc lập mà bạn thuê không? Câu trả lời thường là không. Nhà thầu điều hành một doanh nghiệp độc lập với công ty của bạn. Do đó, nhà thầu chịu trách nhiệm cung cấp trợ cấp bồi thường cho người lao động bị thương.

Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ. Bạn thuê một Fabulous Flooring, một nhà thầu sàn, để xé ra một sàn linoleum cũ trong cửa hàng của bạn và thay thế nó bằng một cái mới. Bạn phác thảo kết quả bạn muốn (một tầng mới) và Fabulous làm công việc. Một giám sát viên tuyệt vời giám sát các nhân viên sàn. Người giám sát đặt lịch làm việc và hướng dẫn cách nhân viên thực hiện công việc của họ. Nếu một nhân viên Fabulous bị thương trong khi lắp đặt tầng mới, Fabulous (không phải công ty của bạn) phải chịu trách nhiệm với người lao động.

Có một số tình huống mà một công ty có thể phải chịu trách nhiệm về thương tích cho nhân viên của một nhà thầu độc lập. Vì vậy, bạn nên nhấn mạnh rằng tất cả các nhà thầu độc lập của bạn thuê cung cấp bằng chứng rằng họ đã mua bảo hiểm bồi thường cho công nhân.