ĐIều bạn cần biết về các cuộc họp trước hội nghị

Các nhà hoạch định cuộc họp và sự kiện dự kiến ​​sẽ tổ chức cuộc họp "pre-con" với giám đốc dịch vụ hội nghị tại các khách sạn, các cơ sở hội nghị, các trung tâm hội nghị và các nơi khác trước một cuộc họp dự kiến.

Đó là bản chất của hội nghị trước hội nghị.

Đối với những người không có kế hoạch tổ chức các cuộc họp thường xuyên, cuộc họp trước hội nghị có vẻ khó chịu hoặc khó chịu lúc đầu vì nó có thể bao gồm các điều khoản hoặc ngôn ngữ mới, chẳng hạn như "resume resume" hoặc "lệnh sự kiện banquet."

< ! --1 ->

Những kế hoạch tổ chức sự kiện gì mong đợi từ một cuộc họp trước?

Một cuộc họp trước là một cuộc họp được tổ chức với các nhà cung cấp sự kiện và các nhà cung cấp nơi mà sự kiện hoặc chương trình được lên kế hoạch diễn ra. Nó được tổ chức thường là một hoặc hai ngày trước sự kiện thực tế và khác với đi bộ thông qua xảy ra vào ngày của một sự kiện.

Một số người có thể liên kết các cuộc họp trước khi họp với các hội nghị, hội nghị, hội nghị và các chương trình khuyến khích lớn hơn. Tuy nhiên, cũng rất phổ biến để tổ chức cuộc họp trước hội nghị và các sự kiện đặc biệt khác.

Điều gì sẽ xảy ra trong cuộc họp trước hội nghị

Cuộc họp trước hội nghị cho phép người lập kế hoạch tổ chức sự kiện xem xét tất cả hậu cần cuối cùng cho một chương trình nhất định với đội ngũ quản lý nhà cung cấp tham gia vào chương trình.

Thông thường, cuộc họp trước con được phối hợp và lên kế hoạch bởi người quản lý dịch vụ hội nghị của địa điểm. Anh ta sẽ mời các nhà quản lý từ nhiều lĩnh vực khác nhau tham gia vào sự kiện để xem xét lại hậu cần về vai trò đặc biệt của họ cho một sự kiện.

Đây là thời gian tuyệt vời cho cuộc họp hoặc kế hoạch tổ chức sự kiện để thiết lập mối quan hệ với tất cả mọi người.

Trong thời gian diễn ra hội nghị, người tổ chức sự kiện cần nêu bật một số mục tiêu chính của sự kiện, bao gồm thông tin quan trọng về tổ chức lưu trữ sự kiện, các thông điệp quan trọng được chuyển tải tại sự kiện và những người quan trọng.

Thời gian chuẩn bị là thời điểm để xem xét lại sự kiện của sự kiện

Một sự kiện tiếp tục còn được gọi là các đặc tả sự kiện. Nó bao gồm tất cả các thông tin liên quan về một chương trình hoặc sự kiện, bao gồm các chi tiết về chính chương trình. Các mục này có thể bao gồm một số hoặc tất cả những điều sau đây: ngày, giờ, địa chỉ liên hệ, hồ sơ người tham dự, địa chỉ liên lạc khẩn cấp, thực phẩm và đồ uống, vận chuyển, thông tin vận chuyển, thanh toán, âm thanh / thị giác và các nhu cầu đặc biệt khác.

Mỗi giám đốc bộ phận sẽ xem xét sự hiểu biết của họ về sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và các quy trình hoạt động điển hình của họ. Họ cũng sẽ xem xét lại sự hiểu biết của họ về hợp đồng sự kiện và thông tin đã chia sẻ trước đó trên các đơn đặt hàng sự kiện tiệc.

Các nhà hoạch định cuộc họp và sự kiện nên nhớ đặt câu hỏi chi tiết liên quan đến các thông số sự kiện trong thời gian này, chẳng hạn như mức độ nhân sự và tên của các liên hệ chính trong sự kiện thực tế từ tất cả các khu vực được đại diện.Các yếu tố chính của cuộc thảo luận trước khi con có thể bao gồm đánh giá:

• Yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát
• Các yêu cầu về phòng khách (nếu thích hợp)
• Hội nghị và triển lãm thương mại có yêu cầu
• Không gian hội họp Yêu cầu kỹ thuật, như điện và viễn thông
• Chi tiết về vị trí biển hiệu
• Đây là thời điểm lý tưởng để thực hiện bất kỳ thay đổi phút chót nào. Mặc dù họ không phải lúc nào cũng thích, hầu hết các nhà cung cấp và nhà cung cấp mong đợi các thay đổi hợp lý (và không hợp lý). Tất nhiên, nếu trước khi con được lập biểu trong một thời gian khi thiết lập đang tiến hành, hãy xem xét tiến hành kiểm tra phòng sớm để đảm bảo mọi thứ đang chạy trơn tru.