ABC của một thư cảm ơn tặng quà

Có hai bước để cám ơn một nhà tài trợ. Việc đầu tiên liên quan đến việc thiết lập mối quan hệ tốt với mỗi nhà tài trợ, và bước đi kia có một mục đích rất hợp pháp.

Trước tiên, bạn cần một lá thư cảm ơn chân thành, nhưng bạn cũng phải bao gồm thông tin bắt buộc về mặt pháp lý để các nhà tài trợ có thể chứng minh rằng họ đã tặng một khoản đóng góp được khấu trừ thuế cho quỹ từ thiện của bạn.

IRS yêu cầu các tổ chức từ thiện công cộng (còn gọi là 501 (c) (3) tổ chức) để gửi thư xác nhận chính thức cho bất kỳ khoản đóng góp nào trên 250 đô la.

Nhà tài trợ có thể sử dụng bức thư này làm bằng chứng về sự đóng góp của mình và yêu cầu khấu trừ thuế. Hầu hết các tổ chức từ thiện đều gửi một thông báo cho tất cả các khoản quyên góp, thậm chí cả các khoản đóng góp nhỏ.

Cả hai mục tiêu, cám ơn nhà tài trợ và đáp ứng các yêu cầu pháp lý, có thể được hoàn thành cùng một lúc hoặc riêng biệt. Hầu hết các tổ chức từ thiện đều đạt được cả hai yêu cầu trong một lá thư.

- IRS nói rằng phải thông báo bằng văn bản, vào thời điểm chào hàng hoặc khi nhận được khoản thanh toán, và theo một cách mà bạn nhận được sẽ đến sự chú ý của nhà tài trợ. "(Xem IRS Publication 1771)

Việc công nhận sự đóng góp phải được thực hiện không muộn hơn ngày 31 tháng 1

st

của năm sau món quà. Tuy nhiên, thực tiễn tốt nhất cho thấy rằng các tổ chức từ thiện nên gửi một thông báo càng sớm càng tốt sau khi nhận được món quà.

Ngoài ra, hầu hết các tổ chức từ thiện gửi bản tóm tắt đóng góp của nhà tài trợ cho năm trước vào cuối tháng Giêng.

Trong thời đại khiếu nại và đóng góp quyên góp nhiều kênh, gửi bản tóm tắt vào cuối năm bằng thư (cho dù ngân sách ban đầu đã được kiểm tra thực tế hay trực tuyến), đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã thông báo đầy đủ nhà tài trợ.

Bạn có thể gửi tóm lược cuối cùng về khoản đóng góp của nhà tài trợ cho năm trước bằng email?

Có. Không có toa thuốc theo toa cho bất cứ một thư xác nhận nào. Ví dụ: có thể là bưu thiếp, email hoặc thư vật lý.

Tuy nhiên, theo ý kiến ​​của tôi, tốt nhất là làm cho bản tóm tắt cuối năm đó là một bức thư vật lý bằng thư. Một thông báo email có thể không được chú ý trong một hộp thư đông đúc hoặc thậm chí kết thúc trong thư mục spam của người hiến tặng.

Những gì bạn phải đưa vào phần xác nhận

Tên tổ chức của bạn

Một tuyên bố nói rằng bạn là một tổ chức được miễn thuế 501c3

• Ngày nhận được sự đóng góp
• Số tiền đóng góp bằng tiền mặt Tiền mặt có nghĩa là séc, thẻ tín dụng và khấu trừ lương)
• Mô tả (nhưng không phải giá trị) của khoản đóng góp không bằng tiền mặt. Nhà tài trợ ước lượng giá trị đóng góp không bằng tiền mặt khi báo cáo cho IRS về khai thuế của mình.
• Một tuyên bố rằng không có hàng hoá hoặc dịch vụ được cung cấp bởi tổ chức, nếu áp dụng
• Một bản mô tả và ước tính tốt về giá trị của hàng hoá hoặc dịch vụ, nếu có, mà tổ chức cung cấp để đổi lại đóng góp.Một ví dụ có thể là một bữa tối, nơi một số tiền trả cho bữa ăn trong khi phần còn lại là một sự quyên góp.
• Một tuyên bố rằng hàng hoá hoặc dịch vụ, nếu có, mà tổ chức cung cấp trả lại phần đóng góp bao gồm toàn bộ các lợi ích vô hình nếu có. Một ví dụ có thể là một món quà nhỏ có giá trị ít hơn 75 đô la, chẳng hạn như một chiếc cốc hoặc túi đựng quần áo với biểu tượng của tổ chức.
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức của tôi không cung cấp một sự thừa nhận hợp lý?
• IRS đã bác bỏ các khoản khấu trừ thuế cho các nhà tài trợ, những người không thể công nhận sự đóng góp của họ cho tổ chức từ thiện.

"Chronicle of Philanthropy" báo cáo về điều này trong bài viết của nó, IRS Crackdown Tập trung vào Quà Tặng. Trong một trường hợp, phán quyết dựa trên sự thừa nhận không đủ kịp thời và thiếu ngôn ngữ yêu cầu.

M T:

Phát triển ngôn ngữ nhận biết của bạn và được đánh giá bởi một luật sư chuyên về các vấn đề phi lợi nhuận. Sau đó sử dụng cùng ngôn ngữ một cách nhất quán.

Một số ví dụ: Không có lý do tổ chức của bạn không thể cung cấp một lời cảm ơn chân thành mà sẽ khuyến khích các nhà tài trợ của bạn trao lại cho bạn

và

hoàn thành nghĩa vụ của bạn để cung cấp một IRS chấp nhận được chấp nhận của việc quyên góp . Mặc dù ngôn ngữ thừa nhận nên phù hợp với từng tổ chức từ thiện, dưới đây là hai ví dụ về các tuyên bố đáp ứng được tất cả các yêu cầu. Người đầu tiên đến cuối bài viết bằng thư; thứ hai là một phần của email cảm ơn bạn.

1. "Là một tổ chức từ thiện 501c3, luật thuế yêu cầu chúng tôi thông báo cho bạn rằng bức thư này là sự thừa nhận chính thức món quà của bạn. Ngoài ra, chúng tôi phải chứng nhận rằng bạn không nhận hàng hoặc dịch vụ nào để xem xét đóng góp này; , "Đối tác In Health, tổ chức 501 (c) (3) không vì lợi nhuận, không cung cấp bất kỳ hàng hoá hoặc dịch vụ nào, toàn bộ hoặc nếu bạn muốn xác nhận khoản khấu trừ thuế của món quà này ở Hoa Kỳ, vui lòng giữ lại thư xác nhận này cho các hồ sơ của bạn.

Đối tác Trong số EIN của Y tế là xxxxx. "

Cả hai của những ví dụ này làm việc cho các khoản đóng góp tiền mặt. Nhưng những gì nếu tặng không phải là tiền mặt, nhưng tài sản hoặc hàng hoá vật chất của một số loại? Trong trường hợp đó, hãy sử dụng ngôn ngữ tương tự như ví dụ này:

"Cảm ơn sự đóng góp của bạn đối với một tủ lạnh đã qua sử dụng và một bếp đã sử dụng [tên của tổ chức phi lợi nhuận], tổ chức phi lợi nhuận 501 (c) (3) Ngày]. Không có hàng hoá hoặc dịch vụ nào được cung cấp để đổi lấy sự đóng góp của bạn. "

Tài nguyên:

IRS Ấn phẩm 1771

GrantSpace Kiến thức cơ bản

Hội đồng các tổ chức phi lợi nhuận quốc gia