Cách Phát hiện và Ngăn chặn Hành vi trộm cắp của Người lao động, Lấn chiếm

Các chủ doanh nghiệp phải luôn cảnh giác trước hành vi trộm cắp, và loại hình trộm cắp phổ biến nhất là bởi nhân viên và cố vấn tài chính đáng tin cậy. Trong bài viết này, học một số dấu hiệu cho thấy một nhân viên đang chiếm đoạt và một số lời khuyên để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi bị trộm cắp và ăn cắp nhân viên.

Sự che dấu là gì?

Sự tham ô là hành vi trộm cắp hoặc hành động sai trái của người lao động hoặc những người đáng tin cậy khác trong hoạt động kinh doanh.

Hầu hết việc biển thủ liên quan đến việc đánh cắp hoặc chuyển các quỹ của công ty cho nhân viên. Theo báo cáo năm 2012 của Hiệp hội các Người kiểm tra Gian lận Chứng chỉ (ACFE), "doanh nghiệp Hoa Kỳ điển hình mất 7% doanh thu hàng năm của mình cho gian lận của nhân viên" và các doanh nghiệp nhỏ có hầu hết các trường hợp và thiệt hại cao nhất.

Phát hiện gian lận và chiếm đoạt của nhân viên

ACFE cho biết hầu hết nhân viên phạm tội gian lận hoặc biển thủ có dấu hiệu báo động như sống ngoài khả năng của mình, gặp khó khăn về tài chính, có mối quan hệ gần gũi với người bán hàng và có vấn đề kiểm soát quá mức. Nếu bạn cảnh giác và cảnh giác, bạn có thể phát hiện và ngăn chặn những tổn thất kinh doanh này. Đây là giải pháp gồm hai phần:

Hãy thận trọng: Hãy tìm những dấu hiệu cảnh báo này

Hãy để mắt mở cho những dấu hiệu cảnh báo gian lận của nhân viên hoặc biển thủ:

Một nhân viên từ chối đi nghỉ (sợ rằng hành vi trộm cắp sẽ là phát hiện bởi sự thay thế)

Một nhân viên làm việc liên tục theo giờ

Một nhân viên muốn làm việc tại nhà

Chi tiêu cá nhân quá mức (xe mới, chuyến đi) của một nhân viên có thu nhập không thể hỗ trợ những sự lãng phí này. Nhân viên có thể bán lại hàng hóa hoặc chỉ tận hưởng "cuộc sống tốt đẹp" với chi phí của bạn

• Tiền mặt nhỏ biến mất quá nhanh
• Chi phí khổng lồ cho việc đi làm của nhân viên
• Nhân viên có quan hệ gần gũi với nhà cung cấp. Hãy để mắt tới những nhân viên thường xuyên ăn trưa với nhà cung cấp hoặc những người liên quan đến các nhà thầu độc lập làm việc cho doanh nghiệp của bạn.
• Nhanh chóng biến mất nguồn cung cấp văn phòng. Nếu có vẻ như bạn đang chi tiêu nhiều hơn cho các mặt hàng văn phòng, họ có thể sẽ về nhà với nhân viên.
• Nhận thức được các dấu hiệu có thể giúp bạn biết nơi nào để tập trung điều tra của bạn.
• Ngăn chặn hành vi trộm cắp và chiếm đoạt của nhân viên
• Biết được dấu hiệu mất mát của nhân viên là không đủ. Bạn phải có khả năng để tìm hiểu cụ thể liệu các nhân viên đang làm. Dưới đây là một số kiểm soát nội bộ (kỹ thuật quản lý kế toán) bạn có thể thiết lập để tìm hiểu điều gì đang xảy ra:
• Đặt cọc hàng ngày và điều chỉnh hàng tháng

Rời tiền mặt ngồi xung quanh là quá cám dỗ đối với một số nhân viên, và đối chiếu bản sao kê ngân hàng mỗi tháng giúp bạn nắm bắt bất thường sớm hơn là sau này.

Nhiệm vụ tài chính riêng biệt của nhân viên.

• Chẳng hạn, nhân viên viết séc không phải là nhân viên hòa giải bản sao kê ngân hàng. Theo dõi tiền mặt nhỏ. Tiền trong ngăn kéo tiền mặt có thể chứng minh là quá hấp dẫn đối với một số nhân viên. Yêu cầu tất cả các giao dịch tiền mặt nhỏ có một khoản thanh toán nhỏ hoặc đăng nhập để hỗ trợ họ, và yêu cầu hai chữ ký trên kiểm tra tiền mặt nhỏ.
• MBWA (Quản lý bởi Đi bộ xung quanh). Cho nhân viên biết bạn đang theo dõi mọi thứ xung quanh công ty. Không được vào tủ khóa của nhân viên hoặc bàn làm việc hoặc các vật dụng cá nhân, chỉ cần theo dõi những thay đổi hoặc hoạt động bất thường. Thật là bất ngờ khi mọi người sẽ làm quen với đường dây khi họ biết ai đó quan tâm đủ để xem.
• Hãy kiểm tra để đảm bảo rằng chi phí đi lại được hỗ trợ bởi các giấy tờ thích hợp và chúng phù hợp. Ví dụ: kiểm tra hóa đơn khách sạn để đảm bảo bạn không phải trả tiền cho phim ảnh hoặc massage.
• Truyền đạt thông điệp của bạn về sự trung thực của nhân viên Ngay từ ngày đầu tiên làm việc, nhân viên nên biết rằng bạn yêu cầu họ, thành thực. Một nhân viên mới sẽ quên những gì bạn nói cho họ, nhưng nếu họ phải đọc và ký một sổ tay nhân viên hoặc chính sách và hướng dẫn thủ tục, họ không có lý do gì không biết những gì cần thiết.
• Cố gắng cập nhật sổ tay nhân viên và đưa thông tin về kỳ vọng của bạn và điều gì sẽ xảy ra nếu họ không thành thật. Truy tố ngay

Các loại thực thi pháp luật sẽ cho bạn biết rằng biện pháp trừng phạt lớn nhất đối với tội phạm là khả năng bị bắt và truy tố. Bắt giữ nhân viên ăn cắp hoặc nhầm lẫn là không đủ; bạn phải chuẩn bị để truy tố. Được khoan hồng vì một nhân viên "chỉ làm điều đó vì cô ấy cần tiền" sẽ không để cho cô ấy hoặc những người khác ăn cắp kinh doanh của bạn.

Tư vấn luật sư về việc làm

Trước khi xảy ra chuyện gì đó,

dành thời gian nói chuyện với luật sư về việc làm, người quen với luật về việc làm và cách giải quyết các vấn đề của nhân viên. Tìm ra các quyền của bạn như là một chủ nhân, làm thế nào để đối phó với hành vi trộm cắp hoặc biển thủ, làm thế nào để liên lạc về vấn đề này với báo chí và các nhân viên khác, và làm thế nào để truy tố một nhân viên.

Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên đang ăn cắp từ bạn hoặc nhầm lẫn, cuộc gọi đầu tiên của bạn nên là với luật sư, nhưng tốt hơn nếu bạn có mối quan hệ với ai đó và bạn biết các phác thảo chung về đối phó với hành vi trộm cắp và ăn cắp nhân viên.

Khước từ Thông tin trong bài viết này và trên trang hướng dẫn này nhằm mục đích thông tin tổng quát và không nhằm mục đích pháp lý hoặc tư vấn thuế. Mọi tình huống đều khác nhau; trước khi bạn thực hiện bất kỳ hành động chống lại một nhân viên, hãy tham vấn luật sư.