Nhân viên kế toán, kiểm soát viên hoặc giám đốc tài chính - ai là người cần?

Các chủ doanh nghiệp thường quản lý sổ sách kế toán của mình vì nhiều lý do bao gồm sợ phân phối thông tin tài chính nhạy cảm, muốn kiểm soát hoàn toàn và giữ chi phí nhân viên nạc. Những lý do đó, dù chắc chắn có giá trị đối với các doanh nghiệp mới thành lập và các hoạt động nhỏ hơn, ngày càng trở nên không thực tế khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Một số chủ doanh nghiệp ủy thác các nhiệm vụ kế toán cho các thành viên trong gia đình hoặc nhân viên đáng tin cậy, nhưng các doanh nhân thành đạt và hiểu biết nhất nhanh chóng hiểu rằng kế toán và tài chính là mạch máu của kinh doanh và xứng đáng được quản lý chuyên nghiệp từ các chuyên gia tài chính có tay nghề.

Ba vị trí quản lý tài chính chính trong hầu hết các doanh nghiệp là kế toán, kế toán, điều khiển và Giám đốc Tài chính hoặc CFO.

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tự chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ của các vị trí này hoặc ủy thác cho nhân viên hoặc cộng sự đáng tin cậy, nhưng khi doanh nghiệp trưởng thành, hầu hết chủ sở hữu đều khám phá ra rằng các chuyên gia tuyển dụng tạo ra lợi ích giá trị vững chắc trong khi vẫn giải phóng chủ sở hữu tập trung vào các vấn đề kinh doanh cốt lõi. Kết quả của việc thuê chuyên gia kế toán bao gồm nhưng không giới hạn đối với những ưu điểm kinh doanh sau:

• Tiết kiệm tiền thuế
• Quản lý khối lượng giấy tờ nội bộ và báo cáo bên ngoài đang mở rộng
• Thiết kế>
• Tìm kiếm mức tiết kiệm chi phí trong quy trình sản xuất, quan hệ nhà cung cấp, hoạt động văn phòng và quản lý nhân viên
• tăng cường an toàn tài chính bằng cách giảm thiểu rủi ro với bảo hiểm, quản lý hàng tồn kho, đa dạng hóa và đánh giá nguy cơ tài chính
• Mở rộng kế hoạch
• Xử lý biên chế
• Xóa bỏ hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận

Tránh phạt tiền, hình phạt, chi phí phát sinh do thiếu thời hạn, tính toán biên chế không chính xác, quên thanh toán hoá đơn và thiếu cơ hội kinh doanh nhạy cảm về thời gian

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp tiết kiệm tiền bằng cách thuê nhân viên tài chính chuyên nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngành nghề của bạn và các yếu tố khác, bạn chỉ cần có một người làm kế toán bán thời gian hoặc yêu cầu một nhân viên tài chính đầy đủ bao gồm một bộ điều khiển và CFO. Quyết định nhân viên tài chính mà doanh nghiệp của bạn thực sự cần là một quyết định phức tạp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhu cầu của bạn gần như chắc chắn sẽ thay đổi theo thời gian và nếu doanh nghiệp của bạn phát triển thành công, bạn có thể vượt qua tất cả các vị trí này. Các phần sau mô tả chi tiết từng nghề nghiệp và giải thích khi nào doanh nghiệp của bạn có thể cần một hoặc nhiều chuyên gia tài chính:

Chức năng chủ yếu của nhân viên kế toán

Hầu hết các nhân viên kế toán làm việc một cách phản ứng ghi lại những gì đã được thực hiện về mặt tài chính trong công ty với ít hoặc không ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh.Người làm sổ sách làm việc trên cơ sở giao dịch và hiếm khi đưa ra quyết định về các giao dịch kinh doanh trong tương lai. Một nhân viên kế toán tài năng có thể giải thích các lựa chọn của bạn, lưu giữ hồ sơ và báo cáo hiện tại, xác định sự khác biệt trong sách và đề xuất các ý tưởng tiết kiệm chi phí, nhưng công việc chính của họ là ghi lại quá trình kinh doanh và các giao dịch tài chính của nó và biên soạn các báo cáo từ thông tin này. Một số công việc hàng ngày điển hình của một nhân viên kế toán của công ty bao gồm:

• Ghi lại doanh thu, chi phí, tài khoản phải trả và các khoản phải thu
• Theo dõi chi phí vật tư, văn phòng, tiền thuê, các tiện ích và các chi phí cố định và biến đổi khác
• , giữ thuế, tài khoản thuế doanh thu, các khoản thanh toán tiền lương và các khoản khấu trừ bảo hiểm
• Bảo đảm các mẫu thiết yếu và giấy tờ được hoàn thành và lưu trữ an toàn
• Chuẩn bị báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm cho ban quản lý, cơ quan chính phủ, cổ đông, và các bên liên quan
• Thanh toán hóa đơn đúng thời hạn
• Nghiên cứu các nhà cung cấp thay thế và so sánh chi phí
• Xác định các lĩnh vực có vấn đề như lãng phí, quản lý kém, gian lận và trộm cắp
• Theo dõi tài liệu, vật tư, thuế và tiền đặt cọc hàng tháng, hàng tháng cho thành phố, tiểu bang, IRS, các cơ quan thất nghiệp và công ty bảo hiểm
• Quản lý kinh doanh và bảo hiểm nhân viên và sức khoẻ
• Kiểm tra các vấn đề tuân thủ
• Xử lý tín dụng của khách hàng với nội bộ và tín dụng kinh doanh với bên bán hàng bên ngoài và bên cho vay bên ngoài
• Biết khi thuê Hầu hết các chủ doanh nghiệp - đặc biệt là những người có tinh thần kinh doanh - đều phát triển về mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh của mình, và kế toán đã trở nên dễ dàng hơn với tất cả các phần mềm trực quan có sẵn. Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể giữ sách nhưng không nhất thiết phải là ý tưởng hay khi doanh nghiệp phát triển. Khi các thủ tục giấy tờ bắt đầu làm ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian của bạn, sự hài lòng trong công việc hoặc hiệu quả, đã đến lúc cân nhắc việc thuê một nhân viên kế toán. Bạn có thể không cần phải thuê một nhân viên làm việc toàn thời gian và thậm chí có thể thuê ngoài tất cả hoặc một phần công việc kế toán như biên chế. Thuê một người làm kế toán có ý nghĩa nếu bất kỳ điều nào sau đây áp dụng cho bạn và doanh nghiệp của bạn:
• Bạn thực sự không hiểu kế toán nhưng tin tưởng vào phần mềm để nói với bạn mọi thứ bạn cần biết.
• Bạn không quen thuộc với các luật thuế và chiến lược tránh thuế.

Kinh nghiệm kinh doanh của bạn tăng trưởng nhanh chóng trong một thời gian ngắn.

Nhà đầu tư, người cho vay hoặc cổ đông muốn có báo cáo chuẩn bị chuyên nghiệp.

• Bạn đang dành nhiều thời gian để làm sách hơn là tạo ra doanh số bán hàng hoặc kinh doanh mới.
• Bạn có kế hoạch mở rộng sang một khu vực, ngành hoặc một dòng sản phẩm khác.
• Bạn muốn mua, bán hoặc trao đổi tài sản.
• Bạn đã được thông báo rằng sách của bạn sẽ được kiểm toán.
• Việc thuê một nhân viên kế toán không phải là một quá trình đau đớn bởi vì bạn có thể bắt đầu bằng cách gia công phần mềm cho một công ty kế toán chuyên nghiệp.Đó là một chiến lược đặc biệt hiệu quả nếu bạn không quen thuộc với kế toán, thuê kế toán viên hoặc kiểm toán viên kế toán hoặc người xin việc làm tài chính.
• Khi nào cần cân nhắc việc thuê một bộ điều khiển
• Các bộ điều khiển, đôi khi được gọi là kiểm soát viên, giám sát nhân viên kế toán, quản lý thuế, quản lý tín dụng và nhân viên kế toán khác trong khi báo cáo trực tiếp với CFO, CEO hoặc chủ doanh nghiệp. Trong các công ty nhỏ hơn, một người kiểm soát có thể là Người kiểm toán viên được công nhận duy nhất trong công ty hoặc giám sát một nhóm các kế toán viên. Nhiều người trong số các chuyên gia này quản lý các nhiệm vụ của họ với sự trợ giúp của nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán hoặc trợ lý hành chính.
• Một bộ điều khiển là nhân viên kế toán của công ty và chịu trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, ngân sách, thuế, giấy chứng nhận tuân thủ và các dự án đặc biệt như hoạch định chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, mua lại doanh nghiệp, sáp nhập công ty và đảm bảo tài chính hoặc nhà đầu tư. Được coi là quản lý tài chính cấp trung, người kiểm soát thường thực hiện các nhiệm vụ sau:

Quản lý nhân viên tài chính.

Đăng ký séc và chịu trách nhiệm uỷ thác cho hoạt động của công ty.

Đăng xuất các báo cáo và tài liệu liên quan đến tài chính.

Thiết lập các chính sách và thủ tục tài chính của công ty.

• Tạo báo cáo để xem xét nội bộ.
• Xử lý các chính sách bảo hiểm và quản lý rủi ro.
• Bảo vệ tài sản của công ty.
• Chuẩn bị, theo dõi và cập nhật ngân sách.
• Chuẩn bị mũi nhọn cho việc chào bán công khai.
• Thông báo cho chủ sở hữu và người điều hành về thị trường tài chính, các xu hướng và các phương pháp hay nhất.
• Phát triển các chiến lược thuế chủ động.
• Chọn và quản lý phần mềm kế toán.
• Theo đuổi bộ sưu tập.
• Xử lý các vấn đề nhân sự như duy trì hồ sơ nhân viên.
• Giáo dục nhân viên về lợi ích của nhân viên và trách nhiệm kinh doanh.
• Các dấu hiệu cho biết nhu cầu của doanh nghiệp bạn là người kiểm soát
• Doanh nghiệp của bạn càng lớn, bạn càng cần nhiều hơn là chỉ làm kế toán. Nếu bạn có cổ đông, hoặc một ban giám đốc bao gồm những người không phải bạn bè, bạn hàng gần gũi và gia đình mà bạn đã chỉ định, thuê một người quản lý là một thực tiễn kinh doanh lành mạnh để bảo vệ công ty và tài sản của bạn. Nói chung, một bộ điều khiển tập trung vào kế toán trong khi CFO tập trung vào tài chính chiến lược.
• Khi các bên liên quan của công ty mở rộng, một bộ điều khiển cung cấp báo cáo quản lý chiến thuật và giám sát nhân viên về các vấn đề về kế toán trong khi CFO điều hành kế hoạch tài chính và chịu trách nhiệm cho đội ngũ kiểm soát và kế toán. Hầu hết các công ty nhỏ không thể có được một bộ điều khiển toàn thời gian, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, bạn không có khả năng hoạt động mà không có bộ điều khiển ngay cả khi họ làm việc trên cơ sở bán thời hoặc tư vấn.
• Khi thuê Chief Financial Officer

Các giám đốc tài chính làm việc vượt quá giới hạn nghiêm ngặt bằng cách tham gia vào tất cả các quyết định kinh doanh và vận động cho các lợi ích tài chính tốt nhất của tổ chức. Như bất kỳ doanh nhân dày dạn kinh nghiệm hay chủ doanh nghiệp nào cũng biết, đánh giá tài chính nghiêm ngặt là một trong những mục tiêu kinh doanh thành công của công ty.Các sáng kiến ​​mang lại lợi nhuận cao có thể dễ dàng làm suy yếu công ty với khách hàng không muốn trả giá cao cho các sản phẩm kém hoặc khách hàng trung thành, những người đặt giá trị lớn hơn lên mục tiêu, nguyên tắc, cam kết về môi trường hoặc các kỹ thuật hoạt động của công ty.

Các giám đốc tài chính tốt nhất đánh giá không chỉ những chi phí kinh doanh mà còn cả những rủi ro và đe dọa mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tạo ra. Là các quan chức cấp cao của CFO, các giám đốc tài chính làm việc với chủ sở hữu, ban giám đốc, quản lý cấp cao và các bên liên quan chính khác và đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu và phát triển, giám sát của công ty, tuân thủ quy định và các hoạt động hàng ngày. Các nhiệm vụ khác của CFO bao gồm:

Chỉ đạo công ty thông qua sáp nhập, mua lại, chào bán công khai và thay đổi trong cơ cấu và hoạt động kinh doanh

Quản lý việc mở rộng kinh doanh đến các thị trường mới

Khuyến khích thực hiện tài chính âm thanh trong quá trình ra quyết định phức tạp > Quản lý tài sản và các mối quan hệ tài chính với nhiều bên liên quan

Hoạt động tinh giản

• Đánh giá và quản lý rủi ro tài chính
• Lập kế hoạch các mục tiêu tài chính ngắn và dài hạn
• Xử lý dữ liệu thị trường từ nhiều chỉ số tài chính và xu hướng kinh doanh
• Hiểu được lý do tại sao thị trường kinh doanh thực hiện theo cách của họ
• Xác định cách đầu tư tài sản của công ty
• Dự báo các xu hướng thị trường và cách thức công ty có thể tận dụng chúng
• Mỗi bộ phận của công ty phụ thuộc rất nhiều vào các nhiệm vụ kết hợp của CFO: giám sát quản lý, quản lý kho bạc và lập kế hoạch và dự báo về các vấn đề tài chính quan trọng.
• Nhu cầu Yêu cầu Quản lý Tài chính Tăng dần
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển nhu cầu về kế toán và kế toán khi hoạt động của họ phát triển. Chủ sở hữu hoặc thành viên nhóm được chỉ định thường quản lý kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và khởi động với sự trợ giúp của phần mềm kế toán. Tuy nhiên, cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp đều quyết định rằng việc thuê chuyên gia lập kế hoạch - hoặc làm việc toàn thời gian hoặc làm việc tại nhà hoặc thuê ngoài - giải phóng nhân viên cho các nhiệm vụ kinh doanh cốt lõi và thúc đẩy tính chính xác cao hơn, tuân thủ tốt hơn và tăng cường giám sát. Người lập kế hoạch phải đảm bảo rằng các báo cáo được nộp đúng thời hạn và giúp các công ty xác định các chiến lược tiết kiệm chi phí, gian lận, trộm cắp và lãng phí.
• Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và nhu cầu về thời gian của bạn nhân lên, bạn có thể thấy rằng bạn cần một nhân viên tài chính được giám sát bởi một bộ điều khiển hoặc một CFO để quản lý tài chính ngày càng tinh vi của công ty. Các lựa chọn của bạn bao gồm thuê nhân viên làm việc toàn thời gian hoặc thuê nhân viên kế toán bên ngoài và các nhiệm vụ tài chính cho một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Cả hai lựa chọn đều là những cách hợp lý để tăng cường sức mạnh tài chính của doanh nghiệp, nhưng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đều được hưởng lợi từ việc thuê tư vấn nếu cần thiết để tránh chi phí cao khi sử dụng các chuyên gia toàn thời gian.