Sự kiện Quản lý so với Kế hoạch: sự khác biệt là gì?

Ngành công nghiệp quy hoạch sự kiện có rất nhiều vị trí công việc và mô tả công việc. Kế hoạch sự kiện. Người tổ chức cuộc họp. Điều phối viên sự kiện. Người lập kế hoạch. Quản lý sự kiện. Danh sách có vẻ vô tận. Khi ngành công nghiệp phát triển, danh sách các chức năng công việc cũng vậy. Trong khi tăng trưởng việc làm luôn là điều tốt, phạm vi các sự kiện tổ chức sự kiện công việc và chức danh quản lý sự kiện có thể gây nhầm lẫn cho những người bắt đầu ra trong ngành.

Nó cũng bực bội đối với các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm với khách hàng hiểu sai các dịch vụ được cung cấp.

"Quản lý sự kiện" và "lập kế hoạch sự kiện" thường bị ném chung quanh nhau mặc dù chúng là hai điều rất khác nhau. Rất đơn giản, lập kế hoạch và quản lý là không giống nhau. Trong khi bộ kỹ năng của hai chức năng này chồng lên nhau, chúng là hai chức năng riêng biệt. Nó tạo ra những vấn đề cho những người giao dịch với khách hàng những người nhầm tưởng nghĩ rằng họ cần một người quản lý sự kiện khi những gì họ cần là một kế hoạch sự kiện. Và đối với những khách hàng có ấn tượng rằng tất cả các nhà quản lý sự kiện cũng xử lý sự kiện. Vì vậy, hãy làm sáng tỏ sự nhầm lẫn vì điều quan trọng là bạn và khách hàng của bạn có cùng sự hiểu biết.

Lập kế hoạch Sự kiện

Hãy bắt đầu với kế hoạch sự kiện. Từ operative then chốt ở đây là kế hoạch . Tất cả các sự kiện - từ buổi lễ cưới đến lễ kỷ niệm sinh nhật quan trọng cho các cuộc tụ họp của công ty lớn - bắt đầu với một kế hoạch của một số loại.

Các cuộc thảo luận ban đầu với khách hàng về ý tưởng sự kiện, chủ đề, ngày mong muốn và hướng dẫn ngân sách đều là một phần của quá trình lập kế hoạch sự kiện.

Lập kế hoạch sự kiện bắt đầu ngay từ giai đoạn đầu của khái niệm và tiếp tục cho đến khi sự kiện thực tế diễn ra. Và trung thực, trong vài tuần sau sự kiện này, các nhà hoạch định sự kiện quấn lên chi tiết và xử lý các mục tiếp theo.

Lập kế hoạch sự kiện bao gồm việc làm việc chặt chẽ với khách hàng để thiết kế một sự kiện phản ánh tầm nhìn của khách hàng về việc thu thập và đáp ứng mục tiêu của sự kiện. Khách hàng thuê một nhà hoạch định sự kiện thuê ai đó để lên kế hoạch cho mọi khía cạnh của sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và các mục hành động, và để xem sự kiện đó cho đến khi hoàn thành.

Việc lựa chọn một địa điểm

• Đàm phán các hợp đồng khách sạn
• Thuê các nhà cung cấp bên ngoài
• Sự lựa chọn của khách hàng
• Các kế hoạch tổ chức sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• > Lập kế hoạch
• Thuê một nhà cung cấp thực phẩm
• sắp xếp khách mời hoặc giải trí
• phối hợp vận chuyển
• chọn mẫu màu
• phát triển lời mời
• Lập kế hoạch sự kiện là mọi thứ liên quan đến việc kết hợp một sự kiện .Chức năng này thuộc sự quản lý sự kiện lớn.

Sự kiện Quản lý

Mỗi loại sự kiện được tạo thành từ nhiều bộ phận khớp với nhau như các mảnh của một câu đố. Tất cả những tác phẩm đó đều kết hợp với nhau để tạo ra một sự kiện. Các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan đến cùng nhau vào đúng thời điểm và đúng nơi, thông suốt và hiệu quả và theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện. Đó là, trong thuật ngữ đơn giản, quản lý dự án của chính sự kiện.

Quản lý sự kiện bao gồm việc tạo ra, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các đội của những người chịu trách nhiệm về từng khía cạnh. Một số khía cạnh của quản lý sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

dành chỗ cho một sự kiện

• phối hợp các nhà cung cấp bên ngoài
• xây dựng kế hoạch cho xe lăn
• thiết kế các kế hoạch khẩn cấp khẩn cấp
• tiêu chuẩn an toàn
• quản lý nhân viên chịu trách nhiệm cho mỗi chức năng
• giám sát việc thực hiện một sự kiện
• theo dõi sự kiện
• giải quyết tình huống sự kiện trên trang
• Quản lý sự kiện và các nhà hoạch định sự kiện làm việc cùng

Xác định hai chức năng là thách thức bởi vì, không chỉ là họ liên quan chặt chẽ, trách nhiệm thường chồng chéo nhau. Các nhà hoạch định sự kiện cá nhân có thể cung cấp các dịch vụ quản lý sự kiện và các nhà quản lý sự kiện cũng có thể cung cấp kế hoạch cho sự kiện.

Tất cả đều tùy thuộc vào đội ngũ lập kế hoạch cá nhân hoặc đội ngũ quản lý sự kiện của công ty, địa điểm và sự kiện.

Điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa hai và để xác định dịch vụ bạn sẽ cung cấp. Ví dụ; Nếu bạn cung cấp các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện cho một sự kiện quy mô lớn, bạn sẽ làm việc với một người quản lý sự kiện sẽ phối hợp các dịch vụ của bạn với những người quản lý ăn uống, nhóm nghe nhìn, vv Xác định vai trò của bạn và các dịch vụ bạn cung cấp và giao tiếp rõ ràng cho khách hàng tiềm năng để tránh sự nhầm lẫn trong quá trình lập kế hoạch.