7 Lời khuyên cho phái đoàn có hiệu quả

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ trở thành doanh nghiệp nhỏ và kinh doanh mọi thứ khi quản lý doanh nghiệp. Sự linh hoạt này có thể là một tài sản to lớn khi bắt đầu kinh doanh.

Tuy nhiên, theo thời gian, chủ doanh nghiệp nhỏ tiếp tục tự mình làm mọi thứ sẽ đạt được cái mà tôi gọi là điểm dừng thành công. Cho đến khi một nhóm được phát triển và một số nhiệm vụ hàng ngày và trách nhiệm quản lý kinh doanh được ủy thác, doanh nghiệp không thể phát triển, và chủ doanh nghiệp có thể sẽ bị căng quá và rất thất vọng.

Có rất nhiều quyết định và quy trình cần cân nhắc khi xây dựng đội và đại biểu, và có những bước cần thực hiện sớm trong quá trình làm cho nó hiệu quả hơn. Đây là bảy lời khuyên hàng đầu cho phái đoàn hiệu quả để giúp bạn đi đúng hướng.

1. Phân tích nhu cầu của bạn Đầu tiên

Biết được những gì để ủy thác và những người mà bạn cần trong nhóm của bạn để làm điều đó hiệu quả, đòi hỏi một bức tranh rõ ràng về mọi thứ bạn có trên đĩa của bạn. Cách tốt nhất để tìm ra thời gian của bạn đang diễn ra, đặc biệt là thời gian mà nó sẽ không xảy ra, là theo dõi thời gian của bạn - tất cả thời gian của bạn, cho cả công việc có thể lập hoá đơn và không thanh toán.

Nếu bạn theo dõi tất cả mọi thứ bạn làm trong ngày làm việc của mình, tôi cá rằng bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy thời gian của bạn đang ở đâu và điều gì đủ tiêu chuẩn như thời gian chảy lớn nhất của bạn. Điều này chỉ có thể là một công cụ mạnh mẽ để xác định các nhiệm vụ tiềm năng để ủy thác, và thậm chí cả nhiệm vụ để loại bỏ khỏi doanh nghiệp của bạn.

2. Khám phá Tùy chọn của bạn

Phái đoàn có thể có nhiều hình thức khác nhau và tùy chọn tùy thuộc vào doanh nghiệp và nhu cầu của bạn. Hệ thống phân công hiệu quả nhất là một hệ thống mà bạn có thể tin tưởng và sẽ phát triển và thay đổi khi nhu cầu của bạn phát triển và thay đổi.

Hai trong số các lựa chọn phổ biến nhất bao gồm việc thuê một nhân viên và gia công phần mềm cho một nhà thầu độc lập như một trợ lý ảo.

Có nhiều khía cạnh để xem xét khi quyết định giữa nhân viên và nhà thầu độc lập.

3. Tài liệu Mọi thứ

Trước khi bạn bắt đầu ủy thác, bạn sẽ cần phải bắt đầu theo dõi tất cả thông tin, kiến thức và quy trình làm cho công việc kinh doanh của bạn chạy như một máy làm dầu tốt. Đây có thể là một thách thức bởi vì bạn có thể không nghĩ về dữ liệu này thường xuyên; bạn chỉ cần làm những gì cần phải làm. Nhưng phải có tài liệu hướng dẫn toàn diện và rõ ràng là điều cần thiết để ủy thác có hiệu quả.

Nói chung, tất cả các quy trình và hệ thống của bạn phải bao gồm một bản tóm tắt rõ ràng để bất kỳ thành viên nào trong tương lai của nhóm của bạn có thể nhảy vào và đi đến nơi bạn dừng lại. Các tài liệu quá trình và bất kỳ thông tin cần thiết nào cần được đặt ở vị trí trung tâm mà mọi người có thể truy cập.

4. Xây dựng kế hoạch phân bổ ưu tiên

Sau khi các quy trình của bạn đã được ghi lại và bạn đã tạo ra một hệ thống chia sẻ thông tin đó, bạn sẽ phải nghĩ đến các ưu tiên hàng đầu của mình và cách bạn sẽ chỉ định, theo dõi và quản lý công việc được ủy nhiệm.

Tập trung vào các ưu tiên lớn nhất của bạn lần đầu tiên. Bạn có thể xác định danh sách các mục ủy nhiệm có mức độ ưu tiên cao bằng cách trả lời hai câu hỏi đơn giản sau:

Việc này cần được hoàn thành ngay bây giờ không?
Tôi có cần phải tự mình thực hiện nhiệm vụ này hay người nào khác không?

5. Sử dụng công nghệ

Công nghệ có thể làm cho đoàn dễ dàng và giúp các đội vượt qua nhiều thách thức khác nhau. Và tất cả các nhóm có thể có lợi từ việc sử dụng công nghệ, cho dù đó là để chia sẻ tệp, lập kế hoạch hoặc thậm chí các cơ hội đào tạo trực tuyến.

Nếu bạn đang xây dựng một đội ảo với các thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau, công nghệ có thể làm cho nó cảm thấy như tất cả các thành viên trong đội của bạn đang ngồi trong cùng một phòng. Khám phá công nghệ bạn có sẵn cho bạn trước khi ủy thác để bạn có thể tạo ra một hệ thống giúp chia sẻ thông tin và cộng tác dễ dàng.

6. Giao tiếp tốt và thường

Giao tiếp tốt là điều quan trọng cho từng loại hình đội. Không có nó, không có một đội. Khi nói đến phái đoàn có hiệu quả, không chỉ giao tiếp cần phải rõ ràng, súc tích và nhất quán, mà bạn cũng cần đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin.

Một trong những cách để hoàn thành việc này là lập lịch các buổi họp mặt trực tiếp, hoặc các cuộc hội nghị trực tiếp tập trung vào nhóm, nếu các thành viên của bạn ở các vị trí khác nhau. Các phiên này nên tập trung vào sự hợp tác, chia sẻ thông tin và xây dựng đội ngũ. Điều quan trọng là bạn có thể tiếp cận được giữa các cuộc họp nhóm để trả lời các câu hỏi, hướng dẫn và giúp giải quyết các vấn đề khi cần thiết.

7. Củng cố niềm tin

Niềm tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi nói đến phái đoàn, và nó đi theo cả hai cách. Bạn cần tin tưởng rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc họ chịu trách nhiệm, và các thành viên trong nhóm của bạn cần phải tin rằng bạn đang cung cấp cho họ tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc và bạn sẽ sẵn sàng để sao lưu chúng khi cần thiết.

Lắng nghe và lắng nghe những gì người khác đang nói

Tập trung vào truyền thông nhất quán
Nói rằng bạn sẽ làm gì và làm những gì bạn nói
Đang thành thật
Phái đoàn có hiệu quả có thể là câu trả lời cho chủ doanh nghiệp nhỏ bị thách thức thời gian đang đấu tranh để tìm thời gian để phát triển công việc kinh doanh của mình. Và khi bạn thực hiện các biện pháp để tạo cho mình một quá trình ủy thác hiệu quả, bạn không chỉ dành thời gian để tập trung vào các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất mà còn giảm bớt áp lực khi luôn làm mọi thứ.