Lời khuyên để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả tạo ra kết quả

Mọi người dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp nhằm biến thời gian họp thành các kết quả lâu dài là ưu tiên hàng đầu cho các tổ chức. Các hành động làm cho cuộc họp thành công đòi hỏi quản lý của người đứng đầu cuộc họp trước, trong và sau cuộc họp.

Nếu bạn bỏ qua bất cứ cơ hội quản lý cuộc họp nào, các cuộc họp và các đội của bạn sẽ không gặt quả bạn mong muốn từ thời điểm bạn đầu tư. Thực hiện 12 lời khuyên quản lý cuộc họp này để hướng dẫn những người tham dự của bạn đạt được những kết quả dự kiến, tích cực và xây dựng.

Cần làm gì trước khi cuộc họp để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả

Hành động trước cuộc họp tạo cơ sở cho việc hoàn thành các kết quả cuộc họp. Bạn có thể thực hiện tất cả các bước theo dõi cần thiết mà không có một kế hoạch cuộc họp hiệu quả để bắt đầu, kết quả của bạn sẽ làm bạn thất vọng. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện cuộc họp.

Lập kế hoạch họp

Các cuộc họp hiệu quả tạo ra kết quả bắt đầu bằng kế hoạch gặp mặt. Trước tiên, hãy xác định liệu các nhân viên khác có cần thiết để giúp bạn lên kế hoạch cho cuộc họp hay không. Sau đó, quyết định những gì bạn hy vọng đạt được bằng cách tổ chức cuộc họp. Thiết lập mục tiêu khả thi cho cuộc họp của bạn.

Mục tiêu bạn thiết lập sẽ thiết lập khuôn khổ cho một kế hoạch cuộc họp hiệu quả. Như Stephen Covey đã nói trong Bảy thói quen của người có hiệu quả cao , "Bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí." Mục đích của cuộc họp của bạn sẽ quyết định trọng tâm cuộc họp, chương trình họp, và những người tham dự cuộc họp bạn cần đạt được mục đích.

-9->

Chắc chắn bạn cần một cuộc họp

Khi bạn đã phát triển kế hoạch họp, hãy đảm bảo rằng cuộc họp là một phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Để lập kế hoạch và tổ chức một cuộc họp rất tốn kém khi bạn tính thời gian của những người tham dự, do đó hãy nỗ lực để xác định rằng cuộc họp là cơ hội tốt nhất để giải quyết vấn đề, cải tiến quy trình, hoặc lập kế hoạch.

Bạn có thể thấy rằng bạn có thể hoàn thành các mục tiêu của cuộc họp với một cuộc thảo luận qua email hoặc bằng cách phân phối và yêu cầu thông tin thông qua bản tin công ty. Đảm bảo rằng cuộc họp là cần thiết và không chỉ thuận tiện hơn cho bạn-bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn từ những người tham dự cuộc họp của bạn khi bạn đã thực sự thực hiện các nhu cầu của họ.

Đảm bảo sự tham gia thích hợp tại cuộc họp

Nếu cuộc họp là phương tiện phù hợp để hoàn thành mục tiêu của bạn, hãy kiểm tra với những người tham gia phải tham dự cuộc họp để thành công. Những người tham dự cần thiết phải có mặt để tham dự cuộc họp.

Hoãn cuộc họp thay vì tổ chức cuộc họp mà không có nhân viên quan trọng. Nếu một đại biểu tham dự thay cho người ra quyết định quan trọng, hãy đảm bảo rằng nhân viên được chỉ định có quyền quyết định hoặc hoãn cuộc họp.

Phân phối và đánh giá công việc trước cuộc họp

Có bao nhiêu cuộc họp bạn tham dự bắt đầu với người hướng dẫn cuộc họp đi ra một luồng tài liệu phát tay hoặc chiếu một slide Microsoft PowerPoint để thảo luận? Thất vọng? Bạn đặt cược. Cuộc họp trở thành một nhóm đọc-in, khó sản xuất cho mục tiêu hoàn thành.

Khi các mục đích được nêu ra để tổ chức một cuộc họp là ra quyết định và trả lời các câu hỏi, một nhóm đọc là một sự lãng phí đáng xấu hổ về thời gian của mọi người.

Bạn có thể làm cho cuộc họp hiệu quả nhất và đảm bảo kết quả bằng cách cung cấp công việc trước cần thiết trước cuộc họp thực tế. Cung cấp công việc trước, đồ thị, đồ thị, và tài liệu đọc 48 giờ trước cuộc họp ảnh hưởng đến thành công của cuộc họp. Bạn chuẩn bị thêm thời gian chuẩn bị, những người chuẩn bị tốt hơn sẽ là cuộc họp của bạn.

Tài liệu sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của cuộc họp có thể bao gồm các báo cáo; dữ liệu, biểu đồ và liên kết đến thông tin cạnh tranh, kế hoạch sản xuất hàng tháng và kế hoạch sản xuất; Các slide của Microsoft PowerPoint minh hoạ các điểm thảo luận chính; và biên bản cuộc họp, ghi chú và theo dõi từ các cuộc họp và dự án trước đây hoặc liên quan.

Trước khi làm việc, thậm chí chỉ liên kết để đọc thông tin, phân phối một cách kịp thời, với kỳ vọng nghiêm túc rằng người tham dự sẽ đọc bài tập trước cuộc họp, giúp đảm bảo rằng cuộc họp của bạn thành công.

Trong cuộc họp để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả

Việc sử dụng hiệu quả thời gian họp tạo ra sự nhiệt tình cho chủ đề. Nó tạo ra sự cam kết và cảm giác hoàn thành từ những người tham gia. Mọi người cảm thấy một phần của một cái gì đó lớn hơn những thách thức hàng ngày của họ. Do đó, một cuộc họp tích cực, tích cực, tích cực, tạo ra một giai đoạn theo dõi sẽ tạo ra kết quả cuộc họp.

Tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp hiệu quả

Nhà lãnh đạo cuộc họp đưa ra một giai điệu tích cực, hiệu quả cho sự tương tác giữa những người tham dự cuộc họp. Việc tạo điều kiện gặp mặt hiệu quả bắt đầu bằng việc đánh giá các mục tiêu, hoặc kết quả dự kiến, và chương trình nghị sự. Người hướng dẫn giúp các thành viên trong nhóm tập trung và có năng suất.

Thiết kế cuộc họp và chương trình nghị sự tạo khuôn khổ cho cuộc họp. Một người hỗ trợ hiệu quả, người giữ cho những người tham gia đi đúng đường, đảm bảo hoàn thành các kết quả mong muốn, mong muốn từ cuộc họp.

Sử dụng công việc trước buổi họp

Sử dụng hoặc tham khảo các bài tập trước và các thông tin khác được cung cấp trước cuộc họp trong cuộc họp. Bạn củng cố sự cần thiết cho người tham gia để dành thời gian cần thiết lên phía trước để xem xét tài liệu mà là không thể thiếu để hoàn thành các kết quả mong muốn.

Những người tham gia của bạn sẽ chuẩn bị trước khi tham dự các cuộc họp của bạn và kết quả của bạn sẽ là chứng cớ để chuẩn bị vững chắc và lãnh đạo. Không ai muốn xuất hiện không chuẩn bị, không quan tâm, hoặc không góp phần vào mắt của một đồng đội.

Tham gia vào mỗi người tham gia trong các hoạt động

Mỗi nhóm làm việc đều có những tính cách khác nhau cho cuộc họp. Bạn có đồng nghiệp tẻ nhạt và những người cố gắng chiếm lĩnh mọi nền tảng. Cho dù tạo điều kiện hoặc tham dự cuộc họp, bạn cần phải tham gia mỗi người tham dự trong việc hoàn thành các mục tiêu của cuộc họp.

Điều này đảm bảo rằng mỗi người tham gia được đầu tư vào chủ đề của cuộc họp và trong việc theo dõi. Bạn sẽ đạt được nhiều kết quả hơn với toàn bộ đội kéo hơn với một nhân viên thống trị đang cố đẩy tất cả mọi người lên đỉnh đồi.

Tạo Kế hoạch Theo dõi Hội nghị hiệu quả

Trong cuộc họp, lập kế hoạch tiếp theo với các mục hành động. Kế hoạch hiệu quả bao gồm những điều sau đây.

• Mục hành động cụ thể,
• tên của người cam kết "sở hữu" việc hoàn thành mục hành động,
• ngày đến hạn của hạng mục hành động, và
• thỏa thuận về những gì sẽ hoàn thành của mục hành động.

Thảo luận về các tình huống thực tế và rào cản cho sự thành công mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải khi họ cố gắng thực hiện các mục mà sẽ tạo ra kết quả mong muốn. Đặt thời gian cho cuộc họp tiếp theo của bạn, nếu cần, trong khi những người tham dự có mặt.

Sau cuộc họp để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả

Các hành động và kế hoạch trước và trong cuộc họp đóng một vai trò lớn trong việc giúp bạn đạt được kết quả mong đợi, tích cực và xây dựng. Hành động của bạn sau cuộc họp cũng rất quan trọng. Theo dõi tại cuộc họp dự kiến ​​tiếp theo là không bao giờ đủ để đầu tư để đảm bảo kết quả.

Xuất bản Biên bản cuộc họp

Bắt đầu bằng cách xuất bản biên bản và kế hoạch hành động của bạn trong vòng 24 giờ. Mọi người sẽ đóng góp hiệu quả nhất cho kết quả nếu họ bắt đầu các mục hành động ngay lập tức. Họ vẫn còn có một bộ nhớ mới của cuộc họp, thảo luận và lý do cho sự lựa chọn hướng.

Họ vẫn nhiệt tình và sẵn sàng để bắt đầu. Sự chậm trễ trong việc phân phối các phút sẽ ảnh hưởng đến kết quả của bạn vì hầu hết mọi người chờ đợi những phút để đến trước khi họ bắt đầu giải quyết các cam kết của họ.

Theo dõi Hội nghị Hiệu quả

Việc tôn trọng và quan sát thời hạn và theo dõi sẽ giúp bạn đạt được kết quả từ các cuộc họp của mình. Thời hạn được thành lập trong cuộc họp. Sau cuộc họp, mỗi người có một mục hành động cũng nên lập kế hoạch cho sự hoàn thành cá nhân của họ về sự cam kết của họ.

Cho dù họ viết các bước trong kế hoạch của họ, ủy thác các nhiệm vụ cho một nhân viên khác, hoặc chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ, cá nhân có trách nhiệm theo dõi.

Người tổ chức cuộc họp cũng vậy. Bạn có thể cải thiện kết quả cuộc họp bằng cách theo dõi với mỗi người có một mục hành động giữa chừng cuộc họp. Mục tiêu của bạn là kiểm tra tiến độ và đảm bảo rằng các nhiệm vụ đang được tiến hành. Hãy nhớ rằng những gì bạn yêu cầu được hoàn thành.

Trách nhiệm giải trình cho cuộc họp tiếp theo

Đã bao giờ bạn ngồi trong một cuộc họp tiếp theo bao gồm mỗi thành viên nói với nhóm vì sao họ không thể thực hiện được cam kết của mình? Kết quả là đáng tiếc. Việc thiết lập định mức hoặc phong tục trách nhiệm giải trình cho kết quả bắt đầu sớm trong chu kỳ cuộc họp của bạn.

Việc tiếp xúc giữa người hỗ trợ giữa các cuộc họp sẽ giúp đỡ, nhưng nhóm phải cam kết không tuân thủ những cam kết không thể chấp nhận. Báo cáo tiến độ và kết quả tại cuộc họp tiếp theo và mong muốn rằng tất cả sẽ được hoàn thành.Ngoài ra, hãy kiểm tra tiến độ tại cuộc họp tiếp theo và nếu có tiến bộ thực sự, hãy xác định làm thế nào để tiến hành.

Debrief quá trình hội nghị để cải tiến liên tục

Việc thực hiện phỏng vấn mỗi cuộc họp là một công cụ mạnh mẽ để cải tiến liên tục. Các thành viên tham dự lần lượt thảo luận về những gì đã có hiệu quả hoặc không có hiệu quả về quá trình hội nghị hiện tại. Họ cũng thảo luận về tiến bộ họ cảm thấy nhóm đang thực hiện về chủ đề mà cuộc họp đã được tổ chức.

Tiếp tục cải tiến đến một cấp độ khác, các nhóm thành công sẽ thảo luận về toàn bộ dự án của họ cũng như quy trình để xác định mức độ hiệu quả của họ trong việc tạo ra kết quả. Các cuộc họp tương lai phản ánh việc đánh giá. Các cuộc họp phát triển như một công cụ hiệu quả hơn cho việc tạo ra kết quả của tổ chức.

Kết luận

Kết quả đạt được và dự đoán được từ các cuộc họp được lên kế hoạch và thực hiện tốt. Thực hiện theo 12 khuyến nghị này để đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp đạt được kết quả mong đợi, tích cực và xây dựng từ thời điểm họ đầu tư vào cuộc họp. Tổ chức của bạn sẽ thưởng cho thành tích của bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ yêu bạn khi bạn sử dụng các mẹo cuộc họp hiệu quả này.