10 đIều Mỗi Giám đốc Chương trình mới nên biết

Vì vậy, bạn vừa có công việc quản lý chương trình đầu tiên của bạn? Hoặc bạn muốn biết liệu việc nhảy vào quản lý chương trình là sự lựa chọn nghề nghiệp mà bạn nên làm? Xin chúc mừng, bạn đã ở đúng nơi!

Quản lý chương trình là sự lựa chọn nghề nghiệp xứng đáng và được trả lương cao. Nhưng nó cũng có thể là một vai trò đầy thách thức.

Dưới đây là 10 điều mà mọi người quản lý chương trình mới cần phải biết trước khi bắt đầu vai trò.

1. Quản lý chương trình không giống như quản lý dự án

Quản lý dự án nói chung được chấp nhận là về lập kế hoạch công việc, tổ chức các nhiệm vụ và các nguồn lực, kiểm soát tiến trình và đưa ra một mục tiêu cụ thể.

Cho dù đó là mở một văn phòng mới, tung ra một ứng dụng mới hoặc xây dựng một sân vận động Olympic, các dự án có một bắt đầu, giữa và cuối được xác định và một bộ rõ ràng các mục tiêu.

Chương trình hơi khác một chút. Bạn vẫn cần có người tổ chức các nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, làm việc thông qua các quy trình vv, nhưng họ báo cáo bạn là người quản lý chương trình. Có rất ít ít đánh dấu nhiệm vụ như là hoàn thành trong một kế hoạch dự án nhưng rất nhiều chiến lược hơn và xây dựng mối quan hệ làm việc.

Quản lý chương trình là về việc giữ toàn bộ thay đổi mang tính chuyển đổi theo cách để mang lại một giá trị cho tổ chức theo thời gian. Nếu không có ai đóng vai trò quản lý chương trình, tất cả những gì bạn có là một loạt các dự án được phân phối vào những thời điểm ngẫu nhiên và không có chủ đề thống nhất. Người quản lý chương trình là người mang tất cả lại với nhau.

2. Có Không chắc chắn … Giải quyết Với ​​Nó

Chương trình vốn đã không chắc chắn. Trong khi bạn có thể biết những gì hình ảnh lớn là, nó chỉ là một tuyên bố tầm nhìn khi bạn bắt đầu.

Con đường chính xác để đến đó và những dự án nào sẽ được yêu cầu trong 5 năm tới … tốt, đó là điều bạn cần phải làm khi đi.

Bạn sẽ bắt đầu với kế hoạch chi tiết về những gì bạn biết và xây dựng một bức tranh về cách giải quyết phần còn lại của nó khi bạn tiến gần hơn. Tiếp tục mở rộng quy hoạch và tầm nhìn phân phối của bạn cho đến khi bạn không thể đi xa hơn.

Ngăn chặn thời gian theo khoảng thời gian đều đặn để lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng cơ hội này để đảm bảo rằng bạn vẫn đang theo sát để mang lại giá trị kinh doanh.

3. Xem ra cho Burnout

Trong khi một dự án có thể được hơn trong một năm hoặc lâu hơn, các chương trình có thể kéo dài và trên. Công việc dỡ bỏ hạt nhân tại trang web của Sellafield ở Anh có các giai đoạn phân phối lên đến năm 2025 và hơn thế nữa.

Các nhà quản lý chương trình cần phải bảo vệ nhóm của họ chống lại sự thâm hụt. Bạn không thể làm việc ở tốc độ tối đa trong khoảng thời gian đó, do đó đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thời gian chết. Điều này nên được cả hai giai đoạn của thời gian yên tĩnh hơn tại nơi làm việc với ít hơn sản phẩm và thời gian đầy đủ đi từ văn phòng cho kỳ nghỉ.

Quản lý chặt chẽ việc nghỉ bệnh, xem các báo cáo về làm thêm giờ của bạn và cảnh báo với thực tế rằng phúc lợi của đội bạn là tối quan trọng nếu bạn muốn giảm thiểu tình trạng hao mòn và giữ nhân tài cho cuộc sống của chương trình.

4. Bạn cần Quản lý Bước

Khi bạn đang phân phối chương trình có ngày kết thúc ở xa, bạn cần phải quản lý tiến độ công việc. Thật khó để giữ được đà phát triển trong nhiều năm, vì vậy vai trò của bạn như là một người quản lý chương trình là để thúc đẩy các ưu tiên và các dự án để có được kết quả đo lường được cung cấp thường xuyên.

Trộn nhanh sự thắng nhanh và tiến bộ vững chắc hướng tới mục tiêu hình ảnh to hơn. Điều này giúp nhóm thấy rằng bạn đang tiến lên phía trước và đảm bảo rằng có một số câu chuyện thành công ngắn hạn để chia sẻ để giữ động lực cao. Cuối cùng, nó giúp các nhà đầu tư và nhóm quản lý điều hành thấy rằng có tiến triển đang được thực hiện.

5. Đào tạo Đội của bạn để Thành công

Các chương trình thường cung cấp một cái gì đó mới lạ, độc đáo hoặc biến đổi cho tổ chức. Một trong những thách thức của việc làm việc trên các loại sáng kiến ​​là bạn có thể không có các kỹ năng trong nhà để có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và các dự án yêu cầu.

Được rồi, và được mong đợi. Công việc của bạn như là một người quản lý chương trình mới là để đảm bảo rằng bạn có thể nâng cao, đào tạo lại và phát triển những người bạn có để cùng với nhau bạn có thể giải quyết tất cả các yêu cầu tài nguyên.

Có thể có một số khu vực mà bạn chỉ cần một nguồn lực nhất định trong một khoảng thời gian giới hạn. Ví dụ, bạn sẽ không đào tạo một nhân viên của bạn làm thế nào để trở thành một người lái xe tải nâng lên nếu đó là một kỹ năng bạn cần chỉ trong một tuần, dỡ một thứ gì đó. Nhưng nếu bạn đang chuyển đổi cách hiện diện trực tuyến của công ty bạn được quản lý, có thể sẽ rất có giá trị nếu có kỹ năng phát triển trang web trong nhà cùng với một số chuyên gia về phương tiện truyền thông xã hội hoặc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Đây là những kỹ năng mà doanh nghiệp sẽ dựa vào lâu dài.

Quyết định xem bạn cần nhúng vào nhóm nào trong nhóm và cần được thuê ngoài. Sau đó đảm bảo chương trình của bạn có thể cung cấp các nhiệm vụ đào tạo và tuyển dụng cần thiết để sẵn sàng để quản lý các đầu ra như mỗi dự án cung cấp.

6. Quản trị Hơn nữa

Nếu bạn đến từ nền quản lý dự án, thì quản trị sẽ không gây bất ngờ cho bạn. Đó là cách mà cấu trúc dự án và chương trình được tổ chức và kiểm soát để đảm bảo việc ra quyết định được thực hiện đúng cách và đúng người có liên quan. Điều cốt yếu là đảm bảo công việc đang được tiến triển theo cách phù hợp với trường hợp kinh doanh tổng thể và nó giúp giữ cho mọi người có trách nhiệm giải trình.

Quản trị cũng là cách mà Văn phòng Quản lý dự án và các nhà quản lý cao cấp có thể đảm bảo rằng chương trình đang theo đúng quy trình để mang lại những lợi ích - và cung cấp một lộ trình chính thức để đóng các dự án hoặc toàn bộ chương trình nếu có thể cho thấy những lợi ích đó sẽ không còn đạt được nữa.

Quản trị sẽ phức tạp hơn trong môi trường chương trình hơn là trong môi trường dự án.Ban Dự án và Ban chỉ đạo thường có các thành viên cấp độ exec. Điều này được mong đợi là kết quả cuối cùng của một chương trình thường là sự chuyển đổi kinh doanh.

Các chương trình cũng có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh theo cách thông thường và các hoạt động hàng ngày của tổ chức, do đó việc đầu tư thường có ý nghĩa quan trọng, với tác động P & L. Điều này cũng đòi hỏi mức độ giám sát có tiềm năng cao hơn dự án vốn.

Hợp lý hóa quản lý chương trình cho chương trình của bạn bằng cách đảm bảo bạn có đúng người trong vai trò ra quyết định và bằng cách có trách nhiệm rõ ràng đối với những người trong nhóm.

7. Lập kế hoạch Nhiều khó hơn …

Lập kế hoạch một chương trình khó hơn kế hoạch vì có nhiều phần chuyển động hơn, nhưng bạn có thể cho rằng nó cũng vui hơn!

Thông thường các nhà quản lý dự án tham gia vào chương trình sẽ đưa kế hoạch dự án của họ với nhau. Sau đó nhóm quản lý chương trình họp và theo chỉ đạo của bạn làm người quản lý chương trình, kế hoạch được tích hợp.

Điều này dễ nói, nhưng không dễ thực hiện. Nó đòi hỏi phải xác định sự phụ thuộc giữa các dự án và nhiệm vụ dự án. Nó buộc bạn phải nhìn vào các yêu cầu tài nguyên cho toàn bộ chương trình và để chạy các hoạt động xung quanh để phù hợp với sự sẵn có của những người chủ chốt. Và đó không phải là một nhiệm vụ một lần.

Một khi kế hoạch chương trình tích hợp của bạn được kết hợp với nhau, bạn có thể theo dõi nó trong biểu đồ Gantt hoặc công cụ phần mềm khác. Khi người quản lý dự án của bạn theo dõi các dự án của họ trong thời gian thực, bạn sẽ phải điều chỉnh kế hoạch chương trình, giữ mọi người thông báo về những thay đổi và đánh vạch ra điều này có ý nghĩa gì đối với khu vực họ làm việc.

8 …. Nhưng bạn không cần phải lên kế hoạch mỗi dòng

Là một người quản lý chương trình, bạn dựa vào các nhà quản lý dự án của bạn để làm kế hoạch chi tiết. Nó không phải là thực tế hay là mong muốn cho bạn theo dõi kế hoạch với hàng ngàn và hàng ngàn nhiệm vụ.

Bạn cần một cái nhìn tổng quát về các dự án, với đủ chi tiết để cho bạn thấy một cái gì đó sẽ có tác động cấp chương trình.

Cách dễ nhất để làm việc này là với các ứng dụng phần mềm chuyên dụng (10 công cụ phần mềm chương trình và chương trình đã được chứng minh là một nơi tốt để bắt đầu). Cố gắng quản lý chương trình nhiều triệu đô la của bạn trên bảng tính sẽ không dễ dàng.

9. Bạn Cần Cải thiện Delegating của bạn

Tuy nhiên bạn đang ở vị trí ủy thác, đang ở trong vai trò quản lý chương trình có nghĩa là bạn cần phải thực hiện nó tốt hơn.

Tin vui là bạn nên có một đội ngũ quản lý dự án và thậm chí bạn có thể có một Văn phòng Quản lý Chương trình dành riêng để hỗ trợ thay đổi biến đổi của bạn.

Tin xấu là bạn có thể không!

Có rất nhiều công việc cần làm cho một chương trình, và thiết lập nó để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận chuyển động di chuyển cùng nhau vào đúng thời điểm là một nỗ lực rất lớn. Bạn không thể làm điều đó một mình và bạn không nên thử. Xác định thời gian cần thiết để bắt đầu chương trình và sau đó đảm bảo bạn có một đội để hỗ trợ bạn.

Nếu bạn không có ai trong Văn phòng Quản lý Chương trình của bạn, yêu cầu một người nào đó được phái đến nhóm quản lý chương trình. Có rất nhiều điều họ cần làm: một người trong vai trò điều phối dự án sẽ được hoàn hảo để cung cấp sự phối hợp được yêu cầu ở cấp chương trình, giải phóng bạn để tham gia vào các nhiệm vụ chiến lược.

10. Đừng sợ những xung đột

Có rất nhiều các sợi để các chương trình. Từ những dự án có sự tham gia của các bên liên quan khó có thể nhận thấy những thời hạn không thể đạt được, mỗi ngày sẽ tạo cơ hội cho bạn xung đột. Theo dõi những điều làm gián đoạn hoạt động của dự án và chuẩn bị để bước vào khi cần thiết để thoát khỏi tình huống xung đột trước khi nó bắt đầu.

10 điều nào trong số những điều này làm bạn ngạc nhiên? Chia sẻ suy nghĩ của bạn về quản lý chương trình trên kênh truyền thông xã hội yêu thích của bạn!