Kỹ năng Viết - Giao tiếp Với Từ

Trong tất cả các lớp tôi học ở đại học và sau đại học, hai người đã giúp đỡ tôi nhất trong sự nghiệp của tôi là Anh văn và Anh ngữ Thương mại. Trong những lớp học này, tôi đã học được những kỹ năng viết hiệu quả mà tôi đã sử dụng trong mọi công việc mà tôi từng có. Không có công việc nào khác ngoài công việc của tôi trên trang web này bao gồm viết như là một phần của mô tả công việc của tôi. Mặc dù vậy, tôi đã được yêu cầu viết trong mọi công việc, và nó được đảm bảo rằng tôi sẽ có thể làm điều này.

Đây là trường hợp của hầu hết các công việc-dù bạn phải viết ghi nhớ nội bộ, tương ứng với khách hàng, hoặc giúp thiết kế các tài liệu bán hàng. Viết thơ văn và thơ đẹp là một tài năng. Viết một cách hiệu quả, tuy nhiên, là một kỹ năng có thể học được.

Tổ chức bài viết của bạn

Cho dù bạn đang soạn thảo bản ghi nhớ cho đồng nghiệp hoặc báo cáo cho ông chủ của mình, bạn nên quyết định thông tin nào bạn muốn truyền đạt. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Liệt kê từng mục bạn cần thảo luận trong bản ghi nhớ hoặc báo cáo.
2. Đặt chúng theo thứ tự từ ít nhất đến ít quan trọng nhất.
3. Viết tóm tắt toàn bộ bản ghi nhớ của bạn-đây sẽ là đoạn văn đầu tiên của bạn.
4. Mở rộng trên mỗi mục được liệt kê trong bước 1.
5. Nếu bất kỳ hành động nào cần được thực hiện bởi người nhận, nêu rõ trong đoạn đóng của bạn.

Một số Mẹo

Tránh sự ồn ào. Nói to hơn những gì bạn đang cố gắng để viết. Nghe những âm thanh đó. Ví dụ, câu "Tôi phát hiện ra rằng tôi nên xem xét các con số bán hàng trong quá khứ của chúng tôi để đưa ra một kế hoạch để giúp chúng tôi đánh giá lại kỹ thuật bán hàng của chúng tôi" có thể được đơn giản chỉ nói là "Tôi phải mất một hãy nhìn vào những con số bán hàng trước đây của chúng tôi để đánh giá lại kỹ thuật bán hàng của chúng tôi. "

Viết cho khán giả của bạn.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Bạn không muốn người đọc cần một từ điển để giải mã những gì bạn đang cố gắng để nói. Bạn không nên cố gắng để gây ấn tượng với người đọc của bạn bằng từ vựng của bạn rất lớn. Rất có thể bạn sẽ làm bực tức người đọc của bạn. Hầu hết mọi người đang tung hứng nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, và chỉ quan tâm đến việc nhận được những thông tin cần thiết.

Bạn có trách nhiệm làm điều này xảy ra. Thay vì nói, "Tính cách thuần khiết của anh ấy chứng tỏ anh ấy là một ứng cử viên tuyệt vời nhất cho công việc", ông nói "Sự thân thiện của anh làm cho anh ta trở thành một ứng cử viên hàng đầu cho công việc này."

Tránh xa biệt ngữ mà độc giả của bạn có thể không hiểu. Nếu công việc của bạn là rất kỹ thuật, nhưng người mà bạn viết thư không hiểu rõ về lĩnh vực đó, hãy giữ những từ mà người đó sẽ hiểu. Ví dụ: nếu bạn là nhà thiết kế trang web, câu này trong bản ghi nhớ cho khách hàng của bạn, nhà tâm lý học, sẽ không có ý nghĩa gì: "Bạn muốn tôi sử dụng như BGCOLOR cho trang web của bạn như thế nào: # ADD8E6 hoặc #FFFFFF?" Bất kỳ ai thông thạo trong việc thiết kế trang web đều biết rằng câu hỏi này có thể được dịch sang "Màu nền của trang web của bạn là gì: Màu xanh nhạt hoặc Trắng?"Tuy nhiên, đừng mong đợi khách hàng của bạn quen thuộc với những thuật ngữ kỹ thuật này hơn là bạn sẽ thảo luận về một thuật ngữ tâm lý như trichotillomania. làm cho họ nhớ những gì bạn đang nói Bạn muốn viết của bạn để được đáng ghi nhớ Bởi vì chúng tôi thường xuyên nghe cliches, chúng tôi trở nên desensitized cho họ.Sau đó, các từ, sau đó, không phải là duy nhất liên quan đến văn bản của bạn

Thay vì nói rằng " Đừng đưa ra cho đến ngày mai những gì bạn có thể làm ngày hôm nay "trong một bản ghi nhớ cho một cấp dưới bạn đang cố gắng để thúc đẩy .. Đơn giản chỉ cần nói," Stop procrastinating. Hãy làm việc đó ngay bây giờ. "

Khi có thể, hãy sử dụng giọng nói tích cực, giọng nói tích cực làm cho câu của bạn mạnh mẽ hơn và thường ngắn hơn. : "Mạng lưới của tôi đã tăng doanh số bán hàng."

Không được dự phòng. Không cần phải nói "2 trang. m. vào buổi chiều "hoặc" người phụ nữ mang thai kỳ vọng "Nói" 2 p. m "hoặc" 2 vào buổi trưa "hoặc" người phụ nữ mong đợi "hoặc" người phụ nữ mang thai "đều truyền tải những gì bạn muốn nói và ít nói hơn.

Dĩ nhiên chú ý đến ngữ pháp Sử dụng Strunk và White > Các yếu tố của Phong cách

, có sẵn trên Web Một từ điển tốt nên ở gần, cùng với một từ đồng nghĩa Từ điển sẽ cho phép bạn giữ được văn bản của mình tươi bằng cách giúp bạn tìm ra nhiều từ khác nhau để sử dụng. các tài nguyên này có sẵn trực tuyến Chắc chắn là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm.Kể từ khi bạn có thể làm hầu hết các bài viết của bạn trên máy tính, bạn có thể truy cập vào tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp.Hãy thận trọng mặc dù - được sử dụng trong ngữ cảnh sai trái có thể bị bỏ qua bởi các kiểm tra chính tả bằng máy tính Ví dụ như câu "Để nhân viên tham dự quá hai cuộc họp hai tìm hiểu về các phần mềm gnu", sẽ vượt qua kiểm tra chính tả mà không có bất kỳ lỗi chính tả đang được phát hiện.Đối với người khác kiểm chứng tài liệu của bạn, nếu có thể. Nếu thời gian cho phép, đặt compositi của bạn trên đường đi, và sau đó kiểm tra nó, hoặc thậm chí tốt hơn, vào ngày hôm sau.