Viết cho Quản trị Kinh doanh và Lãnh đạo

Mục đích của văn bản kinh doanh là truyền đạt thông tin cho người khác hoặc yêu cầu thông tin từ họ. Để có hiệu quả cho văn bản kinh doanh, bạn phải hoàn thành, súc tích và chính xác. Văn bản của bạn nên được viết theo cách mà người đọc sẽ có thể dễ dàng hiểu những gì bạn đang nói hoặc yêu cầu họ.

Rất nhiều văn bản cho kinh doanh là cẩu thả, kém văn bản, không tổ chức, rải rác với các thuật ngữ, và không đầy đủ.

Thường thì nó quá dài hoặc quá ngắn. Tất cả các thuộc tính này đóng góp vào việc viết kinh doanh không hiệu quả.

Cho dù bạn đang viết một đề xuất bán hàng, một email cho ông chủ của bạn, hoặc một hướng dẫn sử dụng cho một gói phần mềm, có một số bước bạn phải làm theo để có hiệu quả. Thực hiện theo năm bước sau:

- Tổ chức tài liệu của bạn

1. Xem xét đối tượng của bạn
2. Ghi lại suy nghĩ của bạn
3. Xử lý tài liệu của bạn
4. Chỉnh sửa tài liệu của bạn
5. Tổ chức là khóa

t tổ chức tài liệu của bạn nó sẽ không chảy tốt và nó sẽ không có ý nghĩa. Viết có thể đơn giản hoặc phức tạp. Khi viết email thông báo cuộc họp của nhân viên, điều này đơn giản như thu thập ý kiến ​​của bạn. Mặt khác, bạn có thể cần phải phát triển một phác thảo phức tạp trước khi hoàn thành tài liệu nếu bạn đang viết lên kết quả của một thử nghiệm dược phẩm nền tảng. Dù nhiệm vụ nào, nếu không có mức độ tổ chức phù hợp (thậm chí tổ chức suy nghĩ của bạn), bạn cũng không thể bao gồm mọi thứ bạn cần hoặc không chú ý tới các chủ đề quan trọng nhất.

Việc bỏ sót hoặc tập trung không chính xác sẽ làm cho văn bản doanh nghiệp của bạn không rõ ràng.

Hiểu đối tượng của bạn

Trước khi bắt đầu viết, hãy suy nghĩ về đối tượng của bạn. Ví dụ: bản trình bày về chương trình 401 (k) mới của công ty có thể có cùng một phác thảo khi cung cấp cho CFO cũng như nhân viên của bạn nhưng mức độ chi tiết bạn đưa vào sẽ thay đổi.

Bạn cũng cần xem xét giọng điệu. Một email nhanh đến nhóm của bạn, nhắc nhở họ về công ty hàng năm, sẽ không có cùng một giọng điệu như lời nhắn nhủ của bạn về báo cáo hàng năm của công ty bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn với khán giả nếu bạn tập trung vào những gì bạn muốn họ nghe chứ không phải trên những gì bạn sẽ nói.

Một Lời về Viết Tốt

Các tác giả giỏi có phong cách viết khác nhau. Một số thích viết mọi thứ ra và sau đó quay lại và chỉnh sửa. Những người khác thích chỉnh sửa khi họ đi cùng. Đôi khi phong cách ưa thích của họ thay đổi tùy thuộc vào những gì họ đang viết.

Khi bạn viết (hoặc khi bạn chỉnh sửa) ý thức về độ dài. Bạn nên sử dụng đủ từ để làm cho ý nghĩa của bạn rõ ràng, nhưng không sử dụng các từ không cần thiết chỉ để làm cho nó hoa. Viết kinh doanh cần phải rõ ràng và súc tích, không tiết đoạn và hoa văn.Hãy nhớ rằng, không ai trong kinh doanh có thời gian để đọc nhiều hơn mức cần thiết.

Mặt khác, không làm cho mảnh của bạn quá ngắn. Bạn phải viết đủ để ý nghĩa của bạn rõ ràng và sẽ không bị hiểu nhầm. Hãy tưởng tượng nếu một thiết bị trong kho được dán nhãn "được sử dụng nhưng tốt." Sẽ không rõ ràng nếu điều đó có nghĩa là các thiết bị đã được sử dụng rất nhiều, hoặc rằng các thiết bị đã không còn mới nhưng vẫn còn chức năng.

Một vài từ bổ sung sẽ làm cho ý nghĩa rõ ràng. Ngoài ra, tránh sử dụng thuật ngữ hoặc chữ viết tắt bởi vì chúng có thể có ý nghĩa khác nhau đối với độc giả khác nhau. Bất kể phong cách viết của bạn, tất cả các nhà văn cần phải kiểm chứng và chỉnh sửa tất cả các tài liệu bằng văn bản, thậm chí cả email.

Xử lý và Chỉnh sửa

Bất kể phong cách viết của bạn, tất cả các tác giả cần phải kiểm chứng và chỉnh sửa tất cả các tài liệu bằng văn bản, thậm chí cả email. Sau khi bạn viết xong, hãy kiểm tra lại công việc của bạn. Sau đó bạn có thể cần phải chỉnh sửa nó. Khắc phục lỗi là đọc lại những gì bạn đã viết để đảm bảo rằng tất cả các từ trong đầu của bạn đã làm đúng trên giấy. Bởi vì bộ não của chúng tôi hoạt động nhanh hơn các ngón tay của chúng tôi, bạn có thể bỏ qua các từ, để lại kết thúc hoặc sử dụng từ đồng nghĩa không (ví dụ: "ở đó" thay vì "của họ"). Khắc phục lỗi sẽ tìm ra những lỗi này. Rõ ràng, hiệu đính một email một dòng là dễ dàng và chỉ lướt qua nó khi bạn gõ có thể là đủ.

Tuy nhiên, nếu bạn đang viết một hướng dẫn sử dụng, việc kiểm chứng của bạn sẽ phức tạp hơn và mất nhiều thời gian hơn.

Sau khi bạn đã kiểm tra tài liệu của mình, đã đến lúc chỉnh sửa. Đôi khi hiệu đính và chỉnh sửa có thể được thực hiện đồng thời, nhưng hiệu quả hơn khi chúng được thực hiện theo tuần tự.

Lý do bạn chỉnh sửa là sửa hoặc thay đổi nội dung bạn đã viết để làm cho âm thanh vật chất (và đọc) tốt hơn. Khi viết cho kinh doanh, điều này có nghĩa là khắc phục lỗi và làm cho văn bản rõ ràng và súc tích nhất có thể.

Bạn không viết tiểu thuyết

Khi bạn viết cho doanh nghiệp, bạn không viết cuốn tiểu thuyết "tiểu thuyết tuyệt vời của Mỹ" tiếp theo. Viết của bạn nên mô tả khi cần thiết, nhưng bạn không cần phải vẽ những bức tranh từ sống động bằng cách sử dụng rất nhiều từ ngữ và hình thể nói. Nếu bạn muốn nói đến "ngôi nhà bằng kính", đừng viết "chỗ ở bằng thủy tinh", viết "nhà kính".