Thảo luận về những gì trong các cuộc họp nhóm dự án

Là người quản lý dự án, bạn nên tổ chức họp nhóm dự án ít nhất mỗi tháng một lần, thường xuyên hơn. Bạn có thể có chúng một lần một tuần hoặc thậm chí, vào các dự án chuyển động nhanh, hàng ngày.

Tuy nhiên, thường bạn mang tất cả mọi người lại với nhau - và bạn thực hiện nó trực tiếp hay trực tiếp - các cuộc họp nhóm dự án của bạn sẽ bao gồm các chủ đề tương tự một cách thường xuyên.

Dưới đây là những gì để nói về khi bạn nhận được nhóm dự án của bạn với nhau trong một cuộc họp.

Tình trạng dự án

Phần lớn các cuộc họp của nhóm dự án sẽ là cuộc thảo luận về tình trạng công việc. Điều này có thể có một vài hình thức nhưng phổ biến nhất là đi vòng quanh mỗi cá nhân và yêu cầu họ giải thích sự tiến bộ của họ. Đánh giá tình trạng này cung cấp cho bạn một cách để theo dõi tình trạng của dự án tổng thể.

Bạn cũng nên mong đợi: cũng như một báo cáo trạng thái từ tất cả mọi người về những gì họ đã hoàn thành, bạn nên hỏi họ những gì họ phải làm tiếp theo. Điều này dẫn đến một: "Và bạn cần giúp đỡ về điều đó? "Cuộc trò chuyện để nhóm có cơ hội để yêu cầu và giúp đỡ lẫn nhau.

Các vấn đề của Dự án

Các vấn đề của dự án là những điều đã xảy ra và gây ra vấn đề cho dự án của bạn. Đó có thể là bất cứ điều gì từ không có đủ người để một nhà tài trợ dự án lười biếng để không có một trường hợp kinh doanh. (Bạn không có một trường hợp kinh doanh? Tìm hiểu cách viết một tài liệu ở đây.)

Rủi ro Dự án

Nói về rủi ro của dự án mà bạn đang có trong sổ đăng ký rủi ro.

Sau đó cho mọi người cơ hội để đánh dấu bất kỳ rủi ro mới mà họ có thể đã xác định kể từ cuộc họp cuối cùng.

Nếu có nguy cơ mới được nêu ra, hãy thảo luận về nó như một nhóm và tìm ra các bước tiếp theo của bạn.

Công việc

Cuộc họp nhóm của bạn là một nơi tuyệt vời để thảo luận về khối lượng công việc của những người trong đội. Ai có quá nhiều công việc?

Ai có thể tiếp tục nhiều hơn? Có ai muốn học một kỹ năng mới và kỹ năng đó được chứng minh bởi một người nào khác trong tương lai không quá xa? Họ có thể làm việc bóng?

Nếu không có gì khác, cuộc thảo luận này cho bạn biết rằng khối lượng công việc bạn đang phân bổ cho nhóm là OK. Nếu không, nó sẽ cho bạn một cảnh báo sớm rằng bạn sẽ phải làm một cái gì đó về nó, chẳng hạn như di chuyển các phân công nhiệm vụ giữa các cá nhân để làm phẳng trên tổng thể toàn bộ đội.

Sự vắng mặt sắp xảy ra

Rất hữu ích khi xem ai là người đi nghỉ mát và bất kỳ kỳ nghỉ nào sắp tới có thể ảnh hưởng đến khả năng của các thành viên trong đội thực hiện nhiệm vụ hoặc hoàn thành công việc hiện tại của họ. Thông thường, bạn sẽ thấy rằng các nhà quản lý đội không thông tin này cho bạn và bạn tin tưởng vào cá nhân để thông báo cho bạn biết khi nào họ nghỉ.

Có thể là bất cứ điều gì từ việc nghỉ bệnh lý theo lịch trình nghỉ phép nghỉ phép, hay nghỉ phép quốc gia ở nước họ mà bạn không biết - như bạn có thể nói, loại thảo luận này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm quốc tế và ảo.

Bất kỳ doanh nghiệp khác

Luôn luôn có thời gian vào cuối cuộc họp để mọi người đưa ra những điểm bổ sung không được đề cập trong cuộc thảo luận chính.

Bạn có thể không cần thời gian này, trong trường hợp đó bạn có thể mang cuộc họp đến gần sớm. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thấy rằng có những chủ đề mà bạn đã bỏ qua mà những người khác cảm thấy là quan trọng và muốn thảo luận với nhóm - đó là những gì AOB (Bất kỳ doanh nghiệp khác) là dành cho.

Cho người AOB sàn để thảo luận về quan điểm của họ. Theo dõi thời gian và nếu bạn cảm thấy rằng đây là một cuộc thảo luận để đảm bảo có nhiều thời gian hơn bạn có thể đưa ra ngay bây giờ, hãy đề nghị rằng mục này được trình bày đúng trong cuộc họp tiếp theo hoặc bạn sẽ gặp riêng riêng để nói về nó một cách chi tiết.