Cách thức trả lương nhân viên tốt nhất cho khoảng thời gian

Cách tốt nhất để bồi hoàn cho nhân viên về mileage cho việc kinh doanh của họ là gì? Tôi đã thảo luận câu hỏi này với Craig Powell, Giám đốc điều hành của Motus, Motus cung cấp một nền tảng quản lý và hoàn trả xe đảm bảo hoàn trả hợp lý và chính xác cho nhân viên di động.

Các lựa chọn để thiết lập một hệ thống lái xe cho doanh nghiệp của tôi là gì?

Lực lượng lao động của công ty ngày càng trở nên di động, với nhiều nhân viên lái xe kinh doanh hàng ngày.

Bạn có hai lựa chọn thay thế cho công việc kinh doanh của bạn: chương trình đội xe của công ty hoặc chương trình hoàn trả cho nhân viên lái xe ô tô của họ.

Một chương trình hạm đội (xe do công ty sở hữu) là một lựa chọn hấp dẫn cho các nhà tuyển dụng, những người cần cung cấp dịch vụ vận chuyển cho các chức năng cụ thể, như xe dịch vụ, xe tải, xe phân phối hoặc những người có yêu cầu thiết bị khác. Chương trình hạm đội cho phép bạn kiểm soát và giám sát kinh doanh những thứ như bảo hiểm, bảo dưỡng xe và khả năng chọn các tính năng xe mà công ty thấy quan trọng. Chúng bao gồm các tính năng như xây dựng thương hiệu của công ty, yếu tố an toàn và bưu chính viễn thông để có được thông tin chi tiết 24/7 về vị trí xe của họ đang ở và đang được điều khiển.

Các

Chương trình hoàn trả cho nhân viên lái xe ô tô của họ được các công ty sử dụng không cần xe đặc chủng hoặc xe tải cho nhân viên của mình, chẳng hạn như kinh doanh và dịch vụ kinh doanh.

Việc hoàn trả tạo sự linh hoạt và sự lựa chọn cho người lao động, đòi hỏi sự quản lý nội bộ ít hơn, và không đòi hỏi chi phí trả trước hoặc rút vốn.

Điều gì quan trọng trong việc quyết định sử dụng hệ thống nào?

Bất kể đội xe mô hình hay khoản hoàn trả - bạn cần bồi hoàn cho nhân viên đúng cách cho việc sử dụng kinh doanh liên quan đến xe cộ của họ hoặc phải đối mặt với hậu quả, chẳng hạn như kiểm toán IRS tốn kém, hoặc tệ hơn, kiện tụng.

Đối với chương trình hạm đội, hãy tự hỏi mình mục đích chính của chương trình - như một nhân viên (lợi ích) của nhân viên hoặc để cung cấp cho nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp bạn. Nếu mục tiêu chính của bạn là cung cấp công cụ kinh doanh, nó sẽ cho phép bạn giảm chi phí đội tàu bằng cách khôi phục các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe cộ cá nhân của nhân viên.

Với chương trình hoàn trả, bạn có thể chọn một khoản trợ cấp xe hơi bằng phẳng, chương trình cho mỗi mile, hoặc mức tiêu chuẩn IRS mileage rate để hoàn trả cho công nhân của họ. Nhưng cả ba tùy chọn này có thể gây ra các công ty để mất hàng ngàn đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm vì họ không chính xác chiếm chi phí mỗi cá nhân lái xe, chẳng hạn như giá xăng khác nhau và số dặm lái xe.

FAVR là gì và tại sao nó lại là lựa chọn tốt nhất cho việc hoàn trả mileage?

FAVR là thủ tục thu thuế IRS để hoàn trả cho nhân viên miễn thuế đối với các chi phí cố định và chi phí liên quan đến lái xe cho kinh doanh. Chi phí cố định có thể bao gồm phí bảo hiểm, giấy phép và đăng ký, trong khi chi phí biến đổi bao gồm nhiên liệu và bảo trì.

FAVR là giải pháp hoàn trả chính xác nhất bởi vì nó cung cấp một khoản hoàn trả tùy chỉnh cho mỗi nhân viên di động dựa trên chi phí địa phương và khoảng thời gian kinh doanh của người đó, có thể thay đổi theo từng tháng.

Tuy nhiên, ghi chép chính xác tất cả các chi phí cố định và biến đổi có thể phức tạp để quản lý - đó là lý do tại sao hầu hết các nhà tuyển dụng không sử dụng nó.

Nhiều nhà tuyển dụng chọn thay thế cho các khoản trợ cấp xe hơi phẳng đơn giản như là một phương pháp "một kích thước phù hợp với tất cả" (ví dụ 500 đô la một tháng cho mỗi nhân viên). Nhưng phương pháp này không tính đến thực tế là không có hai chuyến đi công tác là như nhau, do đó, không có hai nhân viên nên được hoàn lại cùng một số tiền. Việc hoàn trả chương trình cho mỗi dặm là hợp lý nhưng vẫn không chính xác.

Tại sao tỷ lệ tiêu chuẩn của IRS không phải là phương án tốt nhất?

Hầu hết các công ty sử dụng tỷ lệ mileage của doanh nghiệp IRS để tính toán những gì mỗi nhân viên cá nhân nên được trả lại. Tuy nhiên, tỷ lệ IRS không phải là một tỷ lệ hoàn phí bắt buộc bởi vì nó dựa trên chi phí trung bình toàn quốc cho việc vận hành một chiếc xe trong suốt năm trước đó .

Tỷ lệ IRS là chi phí trung bình trong thời gian tính theo số liệu năm trước chứ không phải là tỷ lệ hoàn trả thực tế. Nhân viên có thể chi tiêu nhiều hơn cho việc đi lại hơn là họ đang được hoàn trả, hoặc họ có thể được hoàn trả quá mức nếu giá gas giảm - và không có sự điều chỉnh nào được thực hiện trong những gì họ được trả vì nó dựa trên số liệu của năm ngoái.

Hầu hết các công ty làm sai khi nói đến trợ cấp xe hơi phẳng và hoàn trả?

Trợ cấp xe hơi phẳng không công bằng khi nói đến việc bồi thường cho nhân viên ở các địa điểm khác nhau. Ví dụ, một nhân viên có thể sống trong một khu vực có giá xăng là 12 xu rẻ hơn giá ở thị trấn kế tiếp nơi mà một nhân viên khác sống. Ngoài ra, chi phí cố định của đi công tác, chẳng hạn như giá phí bảo hiểm xe hơi và thuế, khác nhau đáng kể theo vị trí.

Các chi phí lái xe khác cũng khác nhau. Chẳng hạn, phí bảo hiểm xe hơi thay đổi theo tiểu bang, từ $ 825 ở Charlotte, North Carolina đến $ 3, 150 ở Detroit, Michigan. Thuế cho cùng một chiếc sedan $ 21,000 đắt 249 đô la Mỹ ở Nevada, nhưng có thể tốn khoảng $ 1, 689 ở Rhode Island. Chi phí sửa chữa hàng năm cũng không giống nhau ở mỗi tiểu bang, trung bình $ 393 ở New Jersey, nhưng chỉ 270 đô la ở Vermont. Việc trả cùng một mức phí cố định cho nhân viên ở các địa điểm khác nhau sẽ bỏ qua hoàn toàn những sai lệch này.

Vì các khoản phụ cấp xe hơi được đối xử như bồi thường, họ cũng phải chịu thuế đối với cả người sử dụng lao động đóng thuế FICA (thuế An Sinh Xã Hội và Medicare) và nhân viên trả FICA và thuế thu nhập. Điều này có nghĩa là công ty thanh toán số tiền trợ cấp xe hơi cộng với phần đóng góp thuế FICA liên quan, trong khi nhân viên lấy số tiền trợ cấp xe hơi, thuế thu nhập ít hơn và sự đóng góp của FICA.Trong mô hình hoàn thuế miễn thuế như FAVR, nhân viên "mang về nhà" chính xác số tiền mà người sử dụng lao động hoàn lại.

Những sai sót nào mà các công ty đưa ra trong tính phí sử dụng cá nhân của một chiếc xe máy?

Một số người sử dụng lao động cho phép nhân viên của họ sử dụng các phương tiện đi lại của các công ty thuộc sở hữu của công ty như một đặc quyền cho việc sử dụng lái xe cá nhân của họ. Tuy nhiên, bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu công ty không nhận ra việc sử dụng cá nhân này phải chịu thuế cho nhân viên. Các công ty cũng không có cách nào tốt để tính toán số tiền mà mỗi người lái xe nên tính cho khoản lợi nhuận chịu thuế này.

Thông thường các tổ chức đơn giản là tính số lượng căn hộ để che sử dụng cá nhân trên tất cả các trình điều khiển của họ, bất kể bao nhiêu dặm cá nhân mà họ lái xe. Điều này có thể là một lợi thế lớn về tiền tệ cho những nhân viên sử dụng xe máy khá nhiều cho mục đích sử dụng cá nhân. Nhưng nhân viên lái xe hạm đội nghiêm ngặt để sử dụng kinh doanh và giữ xe riêng của họ để sử dụng cá nhân ngoài điều kiện làm việc có thể bị tính quá mức không công bằng.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một doanh nghiệp không chính xác hoàn trả cho nhân viên của mình?

Việc hoàn trả chi phí cho lái xe liên quan đến công việc không chính xác khiến nhiều công ty phải chi hàng ngàn đô la mỗi năm (khoảng 3 ngàn đô la mỗi nhân viên mỗi năm, theo Motus). Tuy nhiên, đây là không có gì so với chi phí của vụ kiện tập thể. Trong những năm gần đây, công nhân đã thành công trong việc kiện người sử dụng lao động của mình với mức giá 7 triệu đô la để bù đắp cho những thực tiễn hoàn trả không công bằng. Trong tiểu bang California, các vụ kiện này đang nhanh chóng trở thành quy tắc, không phải là ngoại lệ vì Bộ Luật Lao động California đoạn 2802 đặc biệt nghiêm ngặt.

Luật California đảm bảo rằng "Người sử dụng lao động phải bồi thường cho nhân viên của mình về tất cả các chi phí cần thiết hoặc tổn thất phát sinh từ nhân viên do hậu quả trực tiếp của việc thực hiện nhiệm vụ của mình. " Điều này thường được nhà tuyển dụng diễn giải như là giới hạn đối với chi phí của thiết bị hoặc công cụ được sử dụng trong công việc, nhưng bây giờ đang được sử dụng nhiều hơn và nhiều hơn trong các trường hợp hoàn lại tiền (Radio Shack và Toys" R "Us ví dụ).

Các chương trình Hạm đội cũng đi kèm với những thách thức riêng của họ khi tính toán chính xác cho nhân viên của mình về việc sử dụng các phương tiện này. Việc sử dụng cá nhân xe công ty phải được ghi lại hợp lý và người lao động phải trả lại tiền sử dụng cá nhân. Số liệu báo cáo dưới mức báo cáo cá nhân khiến các công ty có nguy cơ kiểm toán IRS tốn kém và có thể khiến công ty bị mất phí.

Một số tài nguyên có thể giúp doanh nghiệp của tôi là gì?

Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cùng một công nghệ nâng cao vị trí làm việc kỹ thuật số mới để theo dõi chi phí mileage kinh doanh của họ. Dưới đây là một số ví dụ:

• Các thiết bị thông minh có hỗ trợ GPS để thu thập và lưu giữ thông tin về doanh nghiệp của nhân viên
• Ứng dụng trên điện thoại di động để tự động theo dõi mileage của nhân viên và tính chính xác cho việc kinh doanh, đi làm dặm.

Với các ứng dụng di động thích hợp và nền tảng phần mềm, bạn có thể loại bỏ các công việc thủ công cho người lái xe để tăng năng suất, giảm chi phí và đảm bảo tuân thủ IRS - tất cả trong khi thu thập thông tin chi tiết về hành vi lái xe và hiệu quả lao động di động.