Khi nào tôi phải Trả lương nhân viên cho thời gian đi lại?

Du lịch nhân viên là gì?

Nói chung, thời gian đi lại của nhân viên cho các hoạt động liên quan đến công việc phải được thanh toán. Du lịch không liên quan đến nhiệm vụ của nhân viên và thời gian đi lại (đi giữa nhà và nơi làm việc) không được thanh toán. Thời gian đi lại có thể bao gồm cả chuyến đi địa phương và đi xa nhà.

Thời gian đi lại và thời gian đi lại

Việc đi làm trở lại và đi làm việc. Tất cả mọi người (ít nhất là tất cả những người không làm việc ở nhà) đều đi làm.

Thời gian đi làm là thời gian cá nhân chứ không phải thời gian kinh doanh. IRS không cho phép các doanh nghiệp khấu trừ thời gian đi làm là chi phí kinh doanh, và nhân viên không nên được thanh toán cho thời gian đi lại.

Sở lao động (DOL) bàn về nhân viên lái xe do chủ nhân cung cấp. DOL xem xét thời gian dành cho việc đi làm việc tại nhà của một nhân viên trong một chiếc xe do chủ lao động cung cấp, hoặc trong các hoạt động được thực hiện bởi một nhân viên có liên quan đến việc sử dụng xe để đi làm, nói chung không phải là "giờ làm việc" do đó, không phải trả tiền.

Đây là nguyên tắc chung: Nếu bạn ủy quyền cho một chuyến đi, cho dù nhân viên đi du lịch (xe hơi, xe lửa, xe buýt, v.v …) thì thời gian đi lại phải được thanh toán.

Chi phí đi lại trả cho nhân viên theo giờ

Trả lương cho nhân viên cho thời gian đi lại của địa phương chỉ áp dụng cho nhân viên không được miễn (hàng giờ), không phải là nhân viên được miễn (chuyên nghiệp hoặc quản lý). Nhân viên được miễn được trả lương theo sự chuyên môn của họ theo công việc chứ không phải theo giờ.

Ví dụ về Du lịch: Trả tiền hoặc Không Trả?

• Một người lao động đi làm việc từ nhà của mình mỗi ngày. Bạn yêu cầu anh ta dừng lại trên đường của mình và nhận bagels cho cuộc họp nhân viên. Thời gian lái xe này không được thanh toán. Thời gian đi lại làm việc không bao giờ được thanh toán; thời gian để dừng cho bagels là "ngẫu nhiên" để đi làm và không phải là một phần của công việc của nhân viên.
• Bạn yêu cầu một nhân viên lái xe đến một cửa hàng vào giờ làm việc để lấy bánh bagels cho cuộc họp văn phòng. Nếu nhân viên làm chuyến đi này trong giờ làm việc bình thường, người đó sẽ được thanh toán.
• Một LPN (y tá chuyên nghiệp được cấp phép) làm việc cho một cơ sở điều dưỡng và di chuyển giữa hai địa điểm của cơ sở này theo chỉ dẫn, cung cấp chăm sóc cho bệnh nhân ở cả hai địa điểm. Thời gian đi lại hàng ngày của cô phải được tính vào lương của cô vì cô không đi làm, nhưng đi lại giữa các địa điểm làm việc.

Thanh toán nhân viên cho thời gian đi du lịch xa nhà

Nhân viên đi đến một vị trí khác vì mục đích kinh doanh là một trường hợp khác. Nói chung, bạn phải trả lương cho nhân viên vì thời gian đã ở dưới sự kiểm soát của bạn và thời gian mà họ không thể chi tiêu theo ý họ. Vì vậy, nếu một nhân viên đi từ Cleveland đến Pittsburgh trong một buổi hội thảo kéo dài hai ngày theo sự chỉ đạo của công ty, một phần thời gian của nhân viên sẽ được đền bù.

Đối với nhân viên làm công ăn lương, trả tiền cho thời gian đi lại không phải là vấn đề, bởi vì nhân viên làm công ăn lương được trả lương cho công việc chứ không phải vì làm việc hàng giờ. Việc trả tiền cho thời gian đi công tác có thể là một vấn đề trong trường hợp một nhân viên hằng giờ.

Việc thanh toán cho thời gian đi lại trong một ngày hoặc ở lại qua đêm rất phức tạp.

Liên hệ với văn phòng của Bộ lao động Hoa Kỳ gần nhất để biết thông tin về các trường hợp cụ thể của thời gian đi lại có ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể muốn liên hệ với một luật sư về việc làm để thảo luận về những vấn đề này.

Thanh toán chi phí đi lại

Ngoài việc trả lương cho nhân viên trong thời gian đi du lịch, bạn nên chi phí đi lại. Bộ Lao động không yêu cầu hoàn trả chi phí đi lại nhưng bạn nên trả lương cho nhân viên nếu bạn yêu cầu họ đi du lịch. Chi phí đi lại được khấu trừ cho doanh nghiệp của bạn, và nhân viên có thể khấu trừ các khoản chi phí đi lại không hoàn lại. Nếu nhân viên kết hợp kinh doanh và du lịch cá nhân, bạn cần phải sắp xếp ra một phần là kinh doanh liên quan và chỉ phải trả chi phí này.

Các quy định của Nhà nước về Thanh toán cho Du lịch Nhân viên

Kiểm tra với bộ phận lao động của tiểu bang để xem liệu có bất kỳ quy tắc nào có thể thay thế cho các quy định của liên bang hay không.

Để biết thêm thông tin

Số dư có một số lời khuyên để giảm chi phí đi lại của nhân viên.

SHRM (Hiệp hội Quản lý Nhân sự) có thêm thông tin về việc trả thời gian đi làm của nhân viên.

Để biết thêm chi tiết từ IRS về thời gian đi làm của nhân viên, xem IRS Publication 535: Chi phí kinh doanh.