Người quản lý dự án làm gì cả ngày?

Tôi thường hỏi quản lý dự án là gì vì vai trò của nó rất rộng. Đây là vai trò của tôi trong vai trò quản lý dự án. Đây là những gì các nhà quản lý dự án làm cả ngày.

Các nhà quản lý dự án …

Phát triển ý tưởng lớn

Nhiệm vụ đầu tiên của người quản lý dự án là phát triển ý tưởng lớn. Nó không phải lúc nào cũng như thế này. Không lâu trước đây, các nhà quản lý dự án đã mong đợi sẽ có được một ý tưởng hoàn chỉnh, có thể là một trường hợp kinh doanh đầy đủ, và biến nó thành một kế hoạch dự án có thể được thực hiện.

Ngày nay, vai trò của người quản lý dự án đã phát triển phần nào và bạn có thể thấy mình tham gia sớm hơn và sớm hơn trong dự án trước khi nó trở thành một 'dự án'. '

Bạn sẽ làm việc với nhà tài trợ dự án để đưa ra ý tưởng để hình thành một bức tranh ban đầu về dự án và xem nó có khả thi hay không.

Nếu ý tưởng lớn của bạn được coi là khả thi, thì bước tiếp theo của bạn là tập hợp một nhóm người có thể làm việc để biến ý tưởng đó thành hiện thực. Bạn sẽ cần một số người có thể thực hiện các vai trò khác nhau trong nhóm dự án.

Lý tưởng là bạn đang tìm kiếm các chuyên gia về môn học trong mỗi khu chức năng, nhưng bạn cũng cần phải xem xét tính khả dụng. Người quản lý dự án không thể luôn luôn có được nhân viên mà họ muốn trong một nhóm vì những chuyên gia này đang bận rộn với các dự án khác. Nếu bạn không thể chờ đợi cho họ trở nên có sẵn, bạn sẽ phải làm việc với những người có sẵn.

Bạn sẽ không cần mọi người tham gia vào đội tất cả các thời gian. Một số chuyên gia chức năng, chẳng hạn như luật sư hoặc nhân viên báo chí, chỉ cần tham gia nhóm tại các điểm liên quan trên đường đi. Một phần của kỹ năng quản lý dự án và quản lý tài nguyên là đảm bảo rằng bạn cho họ biết nhiệm vụ của họ đang đến và sau đó đưa họ lên để thúc đẩy dự án ngay khi cần chuyên môn của họ.

Tổ chức Điều gì sẽ xảy ra

Trong quá trình bắt đầu dự án và giai đoạn khởi đầu, bạn sẽ làm việc với nhóm của mình để xác định chính xác những gì cần phải làm. Điều đó liên quan đến việc đặt ra một định nghĩa rõ ràng cho công việc và đảm bảo rằng mọi người hiểu được các mục tiêu.

Cần nói đến tất cả những điều này về giá trị kinh doanh hoặc lợi ích: nói cách khác, giải thích tại sao bạn đang bắt tay vào công việc mới này.

Đội ngũ lãnh đạo

Bây giờ bạn đã tập hợp lại đội ngũ của mình, và tất cả các bạn đều biết bạn phải làm gì với nhau, đó là công việc của người quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều làm việc cùng nhau để đạt được điều đó.

Nó khó hơn âm thanh! Nhóm thành công dẫn đầu thành công có nghĩa là phải thương lượng những thách thức về những bất đồng, mâu thuẫn, và luôn luôn dẫn đầu trong việc liên lạc. Bạn phải khuyến khích đội của mình làm tốt công việc, ngay cả khi thời điểm khó khăn.Nó cũng bao gồm huấn luyện, huấn luyện, hướng dẫn và phát triển những người làm việc trong dự án, ngay cả khi họ không trực tiếp làm việc cho bạn. Đó là chi phí thường bị lãng quên trong các dự án nhưng hãy nhớ rằng mọi người hoạt động tốt hơn nếu họ cảm thấy rằng họ được tôn trọng và khuyến khích làm việc tốt nhất. Nếu bạn có thể làm cho dự án của bạn là nơi mà mọi người phát triển và phát triển các kỹ năng mới, thì mọi người sẽ muốn làm việc với bạn.

Đội ngũ lãnh đạo của đội cũng bao gồm việc thiết lập và quản lý hợp tác trong đội. Điều này có thể được thông qua các công cụ quản lý dự án trực tuyến hoặc các cuộc họp mặt trực tiếp, hoặc một cái gì đó ở giữa. Hợp tác và xây dựng ý thức về "nhóm" sẽ giúp các nguồn dự án của bạn đối phó được khi có xung đột hoặc những thời điểm khó khăn đối với dự án, chẳng hạn như thời hạn đột ngột được đưa ra.

Quản lý tiền

Dự án chi phí tiền bạc, và có thể đặt một ngân sách dự án là một kỹ năng quan trọng cho một người quản lý dự án. Tuy nhiên, vai trò của bạn không kết thúc ở đó. Bạn cần có khả năng quản lý tiền và kiểm soát chi phí cho dự án.

Bạn có thể làm điều này bằng cách:

Phát triển các ước tính bao gồm tất cả các nhiệm vụ và các nguồn lực của dự án.

Làm việc với các chuyên gia về chủ đề để đảm bảo rằng những điều này là toàn diện và đầy đủ.

• Sử dụng ước tính của bạn để tạo ngân sách dự án.
• Sử dụng ngân sách của bạn để giải thích cho nhà tài trợ dự án và rõ ràng về dự án sẽ tốn kém bao nhiêu.
• Sau đó, trong suốt dự án, bạn có thể quản lý chi phí của mình thông qua kiểm soát chi phí chính xác. Điều này liên quan đến việc so sánh những gì bạn đang chi tiêu trong cuộc sống thực với ước tính và ngân sách dự án mà bạn đặt lại với nhau. Hy vọng rằng, chúng không quá xa nhau, nhưng nếu bạn nhận thấy một xu hướng chi tiêu quá nhiều hoặc không chính xác ước tính, thì bạn sẽ sớm đủ để sửa nó, với bất kỳ may mắn. Bạn chỉ có thể sửa những gì bạn nhận thấy, vì vậy việc kiểm soát chi phí rất quan trọng.
• Mẹo chuyên gia:

Kiểm soát chi phí tốt liên quan nhiều đến việc chỉ theo dõi chi tiêu. Bạn cũng phải theo dõi lượng công việc đang được thực hiện trong dự án. Đó là sự kết hợp của tiền bạc và các nhiệm vụ đã hoàn thành cho phép bạn xem dự án có chi tiêu vượt quá khả năng của nó hay không.

Quyết định Chúng ta hãy thẳng thắn: trong khi nhà tài trợ dự án có những quyết định khổng lồ, bạn là người quản lý dự án và chịu trách nhiệm về phần lớn các quyết định được đưa ra trong dự án. Ngay cả những cái lớn. Ngay cả khi bạn không đưa ra quyết định, bạn sẽ đưa ra một đề xuất cho quyết định của bạn mà nhà tài trợ nên làm, bởi vì bạn có tất cả các chi tiết và đã dành lứa tuổi xem xét nó, và họ có thể không có khả năng làm cái đó.

Thu hút các bên liên quan

Không lâu trước đây, văn bản quản lý dự án nói về 'quản lý các bên liên quan. "Ngày nay người ta nhận ra rằng bạn không thể" quản lý "một bên liên quan. It's naïve và một chút xúc phạm để gợi ý rằng, vì vậy chúng tôi nói về 'hấp dẫn' họ thay thế.

Về mặt thực tế, những công cụ có liên quan đã không thay đổi - đó chỉ là lời hùng biện và thái độ khác biệt.Bạn vẫn sẽ vạch ra ai là các bên liên quan trong dự án và liệu họ có đặc quyền mạnh mẽ hay có ảnh hưởng liên quan đến công việc bạn đang làm. Xây dựng một kế hoạch truyền thông và đưa nó vào thực tiễn.

Cam kết của các bên liên quan là làm việc với những người bị ảnh hưởng bởi dự án để đảm bảo rằng họ hiểu những thay đổi sắp tới.

Đọc tiếp theo: Xử lý với các bên liên quan khó khăn (vì không phải mọi người đều dễ dàng làm việc).

Cung cấp các mục tiêu của dự án

Bạn sẽ làm việc này với sự tham gia của đội ngũ của bạn, và đó là những gì mà công việc đã làm cho đến nay.

Việc có thể cung cấp hiệu quả những gì bạn hứa đã dựa vào việc rất rõ ràng về những gì cần làm. Bạn cần phải ghi lại các yếu tố thành công chính và các biện pháp sẽ được sử dụng để đánh giá liệu bạn đã đạt được những gì bạn đã đặt ra để làm hay không.

Điều này nên được đặt ra trong trường hợp kinh doanh của dự án hoặc tài liệu bắt đầu dự án (hoặc cả hai, với mức chi tiết khác nhau). Do đó cần phải tương đối đơn giản để biết những mục tiêu đó là gì - nó không đơn giản để đảm bảo rằng bạn đang cung cấp chúng.

Lập kế hoạch tốt, lãnh đạo giỏi và khả năng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh cũng như chi tiết sẽ giúp rất nhiều.

Quản lý việc chuyển giao để sống

Việc thực hiện các mục tiêu của dự án không phải là kết thúc vai trò của bạn với tư cách là người quản lý dự án. Điều quan trọng nhất khi kết thúc giai đoạn thực hiện là đảm bảo rằng bạn cung cấp một giao dịch rõ ràng và hoàn chỉnh cho nhóm đang quản lý dự án về sau.

Việc bàn giao tốt có nghĩa là bạn có thể quay trở lại. Bạn sẽ không còn là người "đi đến" dự án, và bạn sẽ có thể chuyển sang dự án tiếp theo của mình biết rằng nhóm kinh doanh có thể tận dụng tối đa những gì bạn đã cung cấp cho họ.

Chia sẻ Kiến thức

'Bài học kinh nghiệm' là cách chúng tôi mô tả những gì đã học qua dự án có thể được sử dụng cho các sáng kiến ​​khác trong tương lai. Người quản lý dự án nên tổ chức một buổi học kinh nghiệm khi kết thúc dự án. Điều này giúp nhóm phát triển và duy trì kiến ​​thức về tổ chức. Nói cách khác, nó sẽ dừng công ty lại mắc những lỗi tương tự.

Vì vậy, đó là những gì mà một người quản lý dự án thực hiện cả ngày. Danh sách To Do thực tế của bạn có thể trông hơi khác với danh sách này, nhưng về cơ bản tất cả các nhiệm vụ trên đó sẽ đóng góp vào những yếu tố này khi trở thành một người quản lý dự án. Đó là một công việc rộng lớn và đầy thách thức, nhưng nó cũng khác nhau và sự lựa chọn nghề nghiệp tuyệt vời!