Hóa đơn là gì và nó bao gồm những gì?

Hoá đơn là gì?

Hóa đơn , đôi khi được gọi là hóa đơn bán hàng, là hóa đơn được nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ gửi cho người mua. Hoá đơn xác lập nghĩa vụ của người mua phải trả, tạo ra một khoản phải thu. Nói cách khác, hóa đơn là văn bản xác minh thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hoá hoặc dịch vụ.

Hoá đơn là một phần quan trọng trong kế toán và sổ sách kế toán của doanh nghiệp của bạn vì chúng ghi lại các giao dịch bán hàng.

Hóa đơn bao gồm những gì?

Các phần thông thường trong một hoá đơn bao gồm:

• Ngày rằng hóa đơn đã được tạo. Đừng quên điều này! Ngày của hóa đơn bắt đầu đồng hồ trên khách hàng. Nếu bạn có các điều khoản (thời hạn thanh toán), bạn muốn bao gồm ngày để mọi người biết khi nào thanh toán đến hạn.
• Tên và địa chỉ của khách hàng và nhà cung cấp. Nếu bạn đang tạo hoá đơn trong phần mềm kế toán, bạn chỉ có thể cần địa chỉ email của khách hàng, nhưng bạn vẫn nên thu thập và bao gồm địa chỉ vật lý, trong trường hợp bạn cần gửi một bức thư hoặc tài liệu.
• Tên liên hệ của các cá nhân tại hai doanh nghiệp (hoặc doanh nghiệp và cá nhân). Đó là một nguyên tắc quan hệ khách hàng tốt để đảm bảo bạn đánh vần đúng tên.
• Mô tả các mặt hàng đã mua , một sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm cả giá và số lượng. Thông thường, bạn sẽ có các mô tả mục tiêu và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy cụ thể và chi tiết càng tốt, khi bạn tạo hóa đơn. Điều này tránh nhầm lẫn và "tôi không biết" vấn đề.

• Điều khoản thanh toán. Ví dụ: nhà cung cấp có thể chỉ định "net 30 ngày", có nghĩa là toàn bộ số tiền phải trả trong vòng 30 ngày.

Làm thế nào để Hoá đơn cho Khách hàng

Bạn có thể đang sử dụng phần mềm kế toán kinh doanh trực tuyến hoặc có thể bạn đang sử dụng hóa đơn đã in trước mà bạn sẽ hoàn thành. Quá trình hoạt động theo cùng một cách cho cả quá trình lập hóa đơn.

Bạn sẽ chuẩn bị một hóa đơn chỉ sau khi bạn đã vận chuyển hoặc giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

• Bắt đầu bằng xác định khách hàng . Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể muốn xác định một khách hàng phụ hoặc công việc trong tập tin của khách hàng đó.
• Bao gồm số tài liệu trước liên quan đến việc bán này, bao gồm bất kỳ lệnh mua hàng hoặc thỏa thuận hoặc ước tính bán hàng.
• Xác định mặt hàng được bán và giao . Thông thường bạn sẽ bao gồm tên của sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng (hoặc thời gian, dịch vụ) và tỷ lệ (mỗi mục hoặc mỗi giờ). Nếu bạn đang sử dụng phần mềm trực tuyến, tổng số cho mỗi mục được tính. Đây là nơi bạn có thể cần phải phân loại một mục là "đã sắp xếp lại."
• Mỗi mặt hàng có dòng riêng và tổng cộng của tất cả các dòng được thêm vào
• Tiếp theo, bạn sẽ bao gồm thông tin tiền gửi đã được khách hàng thực hiện, hoặc giảm giá < áp dụng cho hóa đơn này Bạn có thể muốn cung cấp cho khách hàng các phương thức thanh toán khác nhau, có thể giảm giá để thanh toán bằng tiền mặt.
• Bao gồm
• điều khoản vận chuyển cho các sản phẩm được vận chuyển. : FOB shipping point hoặc FOB destination (FOB là viết tắt của "free on board.") Nếu các điều khoản là điểm giao hàng FOB, người gửi hàng (người bán) thanh toán tiền vận chuyển. Cũng cần lưu ý nếu khách hàng mua hàng hoặc vật phẩm, trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào về mặt hàng đã nhận được. Bao gồm
• điều khoản bán hàng Tức là khi nào bạn muốn người mua thanh toán và bạn sẽ giảm giá cho thanh toán sớm Các điều khoản được biểu hiện như sau 2/10 Net / 30. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ giảm giá 2% nếu trả được nhận trong vòng 10 ngày, và toàn bộ số dư sẽ đến hạn trong 30 ngày. Hoá đơn có thể được gửi qua đường bưu điện hoặc gửi qua thư điện tử hoặc fax tới khách hàng.

Khi khách hàng trả tiền, số hoá đơn phải được ghi trên biên lai bán hàng và khớp với biên lai bán hàng trong phần mềm kế toán của bạn, vì vậy rõ ràng là hoá đơn đã được thanh toán. Khoản thanh toán có số tiền còn thiếu trong tài khoản phải thu của bạn.

Hoá đơn so với Đơn mua hàng

Hoá đơn đôi khi bị nhầm lẫn với đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng mua hàng (PO) là trước khi giao dịch, và hoá đơn là sau khi giao dịch. Đơn đặt hàng ghi lại đơn đặt hàng của khách hàng đến nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Một hóa đơn, ghi lại việc nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ, và như đã nêu ở trên

Một số Ví dụ về Hoá đơn

Susan Ward, Chuyên gia Kinh doanh Nhỏ Canada có một hoá đơn mẫu , bao gồm thông tin của Canada, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về hóa đơn bao gồm . Allena Tapia, Chuyên gia Viết báo Tự do, có hướng dẫn từng bước để tạo hóa đơn.