Kanban trong Quản lý Dự án là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý dự án trực quan và lên kế hoạch. Các tổ chức sử dụng Kanban để kiểm soát các yếu tố hậu cần khác nhau, như mức tồn kho, trong quá trình sản xuất. Về quản lý dự án, Kanban cho phép một nhóm dự án xác định thành viên của nhóm và trách nhiệm hiện tại của họ, cũng như giai đoạn hoàn thành hiện tại của mỗi hợp phần dự án, tất cả trong nháy mắt.

Chỉ cần-trong-thời gian

Thường được đề cập đến kết hợp với sản xuất "Lean" hoặc "Just-in-Time", phương pháp Kanban nhấn mạnh tính dư thừa hiệu quả.

Đây là một ví dụ về "hệ thống kéo", nơi mọi người di chuyển công việc thông qua sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng hiện tại. Khác với các phương pháp quản lý dự án thông thường và phương pháp sản xuất, điều này làm cho người lao động liên tục hoàn thành nhiều kết quả hoặc tạo ra càng nhiều sản phẩm càng tốt, Kanban tập trung vào các yêu cầu thực tế trong thời gian thực.

Khi được thực hiện tốt, cách tiếp cận của Kanban đối với việc thực hiện dự án có nhiều lợi ích, như tăng năng suất, chất lượng sản phẩm tốt hơn, lãng phí ít hơn, và sự cải thiện cuộc sống của cả đội. Nếu các yếu tố đó là quan trọng đối với bạn, hãy xem xét bạn có thể thực hiện phương pháp Kanban hoặc các nguyên tắc của nó vào dự án tiếp theo của bạn như thế nào. Lịch sử Kanban

Sự thực hiện đầu tiên của Kanban

Kanban (か ん ば ん) là một từ tiếng Nhật có nghĩa là "tín hiệu" hoặc "biển hiệu". "Phương pháp Kanban được thực hiện bởi Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp tại Toyota, là một phần của hệ thống sản xuất nổi tiếng của công ty, đã tạo ra cảm hứng cho phong trào Lean Manufacturing.

Ohno và các đồng nghiệp của ông đã được truyền cảm hứng từ các siêu thị của Mỹ, vốn chỉ tồn tại ở rất nhiều mặt hàng như khách hàng của một ngày. Các kỹ sư công nghiệp của Toyota đã cố gắng mang lại hiệu quả tương đương cho dây chuyền lắp ráp của họ.

Các giải pháp Kanban đầu tiên của Toyota kiểm soát việc bổ sung hàng tồn kho.

Mục tiêu của công ty là giữ mức tồn kho thấp, nhưng luôn đủ để đáp ứng nhu cầu về bộ phận. Trong các môi trường sản xuất như của Toyota, Kanban thường có hình thức bố trí nhiều thùng, nơi mà thẻ báo hiệu sự cần thiết phải bổ sung thêm bộ phận.

Chẳng hạn, nếu số lượng bu lông trong thùng trên sàn sản xuất rơi xuống dưới đường màu đỏ, nhân viên sẽ gửi thẻ trở lại thùng hàng gần nhất của bu lông. Có lẽ cái thùng tiếp theo này nằm trong phòng kho gần tầng sản xuất. Thẻ này sau đó được trả về sàn nhà, cùng với các bộ phận. Khi thùng kho hàng đó chạm vào đường màu đỏ (ví dụ như trình tự đặt hàng trực quan), thì có ai đó gửi một thẻ khác xa luồng cung cấp. Nó là một hệ thống kéo chữ.

Khi các công ty khác bắt tay vào quá trình của Toyota, phong trào Lean bắt đầu và nhanh chóng lan rộng ra ngoài sản xuất đến các phòng ban khác và loại hình kinh doanh.Kết quả là, mọi người bắt đầu sử dụng Kanban trong các loại công việc không liên quan đến việc kiểm kê thực tế. Ngày nay, các chuyên gia trên thế giới thường xuyên sử dụng Kanban trong tiếp thị, các công ty dịch vụ, y tế, kỹ thuật, kế toán và quản lý dự án.

Trong lĩnh vực quản lý dự án, Kanban không áp dụng cho

quy hoạch dự án nhiều như là một công cụ để tối ưu hóa thực hiện dự án . Hệ thống kéo, dù là trong sản xuất, bán lẻ, công việc kiến ​​thức hay bất cứ nơi nào khác trên chuỗi giá trị, được gọi là lean và nhanh nhẹn bởi vì nó giảm thiểu hàng tồn kho và cho phép hệ thống sản xuất thay đổi nhanh nhất có thể khi nhu cầu thay đổi. Nói cách khác, chúng chỉ cung cấp cho bạn những gì bạn cần - không nhiều, không ít hơn-khi bạn cần nó. Điều này giảm thiểu chi phí vì công việc ít hoàn thành một phần đã bị "tắc nghẽn" trong hệ thống. Nó cũng làm giảm chất thải do thời kỳ lỗi thời. Sự lỗi thời là điều xảy ra khi các yêu cầu hoặc nhu cầu của khách hàng thay đổi giữa khi bạn bắt đầu tạo ra một cái gì đó và khi công việc kết thúc.

Lợi ích của Kanban trong Quản lý Dự án

Hệ thống Kanban tối ưu hóa cho một luồng liên tục các công việc có giá trị gia tăng, từ đầu đến cuối. Nó có thể là cách nhanh nhất để cung cấp giá trị thường xuyên, có thể là một lợi thế cạnh tranh chính trong kinh doanh.

Các giới hạn của Kanban làm việc, trong đó hạn chế nhiều thao tác - và lần lượt cải thiện chất lượng dự án.

Kanban cho phép các nhà quản lý dự án sắp xếp lại kế hoạch và sản phẩm bất cứ lúc nào dựa trên thông tin mới như thay đổi môi trường kinh doanh hoặc nhu cầu khách hàng tăng lên. Sự linh hoạt này là những gì thường được gọi là tính nhanh nhẹn: khả năng của một tổ chức để thay đổi khóa học tại một thời điểm thông báo với ít hoặc không có nỗ lực lãng phí hoặc vật liệu.

• Kanban cho phép cả nhóm hình dung công việc của họ từ đầu đến cuối. Do đó tăng cường hợp tác, vì nó dẫn đến minh bạch và trách nhiệm giải trình tốt hơn.
• Kanban vạch trần sự tắc nghẽn trong quá trình làm việc.
• Kanban hỗ trợ cải tiến liên tục (đọc thêm về cải tiến thông qua các bài học dự án đã học).
• Có được những lợi ích này có nghĩa là hai điều: thực hiện một Ban Kanban, và quan trọng hơn là thay đổi hành vi của một nhóm và quản lý dự án.