Tại sao truyền thông quan trọng trong quản lý sự thay đổi

Bạn không thể truyền đạt quá nhiều khi bạn yêu cầu tổ chức của mình thay đổi. Mỗi thành viên điều hành thành công, người đã lãnh đạo một nỗ lực quản lý thay đổi thành công, thể hiện sự cần thiết phải overcommunication trong một kinh nghiệm thay đổi và làm cho tuyên bố này trong retrospect.

Không có tổ chức nào trong đó nhân viên hoàn toàn hài lòng với giao tiếp. Truyền thông là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong các tổ chức.

Đây là lĩnh vực mà nhân viên thường xuyên than phiền trong quá trình thay đổi tổ chức và trong các hoạt động hàng ngày. Nguyên nhân?

Truyền thông hiệu quả đòi hỏi bốn thành phần tương tác hoàn hảo để tạo Ý nghĩa chia sẻ , một định nghĩa giao tiếp yêu thích.

• Cá nhân gửi tin nhắn phải trình bày rõ ràng và chi tiết thông điệp, tỏa ra tính toàn vẹn và tính xác thực.
• Người nhận tin nhắn phải quyết định lắng nghe, đặt câu hỏi cho rõ ràng, và tin tưởng vào người gửi tin nhắn.
• Phương pháp phân phối được lựa chọn phải phù hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của người gửi và người nhận.
• Nội dung của thông điệp phải cộng hưởng và kết nối, ở một mức độ nào đó, với niềm tin đã có của người nhận. Nó phải chứa thông tin mà nhân viên muốn nghe. Nó phải trả lời nhân viên được yêu mến nhất và quan tâm đến các câu hỏi.
• Với tất cả những điều này xảy ra trong một giao tiếp, thật kỳ diệu là các tổ chức đã làm tốt.

Các chuyên gia quản lý thay đổi đã cung cấp một loạt các đề xuất về cách giao tiếp tốt trong bất kỳ thay đổi tổ chức nào.

Khuyến nghị về truyền thông để quản lý sự thay đổi có hiệu quả

Xây dựng một kế hoạch truyền thông bằng văn bản để đảm bảo rằng tất cả những điều sau xảy ra trong quy trình quản lý thay đổi của bạn.

• Thông tin liên tục, thường xuyên và thông qua nhiều kênh, bao gồm nói, viết, video, đào tạo, tập trung các nhóm, bản tin, Intranet, và nhiều hơn nữa về sự thay đổi.
• Giao tiếp tất cả những gì đã biết về những thay đổi, nhanh như thông tin có sẵn. Hãy nói với mọi người rằng sự lựa chọn khác của bạn là giữ tất cả các thông tin liên lạc cho đến khi bạn tích cực về các quyết định, mục tiêu và tiến bộ. Điều này là tai hại trong quản lý thay đổi hiệu quả.
• Cung cấp một số lượng đáng kể thời gian để mọi người đặt câu hỏi, yêu cầu làm rõ, và cung cấp đầu vào. Nếu bạn là một phần của một kịch bản mà trong đó một nhà lãnh đạo đã trình bày những thay đổi, về những tài liệu minh bạch, cho một nhóm lớn, và sau đó bỏ trốn, bạn sẽ biết những tin xấu đó là để tích hợp sự thay đổi. Mọi người phải cảm thấy tham gia vào sự thay đổi này.Sự tham gia tạo ra cam kết-không có gì khác là đáng kể trong quá trình thay đổi.
• Rõ ràng truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của nỗ lực quản lý thay đổi. Giúp mọi người hiểu những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. (Nếu bạn không giúp đỡ trong quá trình này, mọi người sẽ tạo nên những câu chuyện của riêng họ, thường là tiêu cực hơn sự thật.)
• Nhận ra rằng giao tiếp thực sự là một cuộc trò chuyện . Đó là thảo luận hai chiều và thực sự phải kết quả. Nó không thể chỉ là một bài thuyết trình.
• Các nhà lãnh đạo thay đổi hoặc các nhà tài trợ cần dành thời gian trò chuyện với từng người một hoặc từng nhóm nhỏ với những người được kỳ vọng thực hiện thay đổi.
• Thông báo lý do cho những thay đổi theo cách mà mọi người hiểu được bối cảnh, mục đích và nhu cầu. Các học viên đã gọi điều này là "xây dựng một khuôn khổ đáng ghi nhớ, khái niệm", và "tạo ra một khung lý thuyết để củng cố sự thay đổi. "
• Chỉ trả lời cho câu hỏi nếu bạn biết câu trả lời. Các nhà lãnh đạo tiêu diệt uy tín của họ khi họ cung cấp thông tin không chính xác hoặc có vẻ như vấp ngã hoặc quay trở lại khi đưa ra câu trả lời. Tốt hơn là nói rằng bạn không biết, và bạn sẽ cố gắng tìm ra.
• Các nhà lãnh đạo cần lắng nghe. Tránh sự phòng thủ, bào chữa và trả lời được đưa ra quá nhanh. Hành động với sự chu đáo.
• Làm cho các nhà lãnh đạo và thay đổi nhà tài trợ có sẵn, hàng ngày khi có thể, để làm quen với những người khác tại nơi làm việc.
• Tổ chức hội thảo và diễn đàn tương tác trong đó tất cả nhân viên có thể khám phá những thay đổi với nhau, trong khi học thêm. Sử dụng đào tạo như một hình thức giao tiếp tương tác và làm cơ hội cho mọi người khám phá những hành vi và ý tưởng mới về thay đổi và quản lý thay đổi một cách an toàn. Tất cả các cấp của tổ chức phải tham gia vào các buổi họp tương tự.
• Truyền thông cần chủ động. Nếu tin đồn đã được thực hiện, tổ chức đã phải chờ quá lâu để giao tiếp.
• Tạo cơ hội cho mọi người kết nối với nhau, cả chính thức và không chính thức, để chia sẻ những ý tưởng về thay đổi và quản lý thay đổi.
• Công khai xem xét các phép đo được đưa ra để đánh giá tiến bộ trong việc quản lý thay đổi và những nỗ lực thay đổi.
• Công khai các phần thưởng và công nhận cho cách tiếp cận tích cực và những thành tựu đạt được trong những thay đổi và quản lý thay đổi. Kỷ niệm mỗi chiến thắng nhỏ một cách công khai.

Quản lý thay đổi

• Quản lý sự thay đổi
• Quản lý sự thay đổi
• Thay đổi, thay đổi, thay đổi: Quản lý sự thay đổi Bài học từ trường < Quản lý Thay đổi Quản lý Thay đổi