Lên kế hoạch một dự án sử dụng các công cụ cơ bản của quản lý dự án

Thế giới công việc của chúng ta đang ngày càng trở thành một thế giới của các dự án. Các dự án là cách chúng ta phát triển sản phẩm mới, thực hiện các sáng kiến ​​chiến lược và làm mọi thứ mới trong tổ chức.

Theo định nghĩa, các dự án là những sáng kiến ​​tạm thời và độc nhất , ngược lại với các hoạt động thường xuyên. Và mặc dù nhiều doanh nghiệp dựa vào các nhà quản lý dự án được chứng nhận và đào tạo để lãnh đạo các sáng kiến ​​của họ, kỹ năng dự án ngày càng cần thiết cho tất cả các chuyên gia.

Bài báo này giới thiệu một kế hoạch cho bất kỳ một chuyên gia nào quan tâm đến việc áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả với các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp.

Dành thời gian để xác định chính xác và lên kế hoạch cho dự án của bạn:

Các nhà quản lý dự án hiểu rằng phần lớn trong tổng thời gian của dự án được sử dụng trong quy hoạch. Nhiều người trong chúng ta có xu hướng vội vã để bắt đầu công việc, mà trong thế giới của dự án cũng tương tự như bỏ qua việc đọc các hướng dẫn về đồ nội thất mới mà bạn đã mua từ một trong những nhà bán lẻ "tập hợp nó cho mình". Rất nhiều khả năng, sự vội vàng để thực hiện công việc mà không đọc hướng dẫn sẽ gây ra một số vấn đề nghiêm trọng tại một số điểm trong nỗ lực của bạn.

Thay vì chạy thẳng vào công việc, điều quan trọng là phải làm móng một số vấn đề quan trọng:

Chính xác bạn đang tạo ra gì? Càng cụ thể càng tốt.

Khi nào thì phải hoàn thành?

1. Các nguồn lực nào (con người, thiết bị, và ngân sách) có được tiếp cận, để hoàn thành dự án?
2. Ba mục trên đây là những thành phần cơ bản của một tuyên bố phạm vi. Mỗi người quản lý dự án làm việc để làm rõ phạm vi trước khi bắt đầu công việc.
3. -9->

Phạm vi công việc của Công ty Holiday Party Initiative:

Một tuyên bố phạm vi mẫu cho kỳ nghỉ lễ của công ty có thể được đọc như sau:

Mục tiêu của chúng tôi là lên kế hoạch và tổ chức một kỳ nghỉ công ty cho 100 nhân viên và những người khác đáng kể của họ trước cuối tháng 12 với chi phí không vượt quá $ 10 000. Kế hoạch và phối hợp của chúng tôi sẽ bao gồm 4 ủy ban thành viên với sự giám sát của Giám đốc điều hành. Bữa tiệc sẽ bao gồm một quán bar mở, mâm bánh, món tráng miệng và giải trí.

Chỉ cần dành thời gian để tạo ra câu nói đơn giản nhưng quan trọng này cung cấp hướng dẫn mạnh mẽ cho đội tham gia dự án. Mọi người đều hiểu được bản chất của dự án, khung thời gian, nguồn lực và ngân sách. Phân chia phạm vi thành các khối riêng biệt:

Quản lý dự án tạo ra cái gọi là cấu trúc phân tích công việc để mô tả trong các điều khoản rõ ràng, có thể thực hiện được, tất cả các công việc của dự án phải được hoàn thành bởi ai đó trong một thời gian cụ thể khung. Trong trường hợp của bạn, sự cố công việc có thể bao gồm:

Xác định vị trí.

Xác nhận phòng trống và khóa phòng bằng tiền đặt cọc.

• Chọn các lựa chọn thực phẩm.
• Xác nhận thanh và thanh công cụ.
• Xác định các lựa chọn món tráng miệng.
• Tạo và phân phối lời mời với sự lựa chọn thực phẩm.
• Hoàn thiện lựa chọn thực phẩm dựa trên lời mời trả lại.
• Quyết định loại hình giải trí.
• Xem lại các lựa chọn để giải trí và chọn.
• Xác nhận thiết lập phòng ăn.
• Mua quà tặng cho khách hàng.
• Phối hợp và cung cấp sự kiện.
• Các nhà quản lý dự án sẽ phát triển sự phân tích này về công việc của dự án mà không cần quan tâm đến các nguồn lực hay thời gian, nhưng cần nhiều hơn trong việc định dạng động não. Một khi tất cả công việc cần thiết để đạt được phạm vi dự án đã được xác định, đã đến lúc phải đặt nó theo thứ tự, phân công trách nhiệm và yêu cầu ước tính thời gian và chi phí từ các thành viên trong nhóm của bạn.

Tạo Kế hoạch Dự án từ Bản phân tích công việc:

Sau khi hoàn thành phân tích công việc đơn giản được xác định ở trang trước, bạn phải:

Xác nhận rằng tất cả các mục chính để đạt được phạm vi dự án có đã được xác định.

Xác nhận ai sẽ xử lý các hạng mục công việc và tạo ra một ma trận trách nhiệm đưa ra các nhiệm vụ chính của bên có trách nhiệm.

• Yêu cầu mỗi thành viên của nhóm đánh giá các nhiệm vụ, xác định thời gian và dự toán chi phí, lưu ý thời hạn, tóm tắt các nhu cầu về nguồn lực và đảm bảo rằng họ đã đánh giá triệt để công việc mà họ phải chịu trách nhiệm.
• Một khi các bước trên được hoàn thành, nhóm dự án nên làm việc cùng nhau để sắp xếp các sự kiện theo đúng thứ tự, ghi nhận bất kỳ xung đột nào đối với các nguồn lực hoặc các thách thức lập kế hoạch tiềm năng. Lưu ý: Người quản lý dự án sẽ hoàn thành bước này bằng cách phát triển một sơ đồ mạng, tính toán đường dẫn quan trọng và lập kế hoạch các nguồn lực, thường là với sự trợ giúp của phần mềm máy tính.
• Đối với dự án nhỏ hơn của bạn bằng cách sử dụng các phương pháp không chính thức, cách tiếp cận đơn giản sau khi dán các mục theo thứ tự có thể là tất cả những gì cần thiết. Quá trình này sẽ cho phép bạn phát triển hình ảnh hoàn chỉnh của các bước liên quan và thời hạn cho việc lập kế hoạch và tổ chức một bữa tiệc kỳ nghỉ tuyệt vời!

Hãy để công việc bắt đầu:

Bây giờ bạn đã dành thời gian để đúng phạm vi dự án, xác định các nhiệm vụ chính, sắp xếp các nhiệm vụ và đánh giá thời gian và các yêu cầu tài nguyên, bạn đã sẵn sàng để nhóm làm việc trên giao trách nhiệm. Vai trò của bạn như là người quản lý dự án không chính thức là giám sát công việc, hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giúp xác định và giải quyết các thách thức khi chúng xảy ra. Một người quản lý dự án tốt gặp gỡ thường xuyên với các thành viên trong nhóm để đánh giá tiến độ và xác định và điều khiển các rủi ro đang nổi lên.

Dòng dưới cùng:

Các cách tiếp cận tương tự nêu trên có thể được áp dụng cho bất kỳ tình huống dự án nào trong phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh của bạn. Xây dựng một phạm vi rõ ràng, xác định công việc, phân bổ nguồn lực, lập dự toán và tiến độ, sau đó giám sát và kiểm soát công việc. Thực tiễn của bạn sẽ được các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp công nhận và đánh giá cao, và kết quả của bạn sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc nhảy vào công việc mà không nghĩ đến.Thành công nhất với sáng kiến ​​kế tiếp của bạn!

-

Cập nhật bởi Art Petty