Làm thế nào để đọc và chấp thuận đơn đặt hàng sự kiện tiệc (BEO)

Địa điểm muốn chắc chắn các sự kiện lớn sẽ biến mất mà không có trục trặc hoặc nếu có trục trặc, họ muốn chắc chắn rằng đó không phải là lỗi của họ. Với ý nghĩ đó, họ tạo ra các lệnh tổ chức sự kiện tiệc được chuẩn bị cẩn thận (BEOs) mà điều phối viên sự kiện phải ký. Mặc dù khó có thể kiện nếu một BEO không được tuân theo trong bức thư, tất cả các ý định và mục đích của một hợp đồng pháp lý; chắc chắn, nó phải được đọc cẩn thận trước khi nó được ký.

Đơn đặt hàng sự kiện tiệc (BEO) là gì?

Gần như mọi sự kiện lớn được lên kế hoạch tại khách sạn hoặc các cơ sở sự kiện đặc biệt đều cần có Trật tự Sự kiện Tiệc hoặc BEO, đây là một hợp đồng phác thảo mọi chi tiết của sự kiện. Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ muốn làm quen với BEO để bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều được trình bày đúng.

Thỏa thuận thường được phác thảo trên một biểu mẫu chi tiết các lựa chọn cho thức ăn và nước giải khát, âm thanh / hình ảnh, thiết lập phòng, bao gồm các trung tâm bàn, yêu cầu nhân sự, và tất cả các mặt hàng liên quan đến sự kiện của bạn. Bao gồm trong BEO là một bảng liệt kê các chi phí mà bạn sẽ phải trả.

Thỏa thuận có thể bao gồm các "khối" thông tin dưới các phân nhóm, chẳng hạn như thông tin liên lạc, lịch biểu, sắp xếp thực phẩm và nước giải khát, thiết lập phòng, hình ảnh nghe nhìn, điều khoản và điều kiện và các khối chữ ký.

Đọc Sự kiện Sự kiện Bữa tiệc

Mặc dù bạn cần phải đọc BEO và đồng ý với các điều khoản được nêu trong thỏa thuận, hãy chắc chắn đọc bản in tốt.

Đảm bảo bạn được thông báo đầy đủ về những gì bạn đồng ý, bao gồm tất cả các chi phí.

Kiểm tra xem các thông tin sau đã được phác thảo trong phần chung của BEO:

• Thông tin liên lạc tại chỗ, bao gồm số điện thoại di động
• Sử dụng không gian cho ngày diễn ra sự kiện (kiểm tra lại để đảm bảo rằng Các khoảng trống được đề cập là những không gian mà bạn thực sự đi tham quan)
• Thời gian thiết lập, bắt đầu và kết thúc cho sự kiện
• Tổng số khách dự kiến ​​

Bố trí thức ăn và đồ uống

Một phần của BEO sẽ được dành để sắp xếp thực phẩm và nước giải khát. Bạn muốn đảm bảo rằng những điều sau đây được trình bày chi tiết trong phần này:

• Toàn bộ menu, bao gồm tất cả các khóa học
• Mỗi mục tại một bữa tiệc buffet, và cách mỗi trạm sẽ được đặt và vị trí trong phòng
• dự định để đáp ứng nhu cầu của khách hàng có những thói quen ăn kiêng đặc biệt (như chế độ ăn không gluten hoặc ăn chay)
• Thời gian phục vụ
• Các mặt hàng đặc biệt về dịch vụ, như rượu vang và nước sủi tăm trên bàn
• tất cả giá thực phẩm
• Danh sách chi tiết về rượu, các loại rượu và bia có tại quầy bar

Phòng Thiết lập

BEO nên phác thảo rõ ràng toàn bộ căn phòng. Điều này bao gồm:

• Vị trí của các bảng
• Số chỗ ngồi trên mỗi bảng
• Vị trí các trạm thực phẩm
• Vị trí giải trí (và chi tiết về nhà ở của các nhà giải trí nếu phù hợp, bao gồm cất giữ thiết bị, tiếp cận thực phẩm và uống, thay đổi không gian …)
• Vị trí của thanh / s

Một số BEO thậm chí có thể bao gồm sơ đồ phòng được thiết lập.

Các nhà cung cấp dịch vụ nghe nhìn và các nhà cung cấp bên ngoài

Thoả thuận nghe nhìn đôi khi xuất hiện trên BEO, nhưng vì nhiều địa điểm có hợp đồng dịch vụ dịch vụ / đi đến bên thứ ba, có thể có một hợp đồng riêng.

Nếu nó được bao gồm trong BEO, hãy chắc chắn rằng tất cả các chi tiết được hoàn thiện trước khi ký hợp đồng.

Các điều khoản và điều kiện

Tất cả các hợp đồng, kể cả BEO, đều có các điều khoản và điều kiện bạn phải tuân theo. Đảm bảo bạn đã biết tất cả các điều khoản và điều kiện trước khi ký tài liệu. Ví dụ, các điều khoản của thỏa thuận trong trường hợp huỷ bỏ là gì? Các vụ tranh chấp sẽ được giải quyết như thế nào khi khách nghỉ và ngã?

Điều quan trọng là yêu cầu bất kỳ câu hỏi nào của người quản lý cơ sở và xác nhận chi tiết với khách hàng của bạn trước khi ký. Một khi bạn đã ký BEO đó là một hợp đồng ràng buộc.