Cách để Annoy Các chủ dự án của bạn

Là một người quản lý dự án, một phần công việc của bạn là đảm bảo rằng các bên liên quan - đó là đội dự án của bạn và khách hàng chính và nhà cung cấp - nhận được những gì họ cần từ dự án. Các bên liên quan của bạn nên là nhà vô địch chính của bạn. Họ nên hỗ trợ bạn, giúp bạn đạt được các mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng mọi người đang đi theo cùng một hướng.

Nhưng thật dễ dàng để làm phiền họ. Và khi điều đó xảy ra, họ có thể biến đổi thành những người không muốn gì nữa với dự án của bạn nữa.

Đó là một nguy cơ rất lớn cho một người quản lý dự án vì bạn cần sự giúp đỡ và hỗ trợ để thành công. Không có đầu vào của họ, bạn có thể không thể cung cấp dự án của bạn.

Đây là những cách để gây phiền nhiễu cho các bên liên quan dự án của bạn và bạn nên làm gì thay vào đó.

Không Truyền đạt

Truyền thông cần khoảng 80% những gì bạn làm với tư cách là người quản lý dự án. Khi bạn không nói với đội ngũ, nhà cung cấp hoặc khách hàng những gì đang xảy ra, sau đó họ sẽ nhanh chóng nhận được khó chịu. Tồi tệ hơn, họ có xu hướng lấp đầy khoảng trống với lời giải thích của họ về những gì đang xảy ra, có lẽ không chính xác và có thể làm hại đến danh tiếng của dự án.

Thay vào đó: Đưa ra các báo cáo dự án rõ ràng. Gặp họ một cách riêng lẻ và theo nhóm và thông báo cho họ theo từng bước. Tập hợp một kế hoạch truyền thông dự án và thực hiện phân tích các bên liên quan để bạn có thể làm việc ra những người cần nghe những gì và khi nào họ cần nghe nó.

Sử dụng 15 công cụ truyền thông này để giúp truyền thông điệp của bạn.

Không hỏi ý kiến ​​của họ

Truyền thông là một điều, nhưng có xu hướng được cập nhật về tình trạng và theo dõi dự án. Bạn cần phải làm nhiều hơn để thu hút họ trong dự án.

Điều này có thể làm phiền người khi họ là chuyên gia về môn học trong một khu vực cụ thể, và bạn không yêu cầu họ đưa ra ý kiến ​​đóng góp về những gì họ có năng lực để bình luận.

Các nhà quản lý dự án có thể rơi vào bẫy của tin rằng họ cần phải làm mọi thứ và tự mình thực hiện tất cả các quyết định, nhưng đó không phải là trường hợp.

Thay vào đó: Hỏi ý kiến ​​của họ về cách xử lý các vấn đề của dự án khi chúng phát sinh. Quan điểm của họ được xem xét. Bạn không phải làm những gì họ đề nghị, nhưng nó giúp xây dựng mối quan hệ nếu bạn lắng nghe.

Bạn có thể làm điều này thông qua các cuộc họp dự án và sẵn sàng lắng nghe khi họ đến với bạn với các đề xuất. Nếu đó là nhóm của bạn, đảm bảo rằng họ có cơ hội thích hợp để đưa quan điểm của họ qua.

Tin tưởng khả năng của bạn cho bạn siêu quyền

Là một PMP® không làm bạn trở thành người quản lý dự án tốt nhất thế giới (mặc dù nó có thể giúp một chút). Giữ chứng chỉ PRINCE2® Practitioner, hoặc APMP hoặc bất kỳ một chỉ định quản lý dự án nào khác không làm bạn vượt quá sự hổ thẹn.

Nói về năng lực của bạn mọi lúc và cách sách làm việc là một cách chắc chắn để gây phiền nhiễu cho các bên liên quan của bạn. Họ không muốn nghe về điểm số tuyệt vời của bạn trong kỳ thi hoặc làm thế nào bạn đang áp dụng các phương pháp luận về dự án của họ. Trên thực tế, tất cả những gì họ muốn là dự án đi đúng hướng. Họ không quan tâm đến cách bạn đến đó, hầu hết thời gian.

Đừng cho rằng vì bạn có bằng cấp và biết làm thế nào để quản lý rủi ro, ví dụ như bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi nguy cơ của dự án.

Điều đó xảy ra với những người tốt nhất trong chúng ta! Vì vậy tốt hơn là hãy khiêm tốn và tận tụy, đưa kỹ năng của bạn đến việc sử dụng tốt theo cách thực tế mà không tin rằng họ đã đặt bạn lên trên những người bạn của bạn.

Thay vào đó: Trình độ của bạn nên lặng lẽ mang lại cho bạn sự tự tin để thực hiện công việc của bạn theo khả năng tốt nhất của bạn, nhưng bạn sẽ thấy rằng nhiều người làm việc trong vai trò quản lý dự án có chứng chỉ. Trên thực tế, nhiều người làm việc trong các ngành công nghiệp chuyên nghiệp có giấy chứng nhận và nhiều công ty, các chứng chỉ trong lĩnh vực chuyên môn của bạn, dù đó là kiến ​​trúc, kế toán hay quản lý dự án, chỉ đơn giản là một yếu tố vệ sinh.

Đừng mong các bên liên quan của bạn phải gây ấn tượng và không được nói chuyện với họ thường xuyên. Chứng minh kỹ năng của bạn thông qua việc thực hiện dự án một cách tốt và chỉ ra cách áp dụng kiến ​​thức bạn đã học được trong lớp học.

Thay đổi thời hạn

Khi mọi người đã đăng ký các mốc quan trọng của dự án và biết được điều gì đang xảy ra khi bạn có thể làm việc hài hòa như một nhóm.

Khi bạn thay đổi thời hạn và không nói với ai, đó là lúc mọi người bắt đầu khó chịu.

Đọc tiếp theo: Milestone dự án là gì?

Thay đổi ngày tháng có ảnh hưởng rất lớn đến công việc của người khác. Họ có thể đã đặt thời gian nghỉ lễ xung quanh công việc quan trọng của họ về dự án. Họ có thể đã phải lấp đầy các nguồn lực trong các nhóm khác vì một người nào đó là cần thiết cho dự án vào một thời điểm cụ thể. Nếu bạn thay đổi ngày mà không hiểu hết về bối cảnh này, thì bạn có thể đặt dự án vào nguy cơ.

Thay vào đó: Nhà tài trợ dự án của bạn sẽ hiểu nếu bạn không thể đạt được mốc thời gian đã được đồng ý. Nhiều thứ thay đổi. Có những mục mới được thêm vào phạm vi dự án của bạn hoặc những thứ được đưa ra. Nhưng bạn không phải là người đồng ý thay đổi thời hạn một mình.

Làm việc với nhóm dự án của bạn để hiểu tác động của thay đổi. Sau đó, đề xuất giải pháp cho nhà tài trợ dự án của bạn, giải thích lý do đằng sau việc thay đổi ngày. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều ý thức được sự thay đổi và nó có thể ảnh hưởng như thế nào đến công việc của họ. Sau đó, với sự đồng ý của mọi người, thực hiện thay đổi và cập nhật tài liệu dự án của bạn. Bạn không nên chỉ đơn giản thay đổi ngày mà không để phần còn lại của nhóm biết trước.

lãng phí thời gian

Họp! Tất cả chúng ta đều yêu thương họ, đúng không? Họ nên được hiệu quả, quản lý tốt và sử dụng tuyệt vời của mọi người thời gian.

Nhưng đó không phải lúc nào cũng vậy. Nhiều lần các bên liên quan phàn nàn rằng họ đã lãng phí thời gian của họ trong các cuộc họp. Chưa có một chương trình nghị sự, hoặc quyết định họ mong đợi sẽ không được thực hiện bởi vì những người sai trong phòng.

Bạn cũng có những cơ hội để lãng phí thời gian của họ - đó không chỉ là các cuộc họp. Đừng lộn xộn hộp thư đến của họ bằng cách đặt chúng vào một bản sao của email khi họ không cần phải là.

Thay vào đó: Các bên liên quan về các dự án cũng có một công việc khác, vì vậy họ cần phải sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn có một chương trình nghị sự. Lập kế hoạch cho họ, mời những người phù hợp và đảm bảo rằng bạn tiếp tục theo đuổi sau đó.

Đọc tiếp theo: 6 cách để chuẩn bị cho một cuộc họp dự án.

Chỉ gửi email cho những người có liên quan. Nếu bạn cần cc ai đó, hãy chắc chắn rằng họ hiểu tại sao điều quan trọng là họ phải biết, và tránh 'trả lời' tất cả những điều đáng sợ nhất mà bạn có thể.

Chỉ cần ý thức được thực tế là những người khác đang bận và rằng dự án của bạn không phải là ưu tiên hàng đầu của họ mọi lúc (nếu đó là vào bất kỳ thời điểm nào).