Giấy tờ có giá trị và hồ sơ bảo hiểm

Nhiều doanh nghiệp lưu trữ các tài liệu quan trọng trên cơ sở của họ. Ví dụ như xây dựng hợp đồng thuê mướn, hợp đồng bảo hiểm, giấy phép kinh doanh, hồ sơ y tế bệnh nhân và giấy phép xây dựng. Thời hạn bảo hiểm đối với các tài liệu đó là giấy tờ có giá và hồ sơ .

Giống như tòa nhà và đồ dùng văn phòng, giấy tờ có giá có thể bị hư hỏng hoặc bị phá hủy bởi lửa hoặc các nguy cơ khác. Những tài liệu này rất quan trọng, vì vậy bạn sẽ cần phải khôi phục lại hoặc sao chép chúng.

Việc thay thế các mặt hàng này có thể tốn nhiều thời gian và tốn kém. May mắn thay, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình chống lại những chi phí này bằng cách mua giấy tờ có giá và bảo hiểm hồ sơ.

Ý nghĩa của các bài báo có giá trị

Ý nghĩa chính xác của giấy tờ có giá và hồ sơ có thể khác nhau tùy theo chính sách tài sản. Một số chính sách xác định cụ thể thuật ngữ này. Định nghĩa này có thể bao gồm các tài liệu, hồ sơ bằng văn bản, in hoặc ghi, bao gồm sách, bản đồ, phim ảnh, bản vẽ, hành động, khoản thế chấp và bản thảo.

Các chính sách khác cung cấp một mô tả rộng về thuật ngữ chứ không phải là một định nghĩa. Ví dụ, chính sách sở hữu ISO quy định rằng giấy tờ có giá bao gồm, nhưng không giới hạn, các hạng mục như sổ sách kế toán, hành vi, bản thảo, bản tóm tắt, bản vẽ và hệ thống chỉ mục thẻ. Cho dù giấy tờ có giá được mô tả trong chính sách, thuật ngữ này không để bao gồm tiền và chứng khoán.

Những gì được bảo hiểm?

Theo nhiều chính sách về bất động sản thương mại, chi phí để thay thế hoặc khôi phục lại thông tin trên giấy tờ có giá và hồ sơ được liệt kê trong Bất động sản Không được Bảo hiểm.

Tuy nhiên, các chi phí này có thể được chi trả, ít nhất đến một mức độ nhất định, theo một mục có tiêu đề Tiện ích mở rộng Bảo hiểm.

Phạm vi bảo hiểm có giá trị áp dụng cho chi phí để thay thế hoặc khôi phục lại thông tin bị mất trên hồ sơ, có hoặc không có bản sao tồn tại. Ví dụ: giả sử bạn muốn mở rộng kho mà bạn sở hữu.

Bạn thuê một kiến ​​trúc sư để tạo ra bản vẽ có ba cấu hình có thể cho tòa nhà của bạn. Các bản vẽ đã được sở hữu của bạn chỉ trong một tuần khi chúng bị phá hủy bởi một cơn lốc xoáy. Cả bạn và kiến ​​trúc sư đều không có bất kỳ bản sao nào. Để thay thế các bản vẽ, bạn phải trả cho kiến ​​trúc sư để tạo lại chúng. Chi phí để thay thế các bản vẽ nên được bảo hiểm bởi giấy tờ có giá trị của bạn và bảo hiểm hồ sơ.

Khi tài liệu bị hủy, bạn có thể khôi phục lại tài liệu đó từ các tài liệu khác mà bạn có trong tay. Ví dụ, giả sử sổ cái kế toán của bạn đã bị phá hủy bởi lửa. Hạnh phúc, bạn có thể tái tạo lại các bản ghi kế toán sử dụng các tệp khách hàng và hồ sơ nhà cung cấp. Giấy tờ có giá trị của bạn và bảo hiểm hồ sơ nên bao gồm chi phí của vật liệu trống (sổ cái kế toán mới) và chi phí lao động để tái tạo dữ liệu kế toán.

Lưu ý rằng nhiều chính sách về bất động sản không cung cấp phạm vi bảo hiểm đầy đủ cho các giấy tờ và hồ sơ có giá trị. Thay vào đó, các hồ sơ như thế chỉ được đề cập đến cho những rủi ro có tên. Ví dụ về những hiểm hoạ mà thường được bao phủ bao gồm lửa, sét, nổ, bão, mưa đá và sinkhole sụp đổ.

Hạn chế nào bạn cần?

Các giấy tờ và hồ sơ có giá trị sẽ phải chịu một mức giới hạn.

Nếu tổn thất xảy ra, hãng bảo hiểm của bạn sẽ không phải trả nhiều hơn mức giới hạn cho hợp đồng bảo hiểm của bạn. Mức giới hạn tối đa này có thể ở mức thấp là $ 2, 500. Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi bị mất mát, bạn có thể cần phải mua thêm bảo hiểm.

Khi chọn một giới hạn, hãy xem xét các loại tài liệu có nguy cơ. Chi phí để thay thế chúng là bao nhiêu? Bạn có cần thuê nhân viên tạm thời không? Phải mất bao nhiêu thời gian để sao chép hồ sơ? Bạn sẽ cần phải có bản gốc? Tác phẩm gốc (chẳng hạn như các bản vẽ kiến ​​trúc được trích dẫn ở trên) cần phải được tái tạo?

Chứng nhận có giá trị

Nếu chính sách bất động sản thương mại của bạn không bao gồm các giấy tờ có giá, các khoản này có thể được bảo hiểm bởi một sự chứng thực. Sự chứng thực thông thường cung cấp phạm vi bảo hiểm tương tự hoặc thậm chí rộng hơn là bao gồm trong một chính sách bất động sản điển hình. Một số xác nhận bao gồm các giấy tờ có giá trên cơ sở tất cả các nguy cơ chứ không phải là một cơ sở gây nguy hiểm được đặt tên.

Tức là chúng bao gồm thiệt hại đối với tài sản được bảo hiểm do bất kỳ sự nguy hiểm nào không được loại trừ cụ thể.

Không bảo hiểm cho các bản ghi điện tử

Hầu hết các chính sách (và xác nhận) bao gồm các giấy tờ có giá quy định rõ không có bảo hiểm áp dụng cho giấy tờ có giá tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử . Nói cách khác, các tài liệu điện tử không phải là giấy tờ có giá.

Nhiều doanh nghiệp giữ hồ sơ quan trọng dưới dạng điện tử. Thật không may, các chính sách về bất động sản thường cung cấp rất ít phạm vi bảo hiểm cho thiệt hại cho dữ liệu điện tử. Bạn có thể bảo vệ công ty của bạn chống lại thiệt hại liên quan đến thiệt hại cho các tập tin điện tử của bạn bằng cách mua bảo hiểm xử lý dữ liệu điện tử.